Papierkrieg war gestern - Eine neue Studie zeigt den Weg in die digitale Verwaltung. ©bacho12345/123rf


19. Mai 2017 | Von: Rebecca Piron

Digitalisierung

Wo bleibt die digitale Verwaltung?

Die IT-Ausgaben für die öffentliche Verwaltung sind denkbar hoch. Doch gerade im Bereich der digitalen Services für den Bürger kommt davon nichts an. Zehn Handlungsempfehlungen europäischer Wissenschaftler sollen die Servicewüste in eine Oase verwandeln. Eine Studie der Bertelsmann Stiftung zeigt wie sich die Verwaltung in den nächsten Jahren verändern könnte.

 

Eine Vision für die digitale Verwaltung: Ein privater Käufer erwirbt ein Auto von einem privaten Verkäufer. Der Verkäufer loggt sich auf der Website der Kfz-Behörde ein, wählt sein registriertes Auto aus und drückt auf „Verkauf“. Dann lädt er den Kaufvertrag hoch und registriert den Käufer. Der Käufer wird per E-Mail aufgerufen den Kauf mittels digitaler Unterschrift zu bestätigen und die Verwaltungskosten online zu zahlen. Nun muss der Verkäufer den Vorgang noch einmal bestätigen und am nächsten Tag landen die Fahrzeugpapiere für den neuen Autobesitzer in der Post. Der Verwaltungsaufwand für Käufer und Verkäufer liegt bei etwa zehn Minuten.

Die Szene beschreibt einen Autokauf von privat an privat in Estland. Zusammen mit Österreich gehört es zu den Ländern mit den besten digitalen Serviceleistungen der öffentlichen Verwaltung. Sie haben den höchsten Anteil automatisierter Verwaltungsleistungen. Weniger als 15 Prozent ihrer Leistungen sind nicht online verfügbar. Ganz anders sieht es in Deutschland aus. Die IT-Ausgaben für die öffentliche Verwaltung liegen bei etwa 20 Milliarden Euro pro Jahr, die Verwaltung ist trotzdem wenig digitalisiert und bietet kaum digitalen Service an. Unter den nord- und westeuropäischen Ländern hat Deutschland den geringsten Anteil an Online-Verwaltungsleistungen.

Acht europäische Wissenschaftler, die sich mit den Potentialen der digitalen Verwaltung beschäftigen, haben daher im Auftrag der Bertelsmann Stiftung zehn Schwerpunkte herausgearbeitet an denen Deutschland ansetzen sollte, um in Sachen digitale Verwaltung aufzuschließen. Diese Empfehlungen machen die Wissenschaftler für die digitale Verwaltung:

 

1. Strategische Ausrichtung

Ein klares Reformleitbild wie „Digital by Default“ oder „Mobile first“ sorgt für eine klare Linie und schnelle Umsetzung. Durch die strategische Gesamtausrichtung kommt es zu Identifikation mit und Diskussion über das Thema. Die Verwaltung sollte sich als Gestalter der Reform betrachten, der alle anderen Akteure mitnimmt. Ein Umsetzungsplan sollte entwickelt werden, der zentrale Projekte definiert. Auch zu einem positiven Zielbild, das die Vorteile für alle Beteiligten aufzeigt, raten die Wissenschaftler.

2. Innovative Verwaltung

Um Innovationen zu fördern, brauche es ein permanentes Monitoring. Veränderungspotentiale sollten jederzeit erkannt und umgesetzt werden. So entstehe eine Veränderungsbereitschaft, die experimentiert, weiterentwickelt und verwirft, falls etwas nicht funktioniert. „Es mangelt in Deutschland nicht an Technologien mit Potenzial für öffentliche Aufgaben, sondern an Möglichkeiten und dem Willen, diese auszuprobieren und auf den öffentlichen Sektor zu übertragen“, heißt es in der Studie. Die Wissenschaftler raten zu „Government- and Innovation-Labs“ als Foren, die ein Expertennetzwerk aufbauen.

3. Vernetzte Verwaltung

Digitalisierung muss über Organisationsgrenzen hinweg realisiert werden. Doch eine vernetzte föderale Verwaltungsarchitektur fordert erst einmal eine neue Justierung von Zentralität und Dezentralität. Gestaltungsrelevante Aufgabenbestandteile seien sinnvoller lokal zu bearbeiten, administrative Standardprozessteile dagegen besser zentral. Um die Vernetzung sinnvoll nutzen zu können, müsse auch ein allgemeiner Standard für die Abläufe definiert werden. Dazu dienten „Shared Service Center“, die es auf allen Verwaltungsebenen bei einzelnen Prozessen bereits gibt. Hier werden ähnliche Prozesse gebündelt und von einer zentralen Stelle abgewickelt.

4. Offene Verwaltung

Digitalisierung kann das Vertrauen in die Verwaltung stärken. Sie ermöglicht mehr Transparenz und Teilhabe. So können Bürger leichter mit der Verwaltung interagieren und Missstände melden. Die digitale Verwaltung fördert eine Bürgerbeteiligungskultur. Informationen sollten nach dem Motto „Open by Default“ geteilt werden. Zudem sollten sie die Bürger dort erreichen, wo sie sich aufhalten: in sozialen Netzwerken. Als positives Beispiel nennt die Studie einzelne Polizeistationen und Feuerwehren, die über wichtige Vorfälle twittern.

5. Bürger- und unternehmenszentrierte Verwaltung

Die Entwicklung der digitalen Verwaltung sollte auf die Bedürfnisse der Bürger und Unternehmen zugeschnitten sein. So sollten die Portale der öffentlichen Verwaltung Services – unabhängig von der Zuständigkeit – bündeln. Auch Servicekonten, die deutschlandweit für alle Portale gelten, schlägt die Studie vor. Für Unternehmen sollte eine „Machine-to-Machine“-Kommunikation möglich sein, damit sie den Verwaltungskontakt in bestehende IT-Systeme integrieren können.

6. Sichere und vertrauenswürdige Verwaltung

Eine digitale Verwaltung muss sich schützen, um vor Cyber-Angriffen sicher zu sein. Datenschutz und Datensicherheit sind essentiell für das Vertrauen in Staat und Verwaltung. Die digitale Verwaltung sollte deshalb transparent damit umgehen, wie sie die Daten der Bürger verwendet. Bürger sollten online einsehen können, welche Behörden welche Daten zu welchen Zwecken genutzt haben. Niedrigschwellige Möglichkeiten für Vertrauensdienste, wie die Verifizierung anhand persönlicher Angaben, Handy-Signatur oder Scanner biometrischer Merkmale, sollten erprobt werden. Und zudem müssen die digitalen Kompetenzen der Bürger gestärkt werden.

7. Datengetriebene Verwaltung

Die großen Datenmengen des öffentlichen Sektors einsehbar zu machen, würde direkt mehrere Vorteile mit sich bringen: Zunächst würde es politische Prozesse transparenter machen. Auf Basis der Informationen könnten darüber hinaus neue Geschäftsmodelle entstehen. Verwaltungen haben Daten, die über verfügbare Netzkapazitäten für Strom und Internet, den Zustand von Bausubstanz, die Auslastung von Straßen, das Wetter und vieles mehr Aufschluss geben. Auch die Verwaltung selbst könnte die eigenen Daten besser nutzen, um Erkenntnisse für das eigene Handeln zu gewinnen. Öffentliche Verwaltungen sollten sich zu datengetriebenen Organisationen entwickeln, um gesellschaftliche Phänomene frühzeitig zu erkennen, Handlungsbedarfe abzuleiten und Ressourcen effizient einzusetzen. „In öffentlichen Verwaltungen herrschen vielfach Vorbehalte, Daten zu veröffentlichen, die alternative Interpretationen zulassen oder Anlass zur Kritik am Verwaltungshandeln geben könnten. Bürger, Zivilgesellschaft und Presse sind jedoch ein wesentliches Korrektiv im demokratischen System, die politisch gefärbte Problemdefinitionen, Scheinlösungen und Pseudoerfolge entlarven, den öffentlichen Diskurs befördern und staatliches Handeln fokussieren. Politik und Verwaltung müssen daher den kulturellen Wandel vorantreiben und sich diesem Diskurs auf Basis von Fakten (Verwaltungsdaten) stellen“, heißt es in der Studie.

8. Förderale IT-Struktur

Deutschland benötigt eine abgestimmte föderale IT-Architektur. Dafür braucht es ein föderales Architekturmanagement und entscheidungsfähige Koordinationsgremien für eine föderale IT-Steuerung. Die verschiedenen Online-Register müssen miteinander vernetzt werden.

9. Föderale IT-Steuerung

Verwaltungen sollten einen Chief Digital Officer einstellen. Dieser braucht Kompetenzen bei den Themen IT-Budget und -Standards. Auch zu Digitalisierungsministerien für die Übergangsphase raten die Wissenschaftler. Diese sollten sowohl auf Bundes- als auch auf Länderebene  Veränderungen in Verwaltung und Gesellschaft durchsetzen. Zudem soll der IT-Planungsrat zu einer Digitalisierungsministerkonferenz ausgeweitet werden. In diesem Rahmen sollte auch die Rolle der kommunalen Vertreter gestärkt werden, wobei insbesondere Praxiserfahrungen von Landräten, Bürgermeistern und IT-Dienstleistern interessant sind.

10. Rechtlicher Rahmen

Schriftformerfordernisse müssen beseitigt werden. Sie sollten durch Methoden wie die Nutzung des elektronischen Personalausweises ersetzt werden. Zudem müssen rechtliche Grundlagen geschaffen werden, um elektronische Verwaltungsleistungen miteinander verknüpfen zu können. Auch die Einführung eines Bürgerkontos würde die digitale Verwaltung erleichtern.

 

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