Registermodernisierung in der Verwaltung
Das Ende der doppelten Nachweise? Wie das Once-Only-Prinzip funktioniert
Bisher läuft es in Deutschland so: Daten werden von verschiedenen Ämtern und Institutionen separat verwaltet. Im Vermessungsamt liegen die Katasterpläne. Architekten- und Ingenieurskammern führen Listen über die eingetragenen Fachleute für Statik oder Brandschutz. Für die Bürgerinnen und Bürger heißt das: Für Anträge – etwa eine Baugenehmigung – müssen sie diese verschiedenen Nachweise selbst beschaffen. Eine mühsame und zeitintensive Angelegenheit!
Genau das soll in Zukunft mit der Once-Only-Registermodernisierung wegfallen. Die Idee: Die benötigen Daten sollen per Antrag unkompliziert in die jeweiligen Genehmigungsverfahren integriert werden. Praktisch könnte das so aussehen: „Ich starte einen digitalen Antrag und erlaube einfach per Knopfdruck, dass die benötigen Daten angebundener Institutionen verwendet werden, damit sie den Behörden im Antragsverfahrung zur Verfügung stehen“, erklärt Christian Meister, Amtsleiter im Bauordnungsamt in Dessau-Roßlau.
Pilotprojekt für digitale Baugenehmigungen
Dessau-Roßlau hat genau das kürzlich als beteiligte Pilotkommune erfolgreich getestet: Daten automatisch zwischen Behörden auszutauschen. Organisiert und initiiert durch das Bayrische Staatsministerium für Digtales erprobte die Stadt dabei eine erste Anbindung für das Baugenehmigungsverfahren. Das Ziel: Bürger sollen behördlich vorliegende Unterlagen künftig nicht mehr seperat einreichen müssen.
Um Daten von anderen Behörden einzubinden, soll künftig das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS) zum Einsatz kommen, um die IT-Infrastruktur für die Registermodernisierung zentral bereitzustellen. Das System vernetzt Onlinedienste mit den Registern von Bund, Ländern und Kommunen – datenschutzkonform, sicher und transparent.
Weniger Bürokratie
Dessau-Roßlau eignete sich als Pilotkommune besonders gut, weil die kreisfreie Stadt ihr digitales Baugenehmigungsverfahren – das seit über anderthalb Jahren reibungslos läuft – sehr schlank hält. Das Bauordnungsamt verzichtet auf nicht erforderliche Schnittstellen und auch auf hinderliche Fachprogrammen für das Datenmanagement. „Der Prozess ist bei uns sehr einfach gehalten und er funktioniert reibungslos“, sagt Meister.
„In Dessau-Roßlau haben wir exemplarisch die Anbindung an die Architektur- und Ingenieurskammern erfolgreich testen dürfen“, berichtet der Amtsleiter. Dafür verknüpfte das Projekt das Spiegelregister der digitalen bundesweiten Auskunftstelle der Architekten- und Ingenieurkammern (di.BAStAI), über die neue NOOTS-Infrastruktur mit dem EfA-Onlinedienst „Digitale Baugenehmigung“.
Ein System mit Potenzial
Meister ist überzeugt: NOOTS hat Potenzial. Die Tests in den Pilotkommunen bezeichnet der Amtsleiter als „Start für ein System, das große Effekte bringen kann – und zwar nicht nur im Baugenehmigungsverfahren, sondern perspektivisch für sämtliche Genehmigungsverfahren, die es deutschlandweit gibt“.
Für die kommunalen Bauämter könnte das einen ersten Schritt zu weniger Bürokratie bedeuten, denn Architektinnen, Architekten, Ingenieurinnen und Ingenieure könnten künftig den Nachweis ihrer Bauvorlageberechtigung unkompliziert und automatisiert abrufen lassen. Antragsteller müssen relevante Nachweise künftig nicht mehr zwingend auf Papier beschaffen oder manuell hochladen.
Herausforderungen und Hürden
Das Pilotprojekt zeigt, wie digitale Datenabrufe Verwaltungsverfahren vereinfachen können. Im Zuge der Registermodernisierung soll dieses Prinzip perspektivisch flächendeckend zum Einsatz kommen. Allerdings, das macht Meister im Gespräch mit KOMMUNAL deutlich: Eine Herausforderung für die Anbindung des Once-Only-Systems sei die heterogene Digitalisierungslandschaft in Deutschland.
„Jedes Land, jede Kommune, jedes Amt kocht ihr eigenes Süppchen und schafft eine Vielzahl von Insellösungen für ihre Verwaltung“, kritisiert er. Das mache die Anbindung und selbst die interne Kommunikation auf dem Weg zur durchgängigen E-Akte bis hin zur Archivierung umso schwieriger. Denn Einzellösungen würden teure und komplexe individuelle Schnittstellen erfordern.
NOOTS – die Basis der Registermodernisierung
