Digitalisierung
Modernes Portal ohne alte Verwaltung dahinter
Once-Only wird zur Vertrauensfrage
Mit der Registermodernisierung und dem Once-Only-Prinzip rückt 2026 ein Thema verstärkt in den Mittelpunkt, das für Kommunen relevanter ist, als es das Onlinezugangsgesetz je war. Nachweise, die der Verwaltung bereits vorliegen, sollen nicht immer wieder neu eingereicht werden müssen. Stattdessen sollen Daten sicher und standardisiert behördenübergreifend abgerufen werden können. Das klingt nach technischer Infrastruktur. In Wahrheit geht es aber um Vertrauen, Zuständigkeiten und die Frage, ob der Staat seine Komplexität endlich selbst organisiert, statt sie nur an die Antragstellenden weiterzureichen.
Kommunen kennen die daraus resultierenden Herausforderungen nur zu gut. Digitale Anträge müssen vielerorts noch immer ausgedruckt oder händisch in ein Fachverfahren übertragen werden. Für die Antragstellenden fühlt sich das wie Digitalisierung an. Für die Verwaltungsmitarbeitenden ist es zusätzlicher Aufwand. Wer Verwaltungsdigitalisierung ernst meint, darf sich deshalb nicht mit schönen Frontends zufriedengeben. Entscheidend ist, ob der gesamte Prozess für alle Beteiligten, einschließlich der Verwaltungsmitarbeitenden, einfacher wird. Registermodernisierung ist dabei kein Solo-Projekt für IT-Abteilungen. Sie berührt die Themen Datenqualität, Organisation, Recht, Informationssicherheit und Führung. Viele kommunale Register sind historisch gewachsen. Datenfelder sind unterschiedlich benannt, Prozesse folgen lokalen Routinen, Schnittstellen fehlen oder funktionieren nur mit erheblichem Pflegeaufwand. Kommunen müssen jetzt prüfen, welche Datenbestände für prioritäre Leistungen relevant sind, wo Dubletten liegen, wer für die Datenpflege verantwortlich ist und welche Fachverfahren anschlussfähig sind. Datenmanagement wird mehr und mehr zur kommunalen Kernaufgabe werden.
Once-Only ist dabei kein Freifahrtschein für Datensammeln. Gerade auf kommunaler Ebene wird sich entscheiden, ob digitale Verwaltung von den Menschen als Entlastung oder als Kontrolle wahrgenommen wird. Datenschutz und Datensparsamkeit sollten deshalb nicht als Bremsklötze, sondern als Akzeptanzbedingungen verstanden werden. Bürgerinnen und Bürger müssen verstehen können, welche Behörde welche Daten nutzt und warum. Transparente Verfahren, klare Berechtigungen und nachvollziehbare Protokollierung sind ebenso wichtig wie technische Schnittstellen.
Digitalisierung ist Führungsaufgabe
Für Führungskräfte in Kommunen folgt daraus eine einfache, aber unbequeme Botschaft: Digitalisierung ist nicht an Land oder Bund delegierbar. Sie gehört auf die Tagesordnung in den Kommunen, und zwar von Verwaltungsvorstand, Amtsleitungen und Dezernenten. Wer Registermodernisierung nur als Bundesprogramm betrachtet, übersieht die eigenen Hausaufgaben. Welche Leistungen sollen zuerst Ende-zu-Ende digital werden? Welche Daten müssen dafür bereinigt werden? Welche Mitarbeitenden brauchen Zeit und Qualifizierung? Welche Kooperation mit Rechenzentrum, Land und Nachbarkommunen ist sinnvoll? Ohne solche Entscheidungen wird aus der Registermodernisierung nur ein weiteres technisches Großvorhaben mit unklarer Wirkung.
Der digitale Staat zeigt sich vor Ort
Die gute Nachricht ist: Zahlreiche kommunale Verwaltungen haben in den vergangenen Jahren gelernt, nutzerorientierter zu arbeiten, digitale Anträge einzuführen und interkommunal zu kooperieren. Dieses Wissen ist jetzt wertvoll. Am Ende geht es um eine neue Arbeitsteilung zwischen Mensch und Verwaltung. Beschäftigte sollen nicht länger Daten hinterhertragen, sondern beraten und Ermessensspielräume verantwortungsvoll nutzen. Bürgerinnen und Bürger sollen nicht länger beweisen müssen, was der Staat längst weiß. Und Kommunen sollen nicht länger die letzte Meile einer Digitalisierung sein, die anderswo geplant wurde. Sie sind der Ort, an dem sich zeigt, ob der digitale Staat funktioniert. 2026 ist deshalb ein gutes Jahr, um weniger über das Onlinezugangsgesetz zu sprechen und mehr über die Daten, Prozesse und Standards, die eine wirklich moderne digitale Verwaltung möglich machen.
