Digitalisierung
KI-Hype: Droht in den Rathäusern die Pilotfalle?
Die Verwaltung scheint endlich die Lösung für all ihre Probleme gefunden zu haben: Künstliche Intelligenz soll gegen den Fachkräftemangel helfen, einen besseren Bürgerservice bieten, Verwaltungsarbeit attraktiver und Prozesse effizienter machen sowie Bürokratie abbauen. Das Paradies scheint nur noch einen Chatbot und mehrere KI-Agenten entfernt. Dementsprechend groß ist der Hype, an dem keine Fachkonferenz und keine Produktpräsentation mehr vorbeikommt. KI wird von der IT-Abteilung zur Standardanforderung in öffentlichen Ausschreibungen, vom Personalamt zum Fachkräftesicherungskonzept und von der Kommunalpolitik zum ultimativen Haushaltskonsolidierungswerkzeug erkoren. Die Erwartungen könnten kaum höher sein und so ist das Risiko groß, dass am Ende aller KI-Projekte nicht viel vom Heilsversprechen bleibt.
KI in der Verwaltung derzeit ein Experiment
Denn bislang ist KI vor allem eins: ein Pilotprojekt. Die Technologie wird in der Verwaltung punktuell sowie zeitlich und sachlich begrenzt in ausgewählten Anwendungsfällen eingesetzt. Ein Chatbot hier, ein bisschen Text- und Bildgeneration da – mit KI wird derzeit vor allem noch experimentiert. An diesem Vorgehen zahlreicher Verwaltungen ist grundsätzlich auch nichts auszusetzen. Es ist richtig, eine in ihren Folgen nicht vollumfänglich absehbare Technologie zuerst in einer kontrollierten Umgebung zu testen und daraus zu lernen bevor ein flächendeckender Rollout erfolgt. Schwierig wird es jedoch dann, wenn sich anstelle eines strategisch-systematischen Einsatzes von KI in der gesamten Organisation die Pilotlogik festsetzt.
Smart-City-Projekte oft nicht nachhaltig
Leider war dieser Lock-In-Effekt in der Vergangenheit beispielsweise bei Smart-City-Projekten, die häufig bereits KI nutzten, zu beobachten. Die Ergebnisse von Smart-City-Projekten wurden viel zu selten erfolgreich verstetigt und auf andere Verwaltungsbereiche übertragen ebenso wenig wie qualifiziertes Projektpersonal entfristet. Die verwendete Technologie war dabei selten das Problem. Vielmehr war die Organisation nicht veränderungsbereit. So kam es zum Beispiel im Smart-City-Kontext vor, dass eine Software zur 3D-Darstellung von Straßen und öffentlichen Plätzen mit nachgewiesenem breitem Nutzen in der Verwaltung und jährlichen signifikanten Kosteneinsparungen nach Ablauf des Projektzeitraums nicht weitergenutzt wurde.
In der Folge wurden wieder vor-Ort-Begehungen durch Verwaltungsmitarbeitende notwendig, wo vorher beispielsweise Messungen von Durchfahrtshöhen mit wenigen Klicks am Computer erledigt wurden. Auch die Erstellung von Prognosen von Extremwettereignissen wie Starkregen mit Überflutungen im Innenstadtbereich musste fortan wieder händisch durchgeführt werden. Der Einsatz der Software hätte dauerhaft Prozesse, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten verändert. Die Organisation war dafür (noch) nicht bereit.
Damit KI nicht nur Pilotprojekt bleibt
Der Einsatz von KI wird sich ähnlich auswirken. Und so besteht auch hier das Risiko, dass viel pilotiert aber nur wenig in den Dauerbetrieb übernommen werden wird. Damit dies nicht geschieht, müssen KI-Piloten strategisch und organisatorisch begleitet werden. Dies umfasst insbesondere die Befähigung von Organisation und Menschen mit passenden Qualifizierungsangeboten, die veränderungssensible Anpassung von Prozessen und Strukturen und eine transparente kennzahlenbasierte Evaluation von Pilotprojekten. Ebenso brauchen die Mitarbeitenden Orientierung und Sicherheit beispielsweise durch KI-Dienstvereinbarungen, damit der Einsatz von KI dauerhaft in Routineprozessen verankert wird. Darüber hinaus müssen vor allem Führungskräfte die Grenzen von KI-Werkzeugen und damit die an die Mitarbeitenden neu gestellten Anforderungen verdeutlichen.
Die Maschine kann vor allem Routinetätigkeiten abnehmen, Daten strukturieren, auswerten und darauf basierende Entscheidungsempfehlungen vorlegen, aber sie ersetzt keine menschliche Entscheidungskompetenz, politische Abwägungsprozesse und den Willen zur Lösungsfindung. KI ist kein Allheilmittel. Wer ein falsches Erwartungsmanagement betreibt, erweist der weiteren Verbreitung von KI-Lösungen einen Bärendienst. Die für Verwaltungsarbeit tatsächlich in der Technologie steckenden Potenziale werden erst bei flächendeckendem Dauerbetrieb und erfolgreichen Anfangsinvestitionen gehoben werden können. Wo KI jedoch keinen Mehrwert bringt, weil die Arbeit von Menschen besser erledigt werden kann, muss sie auch wieder verschwinden dürfen.
