Nicht an Digitalisierung sparen
Konsolidieren mit Köpfchen
Fast reflexartig stehen dabei zuerst diejenigen Positionen auf der Streichliste, die über die Pflichtaufgaben hinausgehende Ausgaben und Investitionen betreffen. Klassiker sind die freiwilligen Leistungen einer Gemeinde wie Kultur, Sportstätten und Schwimmbäder, Wirtschaftsförderung oder eben die Digitalisierung.
Der Rotstift-Reflex: Digitalisierung als erste Streichposition
Die Einführung einer neuen Software, die Besetzung einer Personalstelle im IT-Bereich oder Investitionen in die IT-Infrastruktur fallen dann häufig dem Rotstift zum Opfer. Schließlich laufen die Rechner noch und die IT-Abteilung ist im Klagen und Jammern bereits geübt. Die Überführung von Papierakten in elektronische Dokumentenmanagementsysteme oder die Umstellung auf sichere Cloud-Dienste haben nun so lange auf der Warteliste gestanden, dass es auf ein paar Extrajahre nun auch nicht mehr ankommt - so die Gedankengänge in vielen Kämmereien, Ratssälen und Führungsetagen.
Doch Digitalisierung ist kein Komfortprojekt für bessere Zeiten, sondern schlichte Notwendigkeit.
Langfristige Effizienz statt kurzfristiger Einsparung
Es ist richtig, dass sich Investitionen in die Digitalisierung und Modernisierung der Kommunalverwaltung nicht sofort auszahlen, sondern sich positive Effekte erst auf die lange Sicht ergeben. Nämlich dann, wenn in Betrieb und Weiterentwicklung teure Individualsoftware abgeschaltet, Sonderlocken zugunsten von Standardisierung abgeschnitten, Ineffizienzen in Prozessen bereinigt und die Grundlagen geschaffen wurden, damit Künstliche Intelligenz als Produktivitätsinstrument genutzt werden kann.
Der Rotstift-Reflex bei Digitalisierungsausgaben ist angesichts kurzfristiger Sparzwänge nachvollziehbar und dennoch falsch. Denn dauerhafte Handlungsfähigkeit kann schlicht nicht in Geld aufgewogen werden.
KI in der Kommunalverwaltung: Das Nürnberger Praxisbeispiel
Projekte wie etwa der Woggybot in der Wohngeldstelle der Stadt Nürnberg zeigen, dass der Einsatz von Künstlicher Intelligenz zu signifikanten Effizienzgewinnen und Zeitersparnis beitragen kann. Der KI-basierte Wohngeldroboter unterstützt die Sachbearbeitung bei zeitintensiven Routinetätigkeiten wie dem Abgleich von Daten aus Wohngeldanträgen mit Registerdaten, dem Hinzufügen von Anträgen und beigefügten Nachweisen zur digitalen Akte, der Vollständigkeitsprüfung von Antragsunterlagen oder der Erstellung von Anschreiben an die Antragstellenden mit nachzureichenden Unterlagen.
Dadurch sinkt die Bearbeitungszeit, Sachbearbeitende werden entlastet und die Qualität des Verfahrens wird gesteigert. Wohngeldanträge sind dabei nur ein Beispiel für Verfahren mit großem Automatisierungspotential. In Betracht kommen alle Verfahren mit geringer Komplexität, hohen Fallzahlen, geringem Ermessensspielraum der Sachbearbeitenden und wenigen beteiligten Stellen.
Fachkräftemangel und Pensionierungswelle: Der Zeitdruck wächst
Es ist kein Geheimnis, dass die Pensionierungswelle im öffentlichen Dienst unaufhaltsam anrollt und in nicht allzu ferner Zukunft dazu führen wird, dass die Verwaltung ihre Arbeitsfähigkeit mit deutlich weniger Personal wird aufrechterhalten müssen. Optimierung und Automatisierung von Prozessen können deshalb nicht weiter verschleppt und die dringend notwendige Modernisierung von Strukturen und Verfahren nicht weiter aufgeschoben werden.
Denn die Umsetzung von Pilotprojekten nach dem Nürnberger Beispiel brauchen Zeit und Geld. Ein flächendeckender Rollout solcher Systeme noch mehr. IT-Infrastruktur muss jetzt ertüchtigt und Verfahren jetzt digitalisiert werden, um Verwaltungsarbeit künftig stärker automatisieren zu können.
Was kommunale Digitalisierung jetzt konkret braucht
Der verantwortungsbewusste und erfolgreiche Einsatz von Softwarerobotern oder Künstlicher Intelligenz erfordert insbesondere ein gutes Datenmanagement und eine durchdachte Datengovernance. Dazu braucht es kompetentes Personal im IT- und Digitalisierungsbereich, eine breit angelegte Qualifizierungsoffensive für das Bestandspersonal und leistungsfähige Software auf dem Stand der Zeit. All das heute nicht zu tun bedeutet Sparen an der eigenen Handlungsfähigkeit, deren Wiedererlangung in der Zukunft teuer wird erkauft werden müssen.
