Digitalisierung nachhaltig gestalten
Smart-City-Maßnahme beendet – und dann?
Denn oftmals läuft es so: City-Apps, sensorgesteuerte Müllentsorgung, Online-Bürgerportale oder ein Chatbot in der Verwaltung werden über Fördermittel initiiert und auf die Beine gestellt. Läuft die Förderung aus, bleiben nicht wenige Maßnahmen Pilotprojekte und werden eingestellt. Zum kritischen Faktor werden insbesondere die Weiterfinanzierung und die Organisation des laufenden Betriebs. „Das sind typische Bruchstellen bei zahlreichen Projekten, die mit Unterstützung gestartet sind“, weiß der Mitarbeiter des Deutschen Instituts für Urbanistik. „Diesen Bruch gilt es gut vorzubereiten. Hier ist die Aufgabe, die Verstetigung strategisch anzugehen“, so Abt.
Rechtzeitig den Übergang planen
Eine entscheidende Maßnahme ist die Kommunikation von Smart-City-Projekten. „Wichtig ist, den Mehrwert für die Kommune herauszustellen“, sagt Abt. Er berichtet vom Digitalzentrum in Süderbrarup, einem kleinen Amt in Schleswig-Holstein mit 12.000 Einwohnerinnen und Einwohnern: Es beherbergt Seminarräume für Digital-Workshops, einen Makerspace mit 3D-Druckern, einen Co-Working-Space mit flexiblen Arbeitsplätzen und ein Studio mit modernster Robotik. Das Ziel: Die Bevölkerung vor Ort befähigen, mit digitalen Tools zu arbeiten. Die Eröffnung war im Oktober 2022.
„Das Digitalzentrum hat einen großen Impact und ist ziemlich bekannt – mittlerweile weit über die Gemeindegrenze hinaus“, weiß Abt. Wie das gelang? Mit Förderung, viel Engagement sowie einem zielgerichteten Konzept. Und: Die Kommune habe frühzeitig begonnen, sich mit dem Verstetigungsprozess zu beschäftigen – zweieinhalb Jahr vor dem Ende der Förderung. „Verstetigung beginnt immer früher als man denkt. Theoretisch beginnt sie mit dem Start der Maßnahme“, sagt der Difu-Mitarbeiter.
Süderbrarup macht Projekt öffentlich
Über Pressemitteilungen, Social-Media-Aktivitäten und Einladungen an die Landesvertretung Schleswig-Holstein oder den Digitalisierungsminister Dirk Schrödter erreicht das Digitalzentrum wichtige Multiplikatoren. Es landet auf Nominierungslisten für Digitalpreise. „Die Kommune hat die externe Anerkennung jenseits des Ortes genutzt, um intern Skeptiker zu überzeugen“, berichtet Abt.
Dabei seien frühzeitige Planungen essenziell, denn: „Die kommunalen Haushalte haben Stichtage, die kommunalen Gremien haben Sitzungstermine. Budgets müssen berechnet werden“, sagt Abt. Je nach Umfang der Maßnahme gilt als Faustregel: Alle Überlegungen zur Verstetigung, die unter anderthalb Jahren vor Förderende ablaufen, sind zu spät, ist er überzeugt.
Außerdem habe das Digitalzentrum stets transparent kommuniziert: Wie viele Teilnehmer besuchten Workshops? Wie beurteilten sie die Veranstaltungen? Wie verändert sich die Auslastung? Welche Formate werden besonders wahrgenommen? Welche Zielgruppen erreicht das Digitalzentrum mit seinem Angebot? „Das Projektteam hat konsequent nachgewiesen, dass dieser Ort eine Wirkung hat – das hilft maßgeblich in der Argumentation der Verstetigung“, betont Abt. Denn: Nur das soll verstetigt werden, was vor Ort wirkliche Mehrwerte bringt.
Finanzierungskonzept: Kosten teilen
Bei der Finanzierung sei Kostenteilung eine Möglichkeit, um Projekte langfristig weiterzuführen. Das Konzept des Digitalzentrums beinhaltet Vermietungen an Unternehmen, etwa wenn Räume für Workshops zur Verfügung gestellt werden. So ließen sich Teile der laufenden Betriebskosten wieder einspielen. „Es war wichtig zu argumentieren, dass die Kosten aktiv reduziert werden – und das Projekt dem Haushalt der Kommune nicht auf der Tasche liegt“, berichtet Abt. Mit diesen und weiteren Maßnahmen sicherte das Amt Süderbrarup die Verstetigung und langfristige Finanzierung seiner Infrastruktureinrichtung.
Zur Finanzierung und Kostensenkung empfiehlt der Difu-Mitarbeiter außerdem, digitale Tools gemeinsam mit anderen Kommunen zu entwickeln und zu pflegen. So halbieren sich Entwicklungs- und später die Wartungskosten. Möglicherweise ließe sich ein Tool auch in eine Marktlösung überführen. Wenn etwa die Stadtwerke eine Datenplattform betreiben, die nicht nur für die eigene Kommune sinnvoll ist, könne dieser Service anderen angeboten werden – ebenfalls eine Idee zur Weiterfinanzierung. Weitere Faktoren werden in der Difu-Kurzstudie ausführlich beleuchtet. Dazu zählen:
Fünf Verstetigungsfaktoren für Smart-City-Maßnahmen
- Maßnahmen und ihre Ziele klar kommunizieren
- Wirkungen systematisch erfassen und verständlich vermitteln
- Technische Integration und Anschlussfähigkeit sicherstellen
- Verbindliche Verantwortlichkeiten für den Fortbetrieb festlegen
- Kosten reduzieren und zwischen Akteuren aufteilen
Eine Verstetigung muss jedoch nicht immer erfolgen. Denn es gibt durchaus Smart-City-Projekte, bei denen die erwarteten Wirkungen ausbleiben, Ressourcen fehlen oder politische Neuausrichtungen die Umsetzung erschweren. In solchen Fällen kann eine bewusst gesteuerte Abwicklung dazu beitragen, Bestandteile der Maßnahme zu erhalten und die Lernerfahrungen für künftige Projekte zu nutzen.
Zur Kurzstudie „Von der innovativen Idee in den Regelbetrieb – fünf zentrale Faktoren als Planungshilfen für den Verstetigungsprozess von Smart-City-Maßnahmen“
