Praxisbeispiel: KI-Potenzialanalyse
Wo KI in der Verwaltung wirklich hilft
Künstliche Intelligenz ist in aller Munde. Auch in der Verwaltung soll sie eine Lösung für den zunehmenden Fachkräftemangel sein. Doch wie sinnvoll ist KI-Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben und digitalen Arbeitsprozessen tatsächlich? Und wo stößt sie an ihre Grenzen? Diese Fragen stellte sich die südosthessische Kommune Bad Soden Salmünster. Sie hat 34 Verwaltungsprozesse analysiert, um herauszufinden, wo KI echten Nutzen bringt.
KI-Unterstützung für welche Verwaltungsprozesse?
Für die KI-Potenzialanalyse holte sich der Fachbereichsleiter der Haupt- und Personalverwaltung, Tim Schneider, externe Unterstützung. Gemeinsam mit dem Dienstleister entwickelte der Projektleiter ein Excel-Tool, um eine Situationsanalyse zu machen. Zunächst hat das Projektteam sämtliche Prozesse verschriftlicht und festgehalten, ob es sich um einen einzelfallbezogenen oder einen wiederkehrenden Prozess handelt. Mithilfe dieser Auflistung ist Schneider mit den Führungskräften ins Gespräch gegangen: „Wir haben geprüft, welche Prozesse sich grundsätzlich für eine KI-Unterstützung eignen.“
Dazu gehörten beispielsweise Prozesse, die im Einwohnermeldeamt oder im Bürgerbüro stattfinden; wie etwa Ausweisdokumente erneuern. Die Analyse zeigte: Viele Abläufe sind gesetzlich klar geregelt und lassen kaum Spielraum für den KI-Einsatz, beispielsweise wenn Antragssteller einen Reisepass beantragen. „Zwar kann KI Informationen bündeln oder aufbereiten, der eigentliche Antragsprozess bleibt aber weitgehend analog und erfordert die persönliche Anwesenheit der Bürgerinnen und Bürger“, erklärt Schneider. Vor dem Hintergrund rechtlicher Vorgaben und des Datenschutzes sei der Einsatz von KI hier derzeit nur sehr eingeschränkt möglich.
KI-Einsatz für Organisationsprozesse
Neben solchen Bürgerdienstleistungen standen auch Organisationsprozesse auf der Liste. Hier sehen Schneider und das Team deutlich mehr Potenzial für KI. Gerade im Organisationsmanagement gäbe es bereits Anwendungen, die auf Basis definierter Rahmenbedingungen etwa Stellenbeschreibungen erstellen und bewerten können. „Hier prüfen wir aktuell die Implementierung im Haus“, so der Fachbereichsleiter.
Die Erkenntnisse haben Schneider uns sein Team in einem sogenannten Digitalisierungsindex festgehalten, der den Reifegrad der Verwaltung in Bad Soden-Salmünster messbar macht und Handlungsempfehlungen für die Zukunft beinhaltet. Dabei zeigte sich eine klare Spannbreite: „Einige Prozesse lassen sich gut digitalisieren und mit KI unterstützen, andere sind aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder notwendiger persönlicher Vorsprache deutlich weniger geeignet“, so Schneider. „Entlang dieser Skala – von gut geeignet bis schwer umsetzbar – konnten wir schließlich konkrete Handlungsempfehlungen ableiten“, erklärt er.
Rechtsgutachten mit KI-Unterstützung
Großes Potenzial sieht Schneider im Bereich der Rechtsangelegenheiten – etwa bei der Erstellung von Rechtsgutachten oder Stellungnahmen für Gerichte und verwaltungsrechtliche Verfahren. „Hier ist der unterstützende Einsatz von KI vergleichsweise gut möglich, sodass wir entsprechende Anwendungen aktuell prüfen und in die Umsetzung bringen wollen“, sagt Schneider.
Und wie sieht es bei den Bürgerdienstleistungen aus? Die Analyse habe gezeigt, dass viele telefonische Anfragen standardisierbar sind und durch einen KI-gestützten Chatbot übernommen werden können – von der ersten Kontaktaufnahme über die Bereitstellung von Informationen bis hin zur Weiterleitung an zuständige Sachbearbeitende. Ein Prototyp eines Chatbots wird bereits durch einen Dienstleister getestet.
Datenschutz bleibt problematisch
Stark eingeschränkt und rechtlich anspruchsvoll bleibt der KI-Einsatz laut Schneider insbesondere im Bereich personenbezogener Daten – durch die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Gerade in sensiblen Leistungsprozessen wie der Passerstellung sei eine sinnvolle KI-Unterstützung aktuell nur schwer umsetzbar. „Deshalb konzentrieren wir uns bewusst auf datenschutzkritische Anwendungsfelder, etwa allgemeine Auskünfte oder die Unterstützung bei rechtlichen Fragestellungen“, betont er.
Parallel erarbeitet er mit seinem Team die notwendigen dienstlichen Rahmenbedingungen, um den KI-Einsatz künftig rechtssicher zu ermöglichen. Für den Bereich der Rechtssachbearbeitung heißt das: Es müssen sowohl ein belastbares Datenschutzkonzept als auch klare dienstliche Rahmenbedingungen vorliegen. Daher erarbeitet er derzeit eine Dienstvereinbarung zum KI-Einsatz, in der unter anderem geregelt wird, wer KI nutzen darf, welche Zugriffe zulässig sind und wie die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – etwa Auskunfts- und Informationsrechte – gewahrt bleiben.
Kein KI-Einsatz ohne Datenschutzkonzept
Auch wenn der KI-Einsatz in Bad Soden-Salmünster noch einige Hürden überwinden muss, ist Schneider überzeugt: „Die Analyse hat uns im Haus enorm weitergebracht.“ Die wichtigste Erkenntnis: KI allein genüge nicht – entscheidend sei, dass Prozesse und Schnittstellen bereits funktionieren. Wenn analoge Abläufe nicht greifen, werden auch digitale Lösungen keinen Erfolg haben. „Durch die Analyse haben wir klarer gesehen, wo wir organisatorisch und in unseren Prozessen bereits gut aufgestellt sind.“ Das schaffe eine solide Grundlage, um darauf aufbauend – und mit einem tragfähigen Datenschutzkonzept – den KI-Einsatz sinnvoll weiterzuentwickeln.
