Digitale Innovationen stärken das Beschaffungswesen
Amazon Business erfüllt die Bedingungen für elektronische Rechnungsstellung. Eine elektronische Rechnung (oder E-Rechnung) ist ein digitales Dokument, das eine Geschäftstransaktion zwischen Verkäufer und Käufer abbildet. Sie enthält dieselben Informationen wie eine Papier- oder PDF-Rechnung, wird jedoch vollständig elektronisch erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet (als XML-Datendatei). Amazon Business unterstützt das XRechnungsformat. Öffentliche Einrichtungen benötigen hierfür eine Leitweg-ID, die im Amazon Business Account hinterlegt wird. Öffentliche Einrichtungen können mit XRechnung ohne Einschränkungen einkaufen, erhalten automatisch rechtskonforme elektronische Rechnungen und erfüllen sowohl interne Richtlinien als auch gesetzliche Vorgaben. So wird die Beschaffung einfacher, transparenter und effizienter – auch über mehrere Standorte hinweg.
Deutsche Kommunen und Gemeinden sehen sich einer Mammutaufgabe ausgesetzt: Bei immer weiter steigenden Sozialausgaben und Personalkosten sollen sie wirtschaftlich und rechtskonform agieren und gleichzeitig nachhaltig beschaffen. Ökologische und soziale Aspekte spielen nämlich auch in vielen deutschen Städten eine immer größere Rolle. Etwa 350 Milliarden Euro beträgt das Auftragsvolumen der Kommunen in Deutschland insgesamt. Und die Kosten reichen vom Bleistift im Einwohnermeldeamt oder der Reinigung des Rathauses bis hin zum neuen Feuerwehrauto oder der Umgehungsstraße für den Landkreis. Die Zwickmühle: Angesichts angespannter Haushaltslagen, knapper Personalressourcen und analoger, papiergestützter Beschaffungsabläufe ist dieser Spagat nur schwer zu bewältigen.
Doch es gibt Möglichkeiten, um günstiger (vor allem bei indirekten Kosten) und nachhaltiger einzukaufen. Die Lösung lautet: elektronische Beschaffung. Digitale Tools und Online-Märkte bieten ideale Unterstützung beim Einkauf. Durch Digitalisierung ihrer Beschaffungsprozesse können deutsche Kommunen Ineffizienzen reduzieren, die Kostentransparenz erhöhen, Nachhaltigkeitsvorgaben ihrer Lieferanten prüfen und ihren Bürgerinnen und Bürgern bessere öffentliche Dienste bieten.
Immer mehr Unternehmen setzen auf KI-gestützte Echtzeit-Ausgabenanalysen
E-Procurement hilft mit moderner Technologie, Ausgabendaten leichter zu erfassen und richtig zu deuten – und zwar durch KI-gestützte Echtzeit-Analyse. Die Datenanalysen ermöglichen, Transparenz in die Einkaufsprozesse zu bringen, potenzielle Handelspartner und Lieferanten zu finden, zu prüfen und regelmäßig zu bewerten.
Der Amazon Business-Umfrage „Die Zukunft der Beschaffung neu definiert“ von 2025 zufolge nutzen bereits 85 Prozent der befragten Unternehmen und Dienstleister Online-Marktplätze als Lösung für die Verwaltung indirekter Kosten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ausschreibungsverfahren, die für einzelne Kategorien erhebliche Ressourcen erfordern, bieten digitale Lösungen sofortige Möglichkeiten zur Ausgabenkontrolle und liefern umfassende Einblicke in den Beschaffungsprozess, um die interne Effizienz zu steigern. Kein Wunder, dass sich laut der Umfrage bereits mehr als ein Viertel (28 Prozent) der befragten Unternehmen auf eine KI-gestützte Echtzeit-Ausgabenanalyse verlassen. Weitere 35 Prozent planen die Einführung innerhalb der nächsten zwölf Monate. Tendenz steigend.
Vor allem Online-Lösungen wie Amazon Business entwickeln sich immer mehr zu leistungsstarken Partnern für die Ausgabenverwaltungen. Über digitale Tools ist es leicht, Produkte und Waren über vorab genehmigte Lieferanten zu beziehen. Interne Kunden können über benutzerfreundliche Stores einkaufen, mit denen sie bereits vertraut sind. Dies kann entweder direkt über Amazon Business oder über eine Punch-Out-Funktion bestehender Beschaffungssoftware erfolgen, ohne dass die Beschaffung direkt eingebunden werden muss.
Bessere Kostenkontrolle und Ausgabentransparenz in Kommunen erreichen
In der Bundesrepublik gibt es etwa 11.000 Kommunen, die sich in Städte und Gemeinden unterteilen und eine wichtige Rolle in der Verwaltung und im Zusammenleben spielen. Sie sind von der Größe her sehr unterschiedlich und reichen von Millionenstädten wie Berlin bis zu kleinen Dörfern. Die Bürgerinnen und Bürger erwarten von ihren kommunalen Behörden, dass sie ihnen wichtige Dienstleistungen zur Verfügung stellen – von der Beantragung des Personalausweises bis hin zum Kitaplatz. Damit das alles funktioniert, müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kommunen auch materiell optimal ausgestattet sein. Genau dieses Serviceversprechen hatte sich auch Kellmünz an der Iller im bayerischen Landkreis Neu-Ulm vorgenommen. In dem kleinen Ort gibt es etwa 500 Haushalte mit rund 1.400 Bewohnern. Seit 2020 organisiert die Gemeinde den Einkauf überwiegend digital. Über ein Amazon Business-Konto gibt es nun einen transparenten Überblick über Produkte, Preisvergleiche und Angebote. Vor allem der Einkauf bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) aus der Region ist der Kommune wichtig und wird über Amazon Business ermöglicht.
Genauso nutzt die Stadt Frankenthal mit ihren 48.750 Einwohnern in der Metropolregion Rhein-Neckar Amazon Business. Der Fokus lag hier auf mehr Kostenkontrolle. Statt jeden Prozess über den zentralen Einkauf zu organisieren, kann nun mithilfe des digitalen Einkaufs einzelnen Personen und Gruppen (wie der Bauhof, die IT, zentrale Dienste, Schulen, die Bücherei und das Gebäudemanagement) eine individuelle Berechtigung zugewiesen werden. Die integrierten Analysetools, die exakte Berichte über Ausgaben, Bestellhistorie und Rückerstattungen liefern, machen es möglich, schneller und übersichtlicher zu kontrollieren, ob die finanziellen Vorgaben in den jeweiligen Bereichen auch eingehalten werden.
Für Kommunen und Gemeinden gibt es also clevere Wege, den Einkauf transparent zu halten, effektiv zu ordern und Kosten zu sparen. Ob es sich um die Extraktion von Informationen aus Rechnungen, die Vorhersage des zukünftigen Kaufbedarfs, durch Lieferantenbewertungen oder die Überwachung der Lieferantenleistung handelt – der Nutzen digitaler Analyse ist offensichtlich. Wer seine Gemeinde fördern will, sollte E-Procurement als Chance ergreifen. Vor allem auch die Zusammenarbeit mit lokalen Lieferanten schafft Vertrauen in der Bevölkerung, hilft die regionale Wirtschaft anzukurbeln und so die gesamte Gemeinschaft zu stärken.
