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Digitalisierungsvorhaben in kleineren Kommunen: Wo liegen die Schmerzpunkte bei der Umsetzung?

26. August 2021
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Damit Digitalisierungsvorhaben wirkungsvoll umgesetzt werden können, sollte Digitalisierung in einer Organisation strategisch verankert sein und aus einem Zielbild abgeleitet werden, das sich an internen und externen Bedarfen orientiert. Doch gerade kleinere Kommunen mit bis zu 25.000 Einwohnerinnen und Einwohnern haben dabei ganz individuelle Schmerzpunkte. Die Ergebnisse einer Umfrage der KGSt sowie eines Workshops mit Vertreterinnen und Vertretern kleiner Kommunen zeigen, wo die wesentlichen Schmerzpunkte bei der Digitalisierung ihrer Rathäuser (im Sinne des E-Governments) liegen und mit welchen Maßnahmen diese gelindert werden können:

Fehlende personelle und finanzielle Ressourcen: Vor allem in kleineren Kommunen spielen mangelnde personelle Ressourcen in Zusammenhang mit fehlendem Fachwissen bzw. fehlender Erfahrung im Kontext Digitalisierung eine wichtige Rolle. Hier bietet sich eine interkommunale Zusammenarbeit – auch kreisübergreifend – an, um Ressourcen zu bündeln, voneinander zu lernen und Leuchtturmprojekte in die Breite zu tragen. Es gilt, finanzielle Risiken transparent zu machen und die lokale Politik in Hinblick auf Kosten für Digitalisierungsvorhaben zu sensibilisieren.

Geringe  Veränderungs­bereitschaft: Digitalisierung stellt Gewohntes in Frage und kann zu neuen Herangehensweisen und Arbeitsabläufen führen. Das erzeugt Unsicherheit und Sorgen, häufig in Verbindung mit einer zu geringen Veränderungsbereitschaft. Kommunen sollten großen Wert auf eine gute Kommunikation der Digitalisierungsvorhaben legen und sich Zeit für die Behandlung der Sorgen und Ängste ihrer Beschäftigten nehmen. Flankiert von Angeboten zur Weiterbildung, von Inhouse-Veranstaltungen zur Klärung von Fragen (z. B. ein regelmäßiges IT-Café) sowie von Maßnahmen zur Sensibilisierung der Führungskräfte für ihre wichtige Rolle bei der Digitalisierung (Stichwort Vorbildfunktion), können kleinere Kommunen diesen Herausforderungen wirkungsvoll begegnen.

Vorgehensweise bei Digitalisierungsvorhaben: Bei der konkreten Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben zeigen sich vor allem in den Bereichen Digitalisierungsstrategie, Prozess- und Projektmanagement wesentliche Schmerzpunkte. Ein diskutierter Lösungsvorschlag ist das „Shared Service“-Prinzip – z.B. die Zusammenlegung von Bauhöfen mit einem gemeinsamen kaufmännischen Management oder die kommunenübergreifende Bündelung von Backoffice-Tätigkeiten im Bürgerbüro.

Gerade die Themen (Digitalisierungs-)Strategie und Prozessdenken werden in kleineren Kommunen zukünftig eine wichtige Rolle spielen. Von zentraler Bedeutung sind in diesem Zusammenhang der intensive Austausch und die interkommunale Zusammenarbeit von Kommunen. Die KGSt unterstützt ihre Mitglieder dabei mit der Vernetzungsplattform „KGSt®-Kommunect digital“ und dem „KGSt®-Prozessportal“.

Henrik Hahn
Henrik Hahn ist Referent im Geschäftsbereich Beratung & Vergleiche der KGSt.

 

Matthias Hörmeyer
Matthias Hörmeyer ist Referent im Programm­bereich Organisations- und Informations­management der KGSt.

 

Fotocredits: KGSt

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