Effektives Beschaffungswesen an deutschen Hochschulen fördern
Die deutsche Bildungslandschaft ist unterfinanziert. Der aktuelle Bericht der Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) mit dem Titel „Bildung auf einen Blick“ aus dem vergangenen Jahr wirft mit einem detaillierten Analyse- und Zahlenwerk kein gutes Bild auf die Bundesrepublik: In Sachen Bildungsausgaben rangierte Deutschland im Stichjahr 2021 auf Rang 32 von 38 gelisteten Ländern. Auch im EU-25-Mittelwert liegt es zwischen Luxemburg und Polen nur auf Platz 22. Was läuft hier schief?
Zunächst einmal: Die deutschen Bildungseinrichtungen befinden sich zu zwei Dritteln in öffentlicher Trägerschaft und werden meist über die öffentlichen Haushalte finanziert. Zuletzt waren es dem Statistischen Bundesamt (Destatis) zufolge 70,9 Milliarden Euro. Das waren zwar fünf Prozent mehr als im Vorjahr, doch das reicht nicht. Laut dem Kommunalpanel der KfW (Kreditanstalt für Wiederaufbau) aus 2024 gibt es in Deutschland einen regelrechten Investitionsstau in der Bildung: bei Schulgebäuden rund 55 Milliarden Euro und für Kindertagesstätten zusätzlich 13 Milliarden Euro.
Zu den großen finanziellen Herausforderungen im Bildungssektor zählen neben den Personalkosten und der Digitalisierung die steigenden Kosten für Sachmittel, Infrastruktur und die Umsetzung von Inklusion und Ganztagsangeboten. Zusätzlich spielen in Deutschland die Finanzierung von Bildungsgerechtigkeit und die Bewältigung von Lernrückständen eine wichtige Rolle. Geht es um die konkrete Finanzierung sind deutsche Hochschulen häufig an das öffentliche Vergaberecht gebunden. Das bedeutet, dass sie bei der Vergabe von Aufträgen bestimmte Regeln und Verfahren einhalten müssen. Das Vergaberecht regelt die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen und stellt sicher, dass öffentliche Gelder wirtschaftlich und transparent eingesetzt werden. Das Beschaffungswesen an Universitäten umfasst alle Prozesse, die notwendig sind, um den Bedarf an Gütern und Dienstleistungen für den Hochschulbetrieb zu decken. Das betrifft jede Art von Bürobedarf, IT-Ausstattung, Laborgeräten, aber auch teure Materialien für Forschung und Spezialausrüstung sowie Dienstleistungen wie Reinigungsdienste oder externe Beratungen.
Optimierungspotenzial bei kurzfristigen Ausgaben
Eine große Chance, Kosten zu sparen, liegt im Beschaffungswesen. Hochschulen und Universitäten verpassen nämlich häufig erhebliche Einsparungen durch dezentrale Einkäufe, insbesondere bei kurzfristigen Ausgaben. Diese Einkäufe umgehen in der Regel die zentrale Beschaffung, was zu unkontrollierten Ausgaben und verpassten Mengenrabatten führt. Deswegen ist es zunächst einmal wichtig, geschultes Beschaffungspersonal zu haben. Universitäten stehen zwar nicht vor dem gleichen Fachkräftemangel wie Schulen, sind jedoch in spezialisierten Bereichen mit hohem Personaldruck konfrontiert, insbesondere im Beschaffungswesen.
Hinzu kommt, dass viele Bildungseinrichtungen aufgrund strenger Ausgabenfristen und komplexer Genehmigungsverfahren ihre Einkäufe am Ende des Haushaltsjahres überstürzen müssen. Denn wenn Beschaffungsprozesse nicht rechtzeitig abgeschlossen werden, bleiben Mittel ungenutzt. Und wenn es dann an Hochschulen zu wenig erfahrenes Beschaffungspersonal gibt, wird es schwierig, die steigenden Betriebskosten effektiv zu bewältigen.
Effektives Datenmanagement reduziert Kosten
Was dem Beschaffungsteam in der Praxis schließlich hilft, ist eine genaue Bedarfsprognose. Sie macht möglich, die Ressourcen effizient zu planen und sicherzustellen, dass Schulen und Hochschulen auch zukünftig über die benötigten Mittel verfügen. Mit Hilfe der passenden Technologie können die Beschaffungsexperten genaue Informationen darüber erhalten, was sie investieren und welche strategischen Entscheidungen sie treffen müssen, um die Ausgaben zu reduzieren. Amazon Business beispielsweise bietet Hochschulen und Universitäten bei der Optimierung des Einkaufsprozesses Unterstützung, indem der Such- und Bestellvorgang digitalisiert und der Verwaltungsaufwand reduziert wird.
Effektives Datenmanagement ist entscheidend, damit Bildungseinrichtungen einen klaren Überblick über ihre Ausgaben und die Lieferanten haben. So lassen sich leichter Verbesserungspotenziale identifizieren, etwa ob es für bestimmte Artikel günstigere Alternativen gibt. Aktuellen Daten von Amazon Business zufolge können Zentralisierung und Optimierung der Einkäufe durch automatisierte Systeme, konsolidierte Lieferantenbeziehungen und standardisierte Prozesse durchschnittlich 15 bis 20 Prozent Einsparungen generieren, ohne die akademische Qualität zu beeinträchtigen.
Sorge darüber, ob und inwieweit die Nutzung von digitalen Plattformen im Rahmen der öffentlichen Beschaffung möglich ist, muss es nicht geben. Die Forschungsgruppe für Recht und Management öffentlicher Beschaffung (FoRMöB) der Universität der Bundeswehr München (UniBw) hat zu diesem Thema eine Studie vorgelegt, die klarstellt, dass „die Nutzung elektronischer Marktplätze für Direktaufträge“ nach Paragraph 14 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) erlaubt. „Unter Beachtung der haushaltsrechtlichen Grundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist ein Einkauf über elektronische Marktplätze wie Amazon Business zulässig”, erklärt Professor Michael Eßig, Professor für Beschaffung und Supply Management an der UniBW in München.
Nachhaltige Beschaffung wird an Hochschulen zunehmend Thema
Gerade an die nachwachsende Generation vermitteln Hochschulen und Universitäten Wissen und Kompetenz. Sie spielen eine zentrale Rolle bei der Gestaltung einer zukunftsfähigen Gesellschaft. Auch deswegen wird die nachhaltige Beschaffung an den deutschen Hochschulen immer wichtiger. Das betrifft zunächst Bereiche wie Möbel, Raum- und Büroausstattung oder die Verwendung von Recyclingpapier. Aber neben umweltbezogenen Einkäufen spielen auch soziale und ethische Aspekte wie soziale Gerechtigkeit und gesellschaftliche Verantwortung im Hochschulbetrieb, in der Forschung und Lehre eine wichtige Rolle. Hochschulen und Universitäten sollten für ihre Bedarfsermittlung und -planung und für Ausschreibungen und Auftragsvergaben ihre Kriterien für eine nachhaltige Beschaffung klar definieren und diese in einer Beschaffungsrichtlinie oder Checkliste festschreiben. Amazon Business beispielsweise bietet bei der Festsetzung von Richtlinien und Genehmigungsworkflows Unterstützung und ermöglicht so, dass der Such- und Bestellvorgang digitalisiert und der Verwaltungsaufwand reduziert wird. Die Sustainable Development Goals (SDGs) der Vereinten Nationen bieten Hochschulen und Universitäten eine wichtige Orientierung, um ihre Nachhaltigkeitsbemühungen zu strukturieren und zu priorisieren.
Keine Frage: Universitäten und Hochschulen in Deutschland stehen nicht nur aufgrund finanzieller Einschnitte vor einem Wandel. Auch Internationalisierung, Diversität und gesellschaftliche Veränderungen fordern sie heraus. Dass sie in Zeiten starker gesellschaftlicher Kontroversen weiter Wissensquelle und Debattenort bleiben, ist nicht nur Aufgabe von Politik, Wirtschaft und Gesellschaft, sondern auch ihre eigene Verantwortung. Dazu zählt mit Sicherheit auch der Versuch, neue finanzielle Wege zu suchen und einzuschlagen, um sich zukunftssicher aufzustellen.
Wer den Bildungssektor zukunftsfähig aufstellen will, kommt an einer modernen und digitalen Beschaffung nicht vorbei. Investieren Sie jetzt in effektive Prozesse, geschultes Personal und die passende Technologie. So schaffen Sie mehr Effizienz, Transparenz und nachhaltige Kostenkontrolle an Hochschulen.
