Offene Türen
Bürgernahe Verwaltung: Wie Kommunen den Austausch verbessern
Einblick und Austausch als Ziel
Die brandenburgische Stadt ist Teil einer sogenannten Amtkommune und bildet zusammen mit fünf weiteren Gemeinden das Amt Ortrand im Landkreis Oberspreewald-Lausitz. "Die Struktur mit den verschiedenen Gemeindeteilen hat zur Folge, dass es relativ viele Gemeinderäte gibt und die Themen Kommunikation und Transparenz immer wieder eine Herausforderung darstellen“, sagt der ehrenamtliche Bürgermeister Maik Bethk.
Dies betreffe nicht nur die politischen Akteure, sondern auch die Bürger. „Vieles geschieht komplett verwaltungsintern und oft dringt kaum nach außen, welche Themen und Aufgaben in der Verwaltung gerade intensiv bearbeitet werden“, so Bethke. Deshalb sei in Ortrand der Wunsch entstanden, die Kommunikation zwischen Verwaltung und Gemeindevertretern ebenso wie zwischen Verwaltung und Bürgern zu verbessern. „Unsere Idee war es, die Türen zu öffnen und Einblick zu geben in unsere Arbeit“, so der Bürgermeister. Gleichzeitig sollten auch die Bürger selbst aktiv um Input gebeten werden. „Wir wollten zeigen, was es an Themen gibt und fragen, was habt ihr an Themen, wo drückt der Schuh?“, so Bethke.
Verschiedene Gesprächsrunden
Um die Menschen quer durch die Generationen zu erreichen, wurden Gesprächsrunden mit den Bürgern in allen Gemeindeteilen organisiert. Während die Jugendlichen bei der Veranstaltung „Pizza und Perspektiven“ um ihre Meinung gebeten wurden, besuchten Mitarbeiter der Verwaltung die Senioren in den verschiedenen Ortstreffs. Für die Unternehmer wiederum wurde ein Stammtisch organisiert, außerdem gab es verschiedene Treffen mit Vereinen, bei denen auch Vertreter der Politik und Verwaltung anwesend waren.
„Unser Ziel war es, die Menschen möglichst niedrigschwellig zu erreichen“, sagt Bethke, und die verschiedenen Formate hätten sich sehr bewährt. „Die Bürger haben sich ernst genommen gefühlt und es sind bei den Treffen viele Dinge zur Sprache gekommen, bei denen wir als Kommune schnell Abhilfe schaffen können, wegen derer die Bürger aber nicht extra ins Amt gekommen wären“, betont der Bürgermeister.
Bürgertag als Höhepunkt
Nach der Auswertung der verschiedenen Gesprächsrunden fand am 6. Juni schließlich ein großer Bürgertag in Ortrand statt, bei dem die Ergebnisse der Treffen vorgestellt und zudem die verschiedenen Institutionen und die Aufgabenfelder der Verwaltung präsentiert wurden. Die Resonanz seitens der Bürgerf fiel Bethke zufolge äußerst positiv aus. „Der Bürgertag war sehr gut besucht, die Türen standen offen und um das Rathaus herum herrschte viel Leben“, sagt Bethke. Dabei hätte man deutlich gespürt, dass die Nähe zur Verwaltung und das Verständnis für die dortigen Abläufe durch die Gesprächsformate gewachsen seien.
Intensiver Austausch mit Bürgern lohnt sich
Für Bethke und seine Mitarbeiter ist es nun wichtig, dass die Vielzahl an Themen, die in den Gesprächsrunden aufgekommen ist, nicht untergeht - etwa der Wunsch nach mehr Sportangeboten seitens der Jugendlichen oder die Bitte der Senioren um einen Ausbau der Mobilitätsangebote vor Ort. „Wir haben bei den Bürgern Erwartungen geweckt, die wir auf keinen Fall enttäuschen wollen“, sagt der Bürgermeister. Bereits jetzt ist für ihn klar, dass es sich absolut gelohnt habe, mit den Bürgern intensiver ins Gespräch zu kommen. „Natürlich ist da immer die Gefahr, dass das große Meckern losgeht, wenn man genauer nachfragt, was man verbessern könnte“, so Bethke. In Ortrand aber habe sich gezeigt, dass es viel wertvollen Input durch die Bevölkerung gebe und es die Menschen extrem schätzen würden, bewusst wahrgenommen und angesprochen zu werden.
Wertvolle Erkenntnisse für Verwaltung
Von der aktiven Bürgerbeteiligung hat in Ortrand zudem auch die Verwaltung selbst sehr profitiert, wie Bethke berichtet. „Alleine der Prozess der Gespräche hat viel in Gang gebracht und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben viele Aha-Effekte erlebt“, so der Bürgermeister. Dabei hätten sie festgestellt, dass die Bürger durch ihre Außensicht viele spannende neue Perspektiven mit hereinbringen würden und es sich lohnt, die Verwaltungsarbeit in die Öffentlichkeit zu tragen. „Es ist wichtig, dass die Verwaltung lernt, kommunikativer und transparent zu sein und nicht nur die Arbeit zu machen, sondern auch nach außen hin offen zu sein“, so Bethke.
Tipps für mehr Bürgernähe in der Kommunalverwaltung
Damit der Austausch mit den Bürgern gelingt und die Arbeit der Verwaltung transparent nach außen getragen wird, gibt es verschiedene konkrete Ansätze:
- Verständliche Sprache: Amtsschreiben und Bescheide sollten ohne Beamtendeutsch und komplizierte Schachtelsätze auskommen. Dabei helfen Leitfäden für eine klare, bürgernahe Sprache, die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Zunehmend ist hier auch die KI eine Hilfe.
- Barrierefreie Digitalisierung: Viele Anliegen, für die es früher nötig war, den Weg ins Rathaus zurückzulegen, können mittlerweile unkompliziert online erledigt werden. Hierzu braucht es allerdings intuitiv einleuchtende Online-Prozesse etwa bei der Termin-Vergabe und klar verständliche digitale Anträge.
- Service-Mentalität stärken: Statt als Verwalter sollten sich die Mitarbeiter zunehmend als Dienstleister sehen. Dazu können regelmäßige Schulungen in den Bereichen Kundenorientierung, Deeskalation und Kommunikation beitragen.
- Transparenz durch Open Data: Haushaltspläne, Stadtratsbeschlüsse und Geodaten sollten leicht zugänglich und verständlich online aufbereitet werden. Das ermöglicht etwa ein transparentes Ratsinformationssystem.
- Einführung von Bürgerräten: Geht es um konkrete Projekte, lohnt sich die Einberufung eines Bürgerrats, bei dem per Losverfahren ausgewählte Bürger Empfehlungen für komplexe Themen erarbeiten können.
- Einführung eines Bürgerbudgets: Beim Bürgerbudget wird ein bestimmter Teil des kommunalen Budgets für Ideen der Bürger reserviert. Diese stimmen selbst über die Umsetzung ab und können dadurch konkret etwas bewirken.
- Einrichtung einer Mängelmelder-App: Um das Leben vor Ort konkret zu verbessern und das Gefühl der Selbstwirksamkeit bei den Bürgern zu stärken, macht die Einrichtung digitaler Plattformen Sinn, auf denen Bürger unkompliziert Schäden melden können.
- Stadt- oder Ortsteilkonferenzen: Gerade in größeren oder weitgefächerten Kommunen bewährt sich die Durchführung von Workshops in den einzelnen Stadt- oder Ortsteilen, bei denen Bürger, Verwaltung und Politik gemeinsam Ideen entwickeln können.
