So wird die KI zum smarten Werkzeug für die Kommunalverwaltung

Wohl kaum etwas verändert die moderne Lebens- und Arbeitswelt gerade derart stark wie der Einzug der Künstlichen Intelligenz. Noch ist nicht abzusehen, in welchem Umfang die KI dereinst auch die Kommunalverwaltung bestimmen wird, bereits jetzt aber steht fest: Ein Rathaus ganz ohne KI ist nicht mehr vorstellbar. In der Gemeinde Hövelhof hat man es sich deshalb zur Aufgabe gemacht, möglichst frühzeitig und aktiv den Umgang mit und die Anwendung von KI in der tagtäglichen Praxis zu erproben. Die Folgen: Weniger Ängste bei den Mitarbeitern und eine effizientere Arbeitspraxis. Davon können auch andere Kommunen profitieren.

Gründung einer eigenen Stabstelle

„Bei der Digitalisierung und der Künstlichen Intelligenz handelt es sich um derart große Themen, dass sie nicht nebenbei behandelt werden können“, sagt Julia Michels, die Leiterin der Stabsstelle Zukunftsthemen, Organisation und IT in Hövelhof. Die digitalen Themen wurden in der Gemeinde zunächst im Rahmen der täglichen Verwaltungsarbeit bearbeitet. Mit der wachsenden Dynamik der Digitalisierung entstand jedoch der Bedarf nach einer zentralen Koordination. „Für die strategischen Themen blieb im operativen Tagesgeschäft häufig zu wenig Zeit“, sagt Michels, deshalb sei im Dezember 2024 schließlich eine eigene Stabstelle gegründet worden. Diese beschäftigt sich seither federführend mit der Digitalisierung in der Kommune und leitet die unterschiedlichen Projekte hierbei an.

Intensive Bestandsanalyse

Zu Beginn der Arbeit der Stabstelle wurde in Hövelhof laut Michels eine umfassende Bestandsanalyse durchgeführt. „Wir haben uns genau angeschaut, wo wir im Bereich der Digitalisierung gerade stehen und welche Probleme und welchen Bedarf es gibt“, so die Stabstellenleiterin. Dabei habe sich auch deutlich der Wunsch herauskristallisiert, die Möglichkeiten der KI für den Arbeitsalltag genauer in den Blick zu nehmen und hier nicht den Anschluss zu verpassen. „Uns ging es hier von Anfang an um einen verantwortungsvollen und praxisnahen Einsatz der KI mit dem Ziel, administrative Abläufe zu beschleunigen und die Verwaltungsmitarbeiter zu entlasten“, sagt Michels. Vor diesem Hintergrund wurde im Frühjahr 2025 auch ein Informationstag zur KI für die Führungskräfte im Haus abgehalten, um möglichst frühzeitig Hemmungen und Barrieren abzubauen.

KI als eigenes Handlungsfeld

Im Rahmen der daraufhin erarbeiteten Digitalisierungsstrategie wurde die KI zudem als eigenes Handlungsfeld definiert und daraufhin eine Arbeitsgruppe KI mit digital besonders affinen Sachbearbeitern ins Leben gerufen. Diese stammten laut Michels aus ganz verschiedenen Bereichen der Kommunalverwaltung, vom Bauamt über die Pressestelle bis hin zum Kindergarten. Die Idee dahinter: „Die Mitglieder der Arbeitsgruppe haben sich jeweils ganz konkret mit KI-Tools für ihren jeweiligen Bereich beschäftigt und praktische Anwendungs-Fälle erprobt“, so Michels. Nachdem sich herausgestellt hatte, welche Tools wirklich hilfreich sein könnten und geprüft worden war, ob diese auch rechtlich tragfähig sind, wurden die Ergebnisse in den konkreten Arbeitsalltag transferiert. „Nicht jedes Tool hat unseren Anforderungen entsprochen. Viele Anwendungen konnten wir nach einer fachlichen, rechtlichen und ethischen Prüfung aber für den Einsatz freigeben“, erzählt Michels. Die derart geprüften Tools wurden in Folge den Mitarbeitern präsentiert, zudem wurde ihnen als Unterstützung eine Prompt-Datenbank zur Verfügung gestellt und wurde eine Dienstanweisung für den Umgang mit der KI erarbeitet.

Schulungen zahlen sich aus

Um bereits möglichst früh Hürden und Ängste abzubauen und auf die Möglichkeiten der KI-Tools hinzuweisen, haben die Mitarbeiter in Hövelhof intensive Schulungen erhalten. Darüber hinaus haben die Mitglieder der Arbeitsgruppe als Multiplikatoren an ihrem jeweiligen Arbeitsplatz gewirkt. Seit Herbst 2025 werden die KI-Tools nun quer durch alle Verwaltungen angewandt. Zu den bereits etablierten Anwendungsfällen zählt unter anderem die KI-gestützte Protokollierung von Rats- und Ausschusssitzungen. „Wie häufig und wie intensiv die KI im Arbeitsalltag verwendet wird, ist von Mitarbeiter zu Mitarbeiter sehr unterschiedlich“, sagt Michels. Grundsätzlich aber hätten die Angestellten die digitalen Arbeitshilfen sehr begrüßt und seien die Hürden bei der Anwendung durch die Schulungen zuvor recht niedrig gewesen.

Übergeordnete Struktur bewährt sich

„Wir sehen die KI als ein Werkzeug, das die Mitarbeiter unterstützen kann bei ihrer Arbeit. Was die Zukunft anbelangt, gehe ich davon aus, dass ihr Einsatz so selbstverständlich werden wird wie jener von Office und Outlook oder die Nutzung des Internets“, sagt Michels. Die Angst davor, dass Mitarbeiter durch KI langfristig ersetzt werden könnten, teilt sie nicht. Stattdessen würde die Arbeit dank der KI effizienter werden und könnten repetitive Arbeiten durch automatisierte Prozesse im besten Fall erleichtert werden. Angesichts der starken Dynamik im Bereich der Künstlichen Intelligenz ist man sich in Hövelhof im Klaren, dass die Beschäftigung mit der Digitalisierung wohl nie enden wird. „Unsere Digitalisierungsstrategie und KI-Strategie werden jährlich fortgeschrieben“, sagt Michels, zudem sei die Stabstelle ständiger Ansprechpartner bei der Erprobung neuer Tools und der Beantwortung von Fragen zum Umgang mit der KI im Arbeitsalltag. Neben der frühzeitigen Einbindung und Schulung der Mitarbeiter hätte sich eben diese Organisationsstruktur extrem bewährt, wie Michels berichtet. „Um einen derart weitreichenden und einschneidenden Veränderungsprozess umzusetzen, braucht es eine übergeordnete Stelle, die sich ständig damit befasst“, so die Stabstellenleiterin. Ziel ist dabei nicht die Digitalisierung um ihrer selbst willen, sondern ein konkreter Mehrwert für Beschäftigte und Bürgerinnen und Bürger. Ein sichtbares Beispiel hierfür ist der kommunale Chatbot ‚Holli‘, der bereits heute als digitales Serviceangebot zur Verfügung steht.

Weitere Informationen zur Digitalisierungs- und KI-Strategie in Hövelhof hier