KI im Rathaus - aber sicher

Drei Arbeitstage für ein Gemeinderatsprotokoll? In Neuhausen im Enzkreis reicht inzwischen einer. Ein KI-Assistenzsystem erstellt aus der Aufzeichnung der Sitzung einen ersten Entwurf. Eine Mitarbeiterin überarbeitet ihn, Bürgermeisterin Sabine Wagner prüft das fertige Protokoll selbst. „Es ist eine unglaubliche Erleichterung“, sagt Wagner. Bei einer Standardsitzung spart die Verwaltung so nach ihrer Einschätzung zwei Arbeitstage.

Der Zeitgewinn ist Teil eines größeren Vorhabens. Neuhausen will die Digitalisierung nicht in einzelnen Projekten vorantreiben, sondern als langfristige Strategie für die Verwaltung aufstellen. Im Mai dieses Jahres hat der Gemeinderat das entsprechende Konzept einstimmig beschlossen. Es soll der Gemeinde in den kommenden Jahren als „gemeinsamer Kompass“ dienen und unter anderem die Bürgerorientierung verbessern und vorhandene Ressourcen effizienter einsetzen.

KI-Assistenzsystem unterstützt bei Routineaufgaben

Auch KI gehört in diesen Rahmen. Das Assistenzsystem ging direkt nach dem Beschluss der Digitalisierungsstrategie an den Start und unterstützt die Verwaltung zunächst bei Aufgaben, die sich regelmäßig wiederholen. Neben den Gemeinderatsprotokollen hilft es bei der Vorbereitung von Gemeinderatsvorlagen. Auch bei Traureden kommt es zum Einsatz: Nach einem Vorgespräch mit einem Paar und anhand eines Leitfadens erstellt das KI-Assistenzsystem einen ersten Entwurf. Aus rund 30 Minuten Arbeit werden so nach Angaben der Bürgermeisterin etwa fünf.

Für Wagner liegt genau darin die Stärke der Technologie. „KI ist bei Routineaufgaben unglaublich toll.“ Die gewonnene Zeit soll allerdings nicht auf Kosten der Beschäftigten gehen. Vielmehr will die Kommune ihre Mitarbeiter von aufwendigen Routinetätigkeiten entlasten, damit mehr Zeit für fachliche Aufgaben, individuelle Fälle und den persönlichen Austausch mit Bürgern bleibt.

Open-Source-Modelle auf eigenen Servern

Damit die Verwaltung die Kontrolle über ihre Daten behält, setzt Neuhausen nicht auf frei zugängliche KI-Dienste, sondern auf ein bestehendes System eines deutschen Anbieters, das speziell für den Einsatz in der Verwaltung ausgelegt ist. Das Assistenzsystem arbeitet mit Open-Source-Modellen auf eigenen Servern.  Die Daten bleiben innerhalb der vorgesehenen Infrastruktur und werden nicht an kommerzielle Drittanbieter weitergegeben. Verarbeitung und Speicherung erfolgen auf deutschen Servern.

Hinzu kommen rechtliche und organisatorische Vorgaben: „Neuhausen hat die Datenverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO geregelt und einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen“, berichtet Wagner. Eine Dienstanweisung lege außerdem fest, wie die Beschäftigten die KI einsetzen dürfen. Eine zentrale KI-Beauftragte steht als Ansprechpartnerin zur Verfügung.

Wie gelingt der KI-Einstieg in einer kleinen Kommune?

Neuhausen zeigt: Eine kleine Kommune muss dafür kein eigenes KI-Entwicklungsteam aufbauen. Entscheidend ist zunächst die Frage, bei welchen Aufgaben die Technologie tatsächlich entlasten kann. Auf dieser Grundlage kann die Kommune ein passendes System auswählen und den Einsatz auf konkrete Anwendungsfälle begrenzen.

Ebenso wichtig sind klare Regeln für den Umgang mit den Daten und die Nutzung durch die Beschäftigten. Neuhausen hat dafür technische, rechtliche und organisatorische Vorkehrungen getroffen. So bleibt die Verantwortung für die Ergebnisse bei den Mitarbeitern – und die KI ein Werkzeug, das sie bei ihrer Arbeit unterstützt. „Die Mitarbeiter müssen die Ergebnisse prüfen und fachlich bewerten“, betont Wager. Denn „KI macht auch Fehler“. Eigenständige Entscheidungen soll das System deshalb nicht treffen.

Bei der Einführung setzte die Gemeinde von Anfang an auf die Beschäftigten. Sie erhielten eine Anwenderschulung; eine Multiplikatorin informiert über Neuerungen und Updates. Nach Wagners Einschätzung nutzen und akzeptieren inzwischen rund 95 Prozent der Mitarbeiter die KI. Für die Bürgermeisterin ist die Beteiligung der Beschäftigten ein entscheidender Erfolgsfaktor: „Jedes Reformprojekt steht und fällt damit, wie man die Mitarbeiter einbindet.“

Weitere Einsatzmöglichkeiten in der Warteschleife

Bei weiteren Einsatzmöglichkeiten stößt die Gemeinde allerdings noch an Grenzen. Wagner würde die KI beispielsweise gern einsetzen, um eingehende E-Mails zu sortieren und Antwortentwürfe vorzubereiten. Dafür fehlen derzeit noch die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen. Das Thema bleibt deshalb in Bewegung. „Was heute datenschutzkonform ist, kann morgen schon wieder ein Problem darstellen“, sagt Wagner.

Ihr Ziel geht dennoch über einzelne Anwendungen hinaus. Die Bürgerinnen und Bürger sollen künftig möglichst viele Verwaltungsangelegenheiten digital erledigen können – sofern sie das möchten. Für Wagner ist dabei entscheidend, dass die Technik nicht zum Selbstzweck wird, sondern den Zugang zur Verwaltung erleichtert und den Beschäftigten den Rücken für die Aufgaben freihält, bei denen menschliches Urteil und persönlicher Kontakt gefragt sind.