Rathaus ohne Öffnungszeiten: Was digitale Behördengänge leisten

Neue Wohnung, neue Adresse – aber kein Termin im Bürgerbüro. Wer innerhalb Oldenburgs umzieht oder neu in die Stadt zieht, kann seinen Wohnsitz vollständig online anmelden. Die Verwaltung verarbeitet die Daten digital, nur der Adressaufkleber für den Ausweis kommt noch per Post. Mehr als 350 Onlineanträge bietet Oldenburg für Bürger und Unternehmen an, darunter Meldebescheinigungen und Kfz-Zulassungen. Auch Gebühren lassen sich direkt online bezahlen. Über 50.000 solcher Zahlungen verzeichnet die Stadt jährlich. Das erspart die Zuordnung von Überweisungen und beschleunigt die Bearbeitung. Auch die Beschäftigten profitieren: Anträge gelangen häufig direkt in die zuständige Fachsoftware, das Übertragen von Daten entfällt. Pflichtfelder verhindern unvollständige Angaben und zusätzliche Rückfragen. Julia Masurkewitz-Möller, Leiterin des Fachdienstes Digitales, berichtet von positiven Rückmeldungen aus den Fachabteilungen.

Oldenburg: Wie erfolgreich ist das digitale Rathaus?

Doch wie erfolgreich ist das digitale Rathaus tatsächlich? Für Masurkewitz-Möller zählt weniger die Zahl der Dienste als deren Nutzung. Bei Wohnsitzanmeldungen, Meldebescheinigungen und Kfz-Zulassungen bearbeitet die Stadt jährlich mehrere Tausend Anträge. Andere Angebote werden dagegen kaum genutzt. „Es ist entscheidend, dass vor allem häufig genutzte Verfahren digital funktionieren, anstatt nur auf die Gesamtzahl der Onlineanträge zu schauen.“ Bis Mitte 2027 will Oldenburg am Beispiel der elektronischen Wohnsitzanmeldung auswerten, wie viele Menschen den digitalen Weg wählen, wie viele persönlich kommen und wie sich Bearbeitungszeiten und Zufriedenheit entwickeln. Über das Zentrale Bürgerpostfach der BundID sollen künftig mehr Bescheide digital zugestellt werden.

„Entscheidend ist, dass vor allem häufig genutzte Verfahren digital funktionieren.“

Julia Masurkewitz-Möller, Leiterin des Fachdienstes Digitales in Oldenburg

Nur 26 Prozent erledigen Behördengänge vollständig online

Dass digitale Behördengänge noch längst nicht selbstverständlich sind, zeigt der eGovernment MONITOR 2026 des gemeinnützigen Digitalisierungsnetzwerks Initiative D21 und der Technischen Universität München. Demnach konnten nur 26 Prozent der Befragten ihr letztes Behördenanliegen vollständig online erledigen. Dabei waren 81 Prozent derjenigen, die digitale Verwaltungsangebote genutzt hatten, mit der Abwicklung zufrieden.

Lesetipp: E-Government: Deutsche nutzen digitale Verwaltungsangebote immer seltener

Gräfelfing: Förderantrag am Sonntagabend

Ein grünes Dach fürs Haus – und ein Zuschuss der Gemeinde? In Gräfelfing lässt sich der Förderantrag auch am Sonntagabend vom Sofa aus stellen. Antragsteller melden sich mit der Bund- beziehungsweise BayernID an, füllen das Formular aus und schicken es ab. Nach wenigen Tagen liegt der Bescheid vor. Ein Rathausbesuch ist dafür nicht nötig.

Entscheidend ist, was danach passiert: Der Antrag landet direkt im Dokumentenmanagementsystem. Die Software legt den Vorgang an und schlägt anhand der Angaben die Fördersumme vor. Ein Sachbearbeiter prüft die Plausibilität und erstellt den Bescheid, der digital oder per Post kommt. Ist das Dach begrünt, wird die Rechnung online eingereicht und die Gemeinde überweist den Zuschuss. Gräfelfing trägt seit fünf Jahren den Titel „Digitales Amt“ – inzwischen mit 80 Online-Leistungen. „Das Wichtigste ist erstmal, wie beim Hausbau ein Fundament zu bauen“, sagt Florian Neuner, Sachgebietsleiter IT und Digitalisierung. Dazu zählen die elektronische Akte, ein Dokumentenmanagementsystem und ein eigener Formularserver. So kann die Gemeinde passende Dienste selbst entwickeln oder auf fertige Marktlösungen zurückgreifen. Denn ein digitales Formular allein macht noch keine digitale Verwaltung. Bei manchen landesweit bereitgestellten Diensten kommen Anträge lediglich als PDF im Rathaus an; Beschäftigte müssen die Daten anschließend von Hand übertragen. „Das ist ja kein guter digitaler Dienst“, sagt Neuner. Deshalb will er zunächst vorhandene Angebote verbessern, statt nur neue hinzuzufügen.

Lesetipp: Dokumentenmanagementsysteme: Erfolgsfaktor für die Umsetzung des OZG

Alleshausen: Digitalisierung mit 1,5 Vollzeitstellen

Gerade für kleine Kommunen ist die Umstellung eine Herausforderung. In Alleshausen im Landkreis Biberach mit rund 550 Einwohnern teilen sich vier Beschäftigte der Kernverwaltung gerade einmal 1,5 Vollzeitstellen. Der ehrenamtliche Bürgermeister Patrick Hepp sucht seit seinem Amtsantritt 2021 nach Wegen, die zahlreichen Pflichtaufgaben mit wenig Personal zu bewältigen. Für die digitale Anmeldung zur Grundschulbetreuung entwickelte die Gemeinde zunächst eine eigene Plattform auf Basis von Microsoft 365. „Campus Inside“ sollte auch Vereinen die Buchung von Sporthallen ermöglichen und die Belegung des Lehrschwimmbeckens anzeigen. Die Lösung kam gut an, wurde mit der Zeit aber zu komplex. „Wir mussten uns eingestehen, dass wir uns etwas verrannt hatten“, räumt Hepp ein. Nun setzt Alleshausen auf bewährte Fachprogramme; eine neue Webseite soll die Zugänge bündeln. Der Neustart ist für Dezember geplant.

Wo das digitale Rathaus an Grenzen stößt

„Jeder denkt immer, digital zu sein bedeutet, man braucht unmittelbar weniger Mitarbeiter. Das ist aber ein Trugschluss“, sagt Hepp. Zunächst müssen Abläufe erfasst, vereinfacht und geeignete Programme gefunden werden. Spürbare Verbesserungen erwartet er deshalb erst in zwei bis drei Jahren. Doch nicht jeder Behördengang lässt sich durch einen Klick ersetzen. Reisepässe und Personalausweise müssen weiterhin persönlich beantragt werden. In Gräfelfing nennt Florian Neuner den Fall eines Menschen, der obdachlos wird: Ein Erfassungsbogen lässt sich digitalisieren, das anschließende Gespräch nicht. „Dafür sind wir als Kommune ja ursprünglich da, um den Bürgern zu helfen“, sagt er. „Wir sehen das Ganze als ergänzendes Angebot.“ Auch Patrick Hepp zieht eine klare Grenze: „Ich glaube, ein rein digitales Rathaus ist nicht der richtige Weg.“ Routineaufgaben sollen künftig möglichst online funktionieren, für komplexe Anliegen aber weiterhin persönliche Gespräche möglich sein – dann nach Terminvereinbarung.

„Ein rein digitales Rathaus ist nicht der richtige Weg.“

Patrick Hepp, Bürgermeister von Alleshausen

Lesetipp: BundID: Bürgerkonto für alle Verwaltungsdienste

Digitale Angebote bekannter machen

Eine weitere Herausforderung sieht die Leiterin des Fachdienstes Digitales in Oldenburg, Julia Masurkewitz-Möller, darin, die digitalen Angebote bekannter zu machen. Selbst bei Neubürgerveranstaltungen stellt Oldenburg fest, dass viele Menschen nicht wissen, welche Behördengänge sie bereits online erledigen können. Das digitale Rathaus ist längst geöffnet. Jetzt müssen die Bürger nur noch den Weg dorthin finden.

Lesetipp: KI: Roboter erleichtern Alltag