Verwaltung 2.0
Wie Digitalisierung flächendeckend gelingt
Digitalisierung hat Priorität im Landkreis Kelheim
Unabhängig von der Digitalkooperation treibt der Landkreis den digitalen Wandel schon seit Längerem stark voran, wie Lukas Sendtner, der Stabstellenleiter der Pressestelle berichtet. „Inzwischen stehen den Bürgern über 100 Online-Dienste rund um die Uhr zur Verfügung, außerdem wickelt das Landratsamt Kelheim seit Kurzem auch Ordnungswidrigkeitenverfahren vollständig digital ab, was intern Zeit und Papier spart“, so Sendtner. Im Rahmen der Digitalkooperation soll dieses Angebot der eigenen und auch der zentral zur Verfügung gestellten Online-Dienste nun noch weiter verbessert und ausgebaut werden.
Pilotprojekt des Bundes- und Staatsministeriums
Bei der Digitalkooperation im Landkreis Kelheim handelt es sich um ein gemeinsames Pilotprojekt des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung und des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales. Neben weiteren Landkreisen wie Regensburg, Augsburg und Aschaffenburg wurde der Landkreis Kelheim als eine von sechs Pilotkommunen in Bayern ausgewählt.
Praxischeck läuft
Im Rahmen der Digitalkooperation soll genau untersucht werden, wo in der Praxis Probleme auftreten und Abläufe noch nicht rund laufen. Hierzu geht das Projektteam direkt in die Sachgebiete des Landratsamtes Kelheim und wird in Workshops und Interviews mit den Mitarbeitern analysiert, wo im Behördenalltag noch Hürden bei Online-Anträgen liegen. „Dabei geht es zum Beispiel um fehlende Schnittstellen oder komplizierte Formulare“, sagt Sendtner, die verbessert werden sollen, um letztlich die Prozesse für die Bürger ebenso wie für die Verwaltung spürbar zu vereinfachen. Parallel hierzu wurden in Kelheim bereits zentrale Dienste definiert, die flächendeckend ausgerollt werden sollen. Einer davon ist zum Beispiel der Onlinedienst eWaffe.
„Mit diesem Dienst können über 20 Antragsstrecken für waffenrechtliche Erlaubnisse einheitlich digital zur Verfügung gestellt werden. Nach der Antragstellung erfolgt die Übermittlung direkt ins Fachverfahren. Der Antragsteller muss nur noch zur Beurkundung ins Amt kommen“, erklärt Sendtner. Für die Auslieferung dieser Dienste stellt die BayKommun ein Roll-Out-Team und Infomaterial zur Verfügung, die Implementierung erfolgt dann zusammen mit dem Fachverfahrenshersteller und der hauseigenen IT.
Großer Nutzen für die Bürger
Der Nutzen von digitalen Dienstleistungen für die Bürger liegt laut Sendtner auf der Hand: „Für die Antragsteller bedeutet das, das Amt praktisch „in der Hosentasche“ zu haben: Verwaltungsleistungen können dann flexibel mit dem Smartphone oder am Computer beantragt werden, wodurch nicht nur Porto, sondern häufig auch der mehrfache Weg zum Amt entfallen“, so der Pressesprecher. Jeder einzelne Online-Dienst würde dabei einen klaren Mehrwert für die Bürger mit sich bringen, was sich besonders in stark frequentierten Bereichen wie der Führerscheinstelle, der Zulassungsstelle oder dem Ausländerwesen zeigen würde.
In Kelheim werden dort die Dienste iKfz und Aufenthalt.Digital eingesetzt, die gleich mehrere Antragsstrecken umfassen, die viele Anliegen vollständig digital abwickeln. Ein wichtiger Aspekt ist hier laut Sendtner auch die integrierte Feedback Funktion der Dienste, die es ermöglicht, Anregungen und Kritik direkt zum jeweiligen Antrag aufzunehmen. „Das überwiegend positive Echo aus der Bevölkerung bestätigt, dass die Onlinedienste nicht nur die Wegzeiten und Kosten reduzieren, sondern auch die Servicequalität erhöhen und die Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürgern stärken“, so der Pressesprecher.
Nutzen für Verwaltung
Neben den Bürgern profitiere auch die Kommune selbst, vor allem, was die Sachbearbeitung und die Verwaltungsabläufe anbelangt. So sagt Sendter: „Durch Kooperationen entstehen einheitliche Prozesse und Vorgaben, die regionale Unterschiede bei der Antragstellung entschlacken und die Arbeit in den Behörden effektiver und effizienter gestalten“. Dadurch könnten langfristig auch den Problemen entgegengewirkt werden, die durch den Fachkräftemangel und die angespannte Haushaltslage entstehen.
Personelle und finanzielle Engpässe als Hürden
Die größte Herausforderung bei der Umsetzung der digitalen Dienste liegt laut Sendter in den personellen und auch finanziellen Engpässen. „Nur weil Dienste zentral zur Verfügung gestellt werden, heißt das nicht automatisch, dass alles mit der Bayerischen Digitalumlage bezahlt ist“, so der Pressesprecher. Darüber hinaus hänge der Erfolg vor allem vom Rückhalt der Entscheider im Haus ab und von der Bereitschaft im Sachgebiet, Abläufe wirklich modernisieren zu wollen. Außerdem gibt es auch ganz praktische Probleme, etwa die schwer verständlichen technischen Anbindungsleitfäden: „Diese sind oft mehr hinderlich als hilfreich, da sie zu komplex gestaltet werden“, so Sendtner.
Über den Tellerrand schauen lohnt sich
Neben Hessen ist Bayern eines von zwei Ländern, in denen der Bund die Digitalisierungsoffensive gestartet hat und die Zusammenarbeit zwischen den jeweils sechs Pilotkommunen ist eng. „Zusätzlich vernetzen wir uns über das Bayerische Kommunal-Netzwerk der BayKommun, und pflegen einen regelmäßigen Austausch mit unserem Nachbarlandkreis Regensburg“, sagt Sendtner. Hierbei hat man in Kelheim festgestellt: „Mit offener und ehrlicher Kommunikation kann man gemeinsam oft mehr erreichen als allein im stillen Kämmerlein“. Dabei würde der Blick über den Tellerrand in andere Verwaltungen spannende Einblicke ermöglichen, die letztlich wieder zu neuen Lösungen führen und die eigenen Prozessabläufe verbessern.
