Neue Arbeitsformen
Homeoffice: Was Kommunen von Wedel lernen können
Homeoffice längst fest etabliert
„Das Homeoffice ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken“, sagt Anja Rose, die als Leiterin des Fachdiensts Personal in Wedel arbeitet. Auch in Wedel war die Corona-Pandemie der Wendepunkt. Während zuvor kaum jemand außerhalb des Schreibtisches im Amt gearbeitet hatte, waren mit einem Mal viele von zu Hause aus tätig. „Das lag auch daran, dass wir während der Pandemie teilweise im Schichtdienst gearbeitet und uns im Büro abgewechselt haben, um die Ansteckungsgefahr zu minimieren“, sagt Rose. Seitdem ist das Arbeiten von zu Hause aus ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags in Wedel. „Nach Corona war klar, dass es kein Zurück mehr gibt“, sagt Rose. Deshalb hätte man sich intensiv damit beschäftigt, wie „wir das so lösen, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber damit gut leben können“, so die Fachstellenleiterin.
Arbeitgeber treffen Entscheidung
In der Stadt Wedel wird zwischen „Homeoffice“ und „mobilem Arbeiten“ unterschieden. Von ersterem spricht man, wenn ein Arbeitgeber regelmäßig bis zu maximal 50 Prozent von zu Hause aus arbeitet. Das mobile Arbeiten bedeutet, dass ein Arbeitnehmer bis zu knapp acht Stunden, entsprechend einer Tages-Arbeitszeit, etwa an den Außenstellen digital arbeitet. „Als Arbeitgeber kann man sich bei uns entscheiden, was man will und stellt einen entsprechenden Antrag“, sagt Rose. Dieser kann dann bestimmte Arbeitstage im Homeoffice oder aber den Antrag auf mobiles Arbeiten beinhalten. Beides ist grundsätzlich ab Ende der Probezeit möglich, aber selbstverständlich nur dann, wenn es die Art der Arbeit auch zulässt - Mitarbeiter im Bauhof oder Erzieher im Kindergarten etwa können nicht vom Homeoffice oder mobilen Arbeiten Gebrauch machen.
Eine weitere Voraussetzung ist, dass die Öffnungszeiten des Rathauses gewährt und der Arbeitsfluss vor Ort gesichert ist. „Hierzu muss man sich intern in den Abteilungen und mit den Vorgesetzten absprechen“, sagt Rose. Schließlich brauche es ein gutes planerisches Grundgerüst, damit immer jemand vor Ort sei und man planen kann, wer wann wo erreichbar ist. Kommt es im Alltag zu Abweichungen von den beantragten Regelungen, etwa weil ein Kind erkrankt ist oder ein Elternteil zu pflegen ist, wird im Zweifelsfall kurzfristig angepasst. „Solange es dienstlich funktioniert, sind wir großzügig“, betont Rose, das Ziel sei schließlich, dass die Arbeit so gut und effektiv wie möglich erledigt werde.
Digitalisierung und Datenschutz als wesentliche Voraussetzungen
Die wichtigste Voraussetzung dafür, dass das Homeoffice in der Praxis reibungslos funktioniert, ist laut Rose neben den klaren Absprachen eine konsequente Digitalisierung von Akten und Prozessen in der Verwaltung. „Wir sind mittlerweile fast flächendeckend digital aufgestellt“, so Rose, und im Großen und Ganzen könne fast jeder Mitarbeiter von zuhause aus alles machen. Damit einher geht auch eine hochsensible Wahrung des Datenschutzes. „Ist all das gewährleistet, ist es letztlich der wichtigste Punkt, dass der Publikumsverkehr reibungslos funktioniert und die Öffnungszeiten gewahrt bleiben“, so die Fachstellenleiterin.
Mehr Flexibilität führt zu höherem Output
Seit mittlerweile etlichen Jahren sind das Homeoffice und das mobile Arbeiten in der Verwaltung der Stadt Wedel an der Tagesordnung und nach Erfahrung von Rose hat sich die Etablierung der neuen Arbeitsmethoden überaus bewährt. „In den verschiedenen Fachbereichen geht es oft um sehr komplexe Sachverhalte. Wenn man da statt im Großraumbüro zu Hause konzentriert und in Ruhe arbeiten kann, ist der Arbeitsoutput oft höher“, so Rose. Außerdem würden die flexibleren Arbeitsmodelle manchen Mitarbeitern überhaupt erst ermöglichen, wieder zu arbeiten. „Die Möglichkeit, bis zur Hälfte der Arbeitszeit Homeoffice zu machen, erlaubt es zum Beispiel manchen Eltern nach der Elternzeit zurückzukehren und verbessert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf enorm“, sagt Rose. Damit einher würde auch eine deutlich höhere Zufriedenheit der Beschäftigten gehen und nicht zuletzt könnte so auch manches Platzproblem in den Büros gelöst werden.
Flexible Arbeitszeitregelung ist weiterer Pluspunkt
Unabhängig von der Homeoffice-Regelung ist in der Stadt Wedel eine außergewöhnlich große Zeitspanne vorgegeben, innerhalb derer die Arbeit erledigt werden kann. So können die Mitarbeiter in den 15 Stunden zwischen 6 und 21 Uhr variabel ihre Arbeitszeit wählen, gegebenenfalls auch längere Pausen einschieben und die Arbeit anschließend fortsetzen. „Dadurch hat man eine große Freiheit und diese Flexibilität erleichtert vieles“, sagt Rose. Gerade in Kombination mit der Homeoffice-Regelung hätten die Mitarbeiter so deutlichen Spielraum, insbesondere was die häufige Herausforderung der Vereinbarkeit anbelangt.
Kulturwandel lohnt sich
„Als Kommune sollte man sich natürlich gut vorbereiten und nicht blauäugig an die Arbeitszeitregelung herangehen, aber man sollte auch nicht zu viele Vorbehalte und Sorgen haben“, weiß Rose aus Erfahrung. Statt Angst davor zu haben, dass das Homeoffice ausgenutzt wird, sollte man die Mitarbeiter realistisch einschätzen und von einer rein präsenzorientierten Kontrollkultur hin zu einer vertrauensbasierten Führung kommen, bei der das Ziel der Arbeit im Vordergrund steht und die Freiheit der Mitarbeiter die Voraussetzung ist für eine verantwortungsvollere und effizientere Arbeit. In der Stadt Wedel hat sich genau das bewährt. Rund 450 Mitarbeiter arbeiten insgesamt für die Stadt, wobei darunter auch etliche sind, für die Homeoffice oder mobiles Arbeiten aufgrund der Tätigkeit nicht infrage kommt.
Von den restlichen Mitarbeitern nutzen laut Rose insgesamt rund 113 Kollegen das Homeoffice oder das mobile Arbeiten, also etwa die Hälfte aller, denen es möglich wäre. „Es gibt durchaus auch Kollegen, die lieber im Büro arbeiten als zu Hause und denen eine klare Trennung von Arbeit und Privatraum wichtig ist“, so Rose. Viele andere aber würden die Flexibilität sehr schätzen und sie auch als Standard erwarten. So stellt Rose fest: „Besonders für junge Kollegen ist die Möglichkeit zum Homeoffice eine Selbstverständlichkeit und von daher auch eine wesentliche Voraussetzung für die Gewinnung von neuen Fachkräften. Gerade Jüngere wird man als Kommune mit Restriktionen nicht für sich gewinnen.“
