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Talentsuche

Ausbildungsmesse digital – so geht es!

Die Talentsuche gestaltete sich im Corona-Jahr als schwierig. Ohnehin mussten viele Prozesse nun digitalisiert abgebildet werden, doch eine Ausbildungsmesse zu digitalisieren ist eine besonderere Herausforderung. Petra Schütt von der Stadt München hat Erfahrungen gemacht und gibt wertvolle Tipps.

Die Landeshauptstadt München bietet in Zusammenarbeit mit zentralen Partnern jährlich mehrere kostenlose Messeformate für Ausbildungs- und Jobsuchende an. Im Fokus stehen junge Schulabgänger auf der Suche nach einer Ausbildung, Berufsrückkehrer oder internationale Fachkräfte. Zudem gibt es branchenbezogene Formate, wie für Pflege- und Gesundheitsberufe. Jährlich können sich so mehrere tausend Interessierte über Jobangebote sowie Berufsfelder informieren und mit Unternehmen in Kontakt treten.

Ausbildungsplatzsuche vor allem an Mittelschulen ein Problem

Im Frühsommer 2020 war absehbar, dass die üblichen Präsenzveranstaltungen ausfallen werden. Vor allem die Mittelschulen wiesen darauf hin, dass für ihre Schulabgänger eine wichtige Möglichkeit der Ausbildungsplatzsuche zu fehlen drohte. Der Umstieg auf virtuelle Messeformate war naheliegend. Nach einer kurzen Marktrecherche wurde über das Münchner Beschäftigungs- und Qualifizierungsprogramm (MBQ) die Jahreslizenz für eine Online-Messe-Plattform erworben und im September 2020 konnte die erste virtuelle Ausbildungsmesse stattfinden.

Wichtige Kriterien für die Auswahl einer geeigneten Messeplattform waren geringe Lizenzgebühren, eine möglichst einfache Navigation durch die Messe (hohe Usability), und dass den Ausstellern keine Kosten entstehen. Komplettlösungen sind komfortabel, haben aber auch ihren Preis (bis zu 50.000 Euro Lizenzgebühren pro Veranstaltung). Die Wahl fiel – unter Beachtung der Vergaberichtlinien – auf ein Tool mit fixen Kosten über eine Jahreslizenz für rund 10.000 Euro ohne Limitierung der Veranstaltungen.

Cover Print Heft 06/2021
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Für die Verwaltung war damit ein höherer Aufwand verbunden, da die Planung, Organisation und technische Umsetzung im Wesentlichen in Eigenregie erfolgte. So wurden Grundeinstellungen und die grafische Gestaltung der virtuellen Messeräume - unter anderem Navigationstexte, Landing-Page, virtuelle Lobby - durch die Verwaltungsmitarbeiter erarbeitet und online gebracht.

Klassische Werbung für die digitale Ausbildungs-Messe

Über die bestehenden Netzwerke und Kooperationen konnte das Ausstellungsangebot interessierten Unternehmen unterbreitet werden. Gleichzeitig wurde über Lehrkräfte, die Berufsorientierung, über stadtweite Beratungsangebote, Social Media-Kanäle (zum Beispiel Facebook, Instagram, Tiktok) und Posterkampagnen für die Messen geworben.

Die bisherigen Präsenzmessen fanden an einem Vormittag oder ganztags statt. Angesichts fehlender Erfahrungen variierte die Dauer der virtuellen Jobbörsen: von einem 5-stündigen Karrieretag für internationale Fachkräfte über mehrtägige Ausbildungs- und Orientierungsmessen. Um die Zugangshürden möglichst niedrig zu halten, wurde bei den ersten Messen auf eine Registrierung durch die Besucher verzichtet.

Bis Februar 2021 fanden vier virtuelle Messen mit durchschnittlich 30 Ausstellern statt. Die Aussteller können ihre virtuellen Messestände mit eigenem Informations- und Filmmaterial (MP4-Formate) sowie weiterführenden Links bestücken. Der Austausch mit potenziellen Bewerbern ist über Chat- und Videofunktionen sowie per Telefon möglich.

Wenig Erfahrung mit digitalen Messen – steile Lernkurve

Zwischen der Idee und der Realisierung der ersten virtuellen Messe liegt ein enormer Lernprozess. Verwaltungsmitarbeiter haben mit viel Engagement und unter hohem Zeitdruck eine geeignete Plattform ausgewählt, sich mit den Tools vertraut gemacht und mit Unterstützung des Softwareanbieters den Ausstellern einen umfangreichen Support geleistet, etwa Leitfäden erarbeiten, Templates erstellen, Datenerfassung, Grundeinrichtung der virtuellen Stände, Bearbeitungsrechte verwalten, Hilfestellung bei allen Fragen der Standgestaltung, zum Beispiel Einbindung von Video-Live-Chat-Systemen. Das erworbene Wissen wurde unmittelbar mit den beteiligten Kooperationspartnern erarbeitet und geteilt. Die meisten Unternehmen hatten bislang wenig Erfahrung mit digitalen Messeformaten, daher war der Betreuungsaufwand, aber auch der gemeinsame Wissenszuwachs enorm.

Die Aussteller zeigen sich mit der Organisation der Messen überwiegend zufrieden. Nicht zuletzt aufgrund der großen Unterstützung wird der Ressourceneinsatz für die Gestaltung ihres Messeauftritts von der Mehrheit der Unternehmen als überschaubar eingestuft. Der personelle Aufwand während der digitalen Messen ist sogar geringer als bei Präsenzmessen. Allerdings, virtuelle Ausbildungsmessen können aus Sicht der Betriebe den persönlichen Kontakt mit Jugendlichen nicht ersetzen. Auch sind die Besucherzahlen bei den digitalen Ausbildungsmessen bislang noch deutlich niedriger und der direkte Austausch gelingt seltener.

Trotzdem sehen alle Beteiligten digitale Ausbildungs- und Jobbörsen derzeit als notwendige Alternative und für die Zukunft als eine interessante Ergänzung zu den klassischen Präsenzveranstaltungen. Wir haben in kurzer Zeit viel Neues gelernt. Diesen erfolgreichen Prozess wollen wir mit kommunalen Ressourcen weiter begleiten und unterstützen.