KGSt-DENKANSTÖßE
Digitalisierung im Standesamt: Modernisierung für zeitgemäßen Bürger-Service
Zunächst erfolgte eine Analyse des Leistungsportfolios, da Standesämter neben der bekanntesten Leistung, der Eheschließung, zahlreiche weitere Dienstleistungen erbringen. Dabei wurden klare Schwerpunkte identifiziert: Fünf Leistungen binden etwa zwei Drittel der Stellenkapazitäten und damit auch der Personalressourcen (vgl. Abbildung). Aus organisatorischer Sicht empfiehlt es sich daher, diesen Leistungen eine hohe Priorität einzuräumen, die Prozesse zu optimieren, digitale Tools einzusetzen, das hierfür eingesetzte Personal zu qualifizieren und die dauerhafte Besetzung der entsprechenden Stellen zu forcieren. Im Detail umfasst dies das Leistungsbündel Eheschließung (Anmeldung, Ermächtigungen, Durchführung, Nachbeurkundung), Geburtsbeurkundungen, Urkundenbestellungen (Ausstellung von Personenstandsurkunden), Sterbefallbeurkundungen und elektronische Nacherfassungen.
Als Optionen für die Digitalisierung wurden unter anderem folgende Möglichkeiten identifiziert:
- Online-Traukalender
- Anmeldung zur Eheschließung per Videocall
- Online-Urkundenservice
- Abholstation für Dokumente und Bestatterschrank
- Online-Terminvereinbarung für das Standesamt
- Homeoffice im Standesamt
- Elektronische Akten / elektronische Sammelakte
- Elektronische Todesbescheinigungen
Im kürzlich veröffentlichten KGSt®-Bericht „Das digitale Standesamt – Grundlagen, Digitale Lösungen, Orientierungswerte zum Stellenbedarf“ (Nr. 13/2023) werden diese Themen näher erläutert sowie die hierzu gesammelten Praxiserfahrungen aus den beteiligten Standesämtern ausführlich beschrieben. Der Bericht geht zudem detailliert auf das Thema „Nacherfassungen“ ein und behandelt das Thema „Stellenbedarf“ ausführlich. Dem Bericht wurde zudem ein Excel-Tool beigefügt. Mittels Eingabe von Fallzahlen kann damit ein Orientierungswert zum örtlichen Stellenbedarf eines Standesamtes berechnet werden.
KGSt-Mitgliedern steht der Bericht im KGSt®-Portal unter https://www.kgst.de/doc/20231221A0005 kostenfrei zur Verfügung.
