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Erfolgsfaktoren für den Einsatz von E-Payment in Kommunen
Die Corona-Pandemie hat auch in der kommunalen Welt den Einsatz von elektronischen Bezahlverfahren verstärkt. Vorteile entstehen nicht nur durch das kontaktlose Zahlen, vielmehr tragen diese Verfahren wesentlich zu einer medienbruchfreien, durchgängigen und digitalen Bearbeitung der Verwaltungsvorgänge bei. Ohne die Anbindung von E-Paymentverfahren kann ein wirksames E-Government nicht umgesetzt werden. Die Kommunen stehen vor der Herausforderung, aus einer Vielzahl von Verfahren eine passende Auswahl zu treffen.
Dafür brauchen sie nicht nur den richtigen Zugangsweg – z. B. über Portale der Länder oder des Bundes – und einen Payment-Service-Provider. Sie müssen dabei auch inhaltliche Anforderungen, Sicherheitsaspekte und die Integration in bestehende Systeme und Prozesse betrachten. Auch die Kosten der Verfahren spielen eine wichtige Rolle, denn sie können nicht auf die Bürgerinnen und Bürger umgelegt werden.
Kommunen müssen zunächst die Fachanforderungen prüfen. Hierzu zählen u.a. die Einmalzahlung/wiederkehrende Zahlung, der Verbreitungsgrad eines Verfahrens, dessen Cross-Border-Tauglichkeit sowie der Eintritt der Zahlungsgarantie. Bei den Sicherheitsanforderungen sind Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit wesentliche Aspekte. Dazu kommen aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger noch Sperrmöglichkeit, Haftung und Transaktionskontrolle. Eine wichtige Rolle für eine erfolgreiche Integration der E-Paymentsysteme in die bestehende IT-Infrastruktur spielen z. B. Prozessabläufe, notwendige Schnittstellen und Kosten für Einführung und Betrieb der Verfahren. Auch die Betragsstruktur(en) sind von Bedeutung. Einige Verfahren sind eher für Kleinstbeträge geeignet, andere für betragsintensive Leistungen.
Nach Analyse aller Kriterien können Kommunen ein geeignetes Bezahlverfahren auswählen und Entscheidungen zur Umsetzung treffen. Diese sollten möglichst zentral und unter Einbindung aller Beteiligten, wie dem Finanzbereich/(Stadt)Kasse, der IT-Abteilung und dem Rechnungsprüfungsamt, erfolgen. Neben dem klassischen Projektmanagement kann dabei auch der Einsatz agiler Projektmanagementmethoden von Vorteil sein. Werden darüber hinaus auch die Gewohnheiten und Sichtweisen der Nutzenden berücksichtigt, steht einer erfolgreichen Umsetzung nichts mehr im Wege.
Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im KGSt®-Bericht „E-Payment in Kommunen“ (Nr. 03/2022).
