Dokumentenmanagementsysteme - Erfolgsfaktor für die Umsetzung des OZG
Sonderveröffentlichung
Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis zum 31. Dezember 2022 alle Verwaltungsleistungen flächendeckend über Online-Verwaltungsportale anzubieten. Ein Klick und alles ist für den Antragsteller erledigt, so die Grundidee. Weitere positive Effekte sind aber nur dann zu erwarten, wenn Dienstleistungen, die online beauftragt wurden, auch digital und möglichst medienbruchfrei innerhalb der Verwaltung weiterverarbeitet werden können.
Voraussetzung hierfür ist die elektronische Akte im Rahmen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS): Ein DMS als Plattform für eine durchgehend digitale, strukturierte und damit vollständige Aktenführung unterstützt Kommunalverwaltungen bei der gesetzeskonformen sowie revisions- und manipulationssicheren Speicherung von Dokumenten innerhalb der Aufbewahrungsfristen und erleichtert die Ablage und das (Wieder-) Finden von Dokumenten. Bei entsprechender Schnittstellenkonfiguration werden dann auch Online-Anträge von Bürgerinnen und Bürgern automatisiert den jeweiligen Vorgängen zugeordnet.
Die KGSt sieht in der Gestaltung medienbruchfreier Prozesse das größte Potential von Dokumentenmanagementsystemen. Zum einen liegen in einem DMS alle vorgangsrelevanten Dokumente bereits digitalisiert und strukturiert vor. Vor allem aber erleichtern integrierte Workflow-Module die Arbeit. Dokumentenorientierte Vorgänge können auf dieser Basis automatisch die unterschiedlichen Bearbeitungsschritte durchlaufen.
Ein Dokumentenmanagementsystem fördert die Mobilität und die Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb der Verwaltung. Dokumente und Vorgänge werden nicht mehr personen- und/oder ortsgebunden abgelegt, sondern stehen allen berechtigten Personen uneingeschränkt und ortsunabhängig zur Verfügung. Zeitaufwändige, rekursive Schleifen oder Vor- und Nachbereitungszeiten werden vermieden.
Bei einer durchschnittlichen Reduzierung von Such- und Ablagezeiten von 30 Minuten am Tag, können rund 6 % Personalkosten eingespart bzw. mit Blick auf den Fachkräftemangel anders eingesetzt werden. Hier sind Effzienzgewinne von optimierten DMS-gestützten Workflows noch nicht eingerechnet. Das Einsparpotential bei den Mieten durch die Reduzierung der Lager- und Aufbewahrungskosten beträgt mindestens 5 %.
Viele weitere Informationen enthält der aktuelle KGSt-Bericht 2/2019: „Dokumente erfolgreich managen. Trends und Einführungsempfehlungen.“
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