Mitarbeitende im Mittelpunkt der Veränderung

Die Digitalisierung der Kommunen ist ein Dauerthema. Neben den Maßnahmen, die primär dem Bürger dienen, rückt die interne Verwaltungsdigitalisierung immer stärker in den Vordergrund. Wer sich dabei am Bedarf der Anwender orientiert, hat bessere Chancen, den Veränderungsprozess erfolgreich zu gestalten.

Fachkräftemangel, eine hohe Arbeitsbelastung, eine alternde Mitarbeiterstruktur und höhere Anforderungen. So sieht der Alltag in vielen kommunalen Verwaltungen aus. Die interne Verwaltungsdigitalisierung bietet dabei große Chancen, diesen Herausforderungen entgegenzutreten. Sie kann den Mitarbeitenden die Arbeit dauerhaft  erleichtern und sie dabei unterstützen, ihre Aufgaben effizienter zu bewältigen. Doch das Letzte, was die Mitarbeitenden brauchen, sind umfangreiche Digitalisierungsprojekte, die keinen konkreten Nutzen für ihren Alltag haben.

Digitalisierung „von unten“

Um die Mitarbeitenden konkret zu unterstützen, ist es notwendig, ihre Perspektive einzunehmen. Sicherlich ist eine übergreifende Digitalisierungsstrategie die Basis. Entscheidend für den Erfolg ist jedoch die Umsetzung der Strategie anhand der spezifischen Erfordernisse der Anwender in den einzelnen Fachämtern. Im Rahmen der Planungen sollten zielgruppengenaue Expertenlösungen zum Einsatz kommen, die den Mitarbeitenden in der täglichen Praxis einen echten Mehrwert bieten. Die Akzeptanz ist von Beginn an hoch und der Veränderungsprozess, hin zum digitalen Arbeiten, vollzieht sich schneller.

Solche Expertenlösungen zeichnen sich zum einen durch ihre Integrationsfähigkeit in amtsspezifische Arbeitsprozesse und zum anderen durch ihre schnelle Verfügbarkeit aus. Eine Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte mit einer Einschätzung der üblichen Zeitaufwände, gibt bereits erste Aufschlüsse über Optimierungspotenziale. Dies ist die Basis bei der Wahl einer anwendungsorientierten Expertenlösung. Auch die Technologie spielt eine große Rolle. Moderne, browserbasierte Lösungen sind hierbei zu bevorzugen. Sie benötigen keinen Eingriff  in die IT-Infrastruktur und sie sind jederzeit erreichbar, auch aus dem Homeoffice.

Auf diese Weise können einzelne Fachämter im Rahmen einer übergreifenden Planung ihre Abläufe digitalisieren und Vorreiter in ihrer Kommune werden.

Uwe Kalkuhl ist Business Manager Public Digital
bei Wolters Kluwer Deutschland

Mehr Infos: wolterskluwer-online.de/digitales-amt