Innovative Ideen ermöglichen kostengünstige und smarte Beschaffung
Um die Finanzlage in den deutschen Kommunen und Gemeinden ist es auch im Jahr 2025 nicht gut bestellt. Zuletzt hat der „Kommunale Finanzreport 2025” der Bertelsmann Stiftung bestätigt, dass sich die Situation aktuell „flächendeckend“ sogar eher verschlechtert. Die Steuereinnahmen würden wegen der schwachen Konjunktur stagnieren. Die großen Ausgabenblöcke für Personal und Soziales „wachsen ungebremst“. Es muss also dringend etwas geschehen. Ein großer Hebel liegt im Beschaffungswesen. Mit digitalen Tools, künstlicher Intelligenz (KI) und KI-gestützter Echtzeit-Datenanalyse kann es sehr viel besser als bisher gelingen, die Ausgaben gründlicher zu überprüfen und zu steuern, vor allem bei den indirekten Ausgabenkategorien zu sparen und durch passende Lieferanten die Ausgaben zu konsolidieren.
Die Rolle digitaler Tools in der modernen Beschaffung
Schon in vielen Branchen helfen digitale Innovationen den Beschaffungsteams, Kosten zu sparen – vor allem bei indirekten Ausgaben, einem Bereich, der häufig vernachlässigt wird, meist weil die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Unternehmen und Verwaltung bereits stark mit ihrer eigentlichen Arbeit ausgelastet sind und die Einsparungspotenziale, die dort vorhanden sind, nicht genügend kennen und erkennen. Moderne Technologie wie KI-gestützte Echtzeit-Analyse hilft, Ausgabendaten leichter zu erfassen und richtig zu deuten. Solche Informationen dienen als Grundlage für strategische Entscheidungen, etwa bei der Steuerung einzelner Warengruppen. Lieferantenanalysen ermöglichen, potenzielle Partner zu bewerten. Auch die Leistungsnachverfolgung, mit der bestehende Lieferanten regelmäßig überprüft werden, ist mehr als sinnvoll.
Der Amazon Business-Umfrage „Die Zukunft der Beschaffung neu definiert“ von 2025 zufolge nutzen bereits 85 Prozent der befragten Unternehmen und Dienstleister Online-Marktplätze als Lösung für die Ausgabenverwaltung nicht-produktionsbezogener Einkäufe. 25 Prozent setzen sie als primäre Plattform für die Ausgabenkontrolle ein.
Digitale Lösungen wie Amazon Business entwickeln sich zu leistungsstarken Partnern für die Ausgabenverwaltungen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ausschreibungsverfahren, die für einzelne Kategorien erhebliche Ressourcen erfordern, bieten diese Anbieter sofortige Möglichkeiten zur Ausgabenkontrolle und liefern umfassende Einblicke in den Beschaffungsprozess, um die interne Effizienz zu steigern – und können dadurch auch dem kommunalen Sektor helfen, Kosten zu sparen. Über digitale Shops ist es leicht, Produkte und Waren über vorab genehmigte Lieferanten zu beziehen. Interne Kunden können über benutzerfreundliche Werkzeuge einkaufen, mit denen sie bereits vertraut sind. Dies kann entweder direkt über Amazon Business oder über eine Punch-Out-Funktion bestehender Beschaffungssoftware erfolgen, ohne dass die Beschaffung direkt eingebunden werden muss.
Kellmünz und Frankenthal als Vorreiter der digitalen Beschaffung
In Deutschland sind 11.000 Kommunen für die Daseinsvorsorge ihrer Bürgerinnen und Bürger verantwortlich. Und diese erwarten von ihren kommunalen Behörden, dass sie ihnen wichtige Dienstleistungen zur Verfügung stellen – von der Beantragung des Personalausweises bis hin zum Kitaplatz. Damit das alles funktioniert, müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kommunen auch materiell optimal ausgestattet sein. In Zeiten von Homeoffice betrifft das zum Beispiel auch die Ausstattung mit leistungsfähigen Laptops. Hier hilft Amazon Business – 96 der 100 größten deutschen Städte profitieren bereits vom digitalen Einkauf.
In Kellmünz an der Iller im bayerischen Landkreis Neu-Ulm gibt es etwa 500 Haushalte mit rund 1.400 Bewohnern. Doch die Gemeinde hat ein beachtliches Zukunftsprojekt in Angriff genommen: Anfang 2020 hatte sich die Gemeinde entschieden, den Einkauf in Zukunft überwiegend digital zu organisieren. Über ein Amazon Business-Konto hat die Gemeinde nun einen transparenten Überblick über Produkte, Preisvergleiche und Angebote. Vor allem der Einkauf bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) aus der Region ist der Kommune außerdem sehr wichtig und wird über Amazon Business ermöglicht.
Auch die Stadt Frankenthal mit ihren 48.750 Einwohnern in der Metropolregion Rhein-Neckar arbeitet schon seit einigen Jahren mit Amazon Business zusammen. Einer der zentralen Faktoren im traditionellen Einkauf, besonders bei öffentlichen Einkäufern, sind Vorgaben und Richtlinien zur Kostenkontrolle. Das führt häufig zu langwierigen Abstimmungsprozessen, denn selbst kleine Käufe müssen oft zentral bewilligt werden. Hier bietet der digitale Einkauf den Frankenthalern Vorteile: Statt jeden einzelnen Prozess über den zentralen Einkauf zu organisieren, können einzelnen Personen und Gruppen individuelle Berechtigungen zugewiesen werden. In Frankenthal sind das zum Beispiel der Bauhof, die IT, Zentrale Dienste, Schulen, die Bücherei und das Gebäudemanagement. Durch diese Strukturierung kann die Stadt Kosten sparen und sicherstellen, dass Vorgaben eingehalten werden.
Chancen von digitaler Kostenkontrolle und Ausgabenanalyse nutzen
Auch wenn viele bereits einen historisch beispiellosen Absturz der Kommunalfinanzen in Deutschland prophezeien – es gibt Möglichkeiten, effektiver einzukaufen und Kosten zu sparen. Diejenigen, die digitale Werkzeuge und Tools zur Echtzeit-Ausgabenanalyse nutzen, optimieren ihre Budgetziele und erreichen mit größter Wahrscheinlichkeit ihre Ausgabenziele. Der Nutzen dieser Analysen zeigt sich immer mehr – sei es durch die Extraktion von Informationen aus Rechnungen, die Vorhersage des zukünftigen Kaufbedarfs, durch Lieferantenbewertungen oder die Überwachung der Lieferantenleistung. Das transformative Potenzial im Beschaffungswesen von Kommunen und Gemeinden ist vorhanden. Nun gilt es, diese Chancen auch zu nutzen.
