KI-Kosten für Kommunen: Wer bezahlt die Rechnung?

Die künstliche Intelligenz kommt ins Rathaus. Sie soll Briefe schreiben, Akten zusammenfassen, Anträge prüfen und Mitarbeitern stundenlange Routinearbeit ersparen. Die Versprechen sind groß. Die Erwartungen ebenfalls. Nur eine Frage geht zwischen all den Zukunftsvisionen erstaunlich schnell unter: Wer bezahlt eigentlich die Rechnung?

Denn eine KI funktioniert nicht allein deshalb, weil der Landtag ihren Einsatz erlaubt. Sie benötigt Software, eine sichere technische Infrastruktur, geschulte Mitarbeiter, Datenschutzkonzepte und im Idealfall Schnittstellen zu den bestehenden Verwaltungsprogrammen.

Brandenburg will mit einer Änderung seines E-Government-Gesetzes die rechtlichen Voraussetzungen für den KI-Einsatz in Landesbehörden und Kommunen schaffen. Der Gesetzentwurf liegt seit September 2026 vor. Vorgesehen sind unter anderem menschliche Kontrolle, Schulungspflichten und besondere Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Eine konkrete Finanzierung der daraus entstehenden kommunalen Aufwendungen regelt der Entwurf allerdings nicht.

Dabei ist die Ausgangslage alles andere als komfortabel.

Brandenburgs Kommunen: 750 Millionen Euro Defizit

Die Gemeinden und Gemeindeverbände in Brandenburg haben das Jahr 2025 mit einem Finanzmitteldefizit von rund 749,8 Millionen Euro abgeschlossen. Das geht aus den Zahlen des Amtes für Statistik Berlin-Brandenburg hervor.

Bereinigten Einzahlungen von rund 12,2 Milliarden Euro standen bereinigte Auszahlungen von etwa 13 Milliarden Euro gegenüber. Allein die Personalauszahlungen beliefen sich auf rund 3,4 Milliarden Euro.

In dieser Situation soll nun eine neue Technologie helfen, die Verwaltung effizienter zu organisieren. Das ist durchaus eine Chance.

Weniger Zeit für Routineaufgaben könnte den Personalmangel abfedern. Automatisierte Bearbeitungsschritte könnten Verfahren beschleunigen. Und intelligent verknüpfte Daten könnten sogar helfen, Fehler und unnötige Ausgaben zu erkennen.

Aber der Weg dorthin kostet zunächst Geld.

Besonders problematisch wird es, wenn finanzstarke Städte sich moderne Systeme und die notwendigen Anpassungen leisten können, während kleinere Gemeinden bei der bisherigen Arbeitsweise bleiben müssen.

Die Digitalisierung könnte dann ausgerechnet jene Unterschiede vergrößern, die sie eigentlich überwinden sollte.

Zukunftspaket Brandenburg: 40 Millionen Euro für Digitalisierung und KI

Ganz ohne Finanzierung steht Brandenburg allerdings nicht da.

Aus dem Sondervermögen „Zukunftspaket Brandenburg“ sind bis zu 40 Millionen Euro für die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen und den Einsatz von KI-Anwendungen vorgesehen.

Darüber hinaus erhalten Gemeinden und Gemeindeverbände aus dem Sondervermögen insgesamt rund 1,5 Milliarden Euro für eigenverantwortliche Investitionen im Rahmen der gesetzlichen Förderbereiche.

Auch im Wirtschaftsplan des Zukunftspakets finden sich weitere konkrete Digitalisierungspositionen. Dazu gehören unter anderem:

• 9,035 Millionen Euro Gesamtvolumen für sonstige Zuweisungen an Gemeinden und Gemeindeverbände für Digitalisierungsprojekte.
• Rund 7,2 Millionen Euro für Digitalisierungsprojekte insbesondere mit kommunalem Bezug.
• 7,2 Millionen Euro zur Unterstützung des Zweckverbandes Digitale Kommunen Brandenburg, kurz DIKOM.

Diese Beträge stammen aus unterschiedlichen Haushaltstiteln und dürfen nicht einfach als zusätzliche KI-Förderung für jedes Rathaus verstanden werden. Sie zeigen jedoch, dass Brandenburg bereits finanzielle Instrumente für die Digitalisierung der Verwaltung besitzt.

Die eigentliche Frage ist deshalb nicht, ob irgendwo Geld vorhanden ist.

Es geht darum, welche konkreten Kosten eine Kommune mit diesen Mitteln decken kann und wie die Finanzierung nach der Einführung weiterläuft.

Software förderfähig, eigene Mitarbeiter nicht: Die Tücken der KI-Finanzierung

Ein Blick in die offiziellen Förderhinweise des Zukunftspakets offenbart ein interessantes Spannungsfeld.

Grundsätzlich können auch im Bereich der Digitalisierung zeitlich begrenzte Nutzungsrechte, Cloud-Lösungen, Schnittstellen und externe Entwicklungsleistungen förderfähig sein.

Sogar projektbezogene Hostingkosten sowie externe Schulungen können unter bestimmten Voraussetzungen aus den Mitteln finanziert werden.

Nicht förderfähig sind dagegen grundsätzlich die eigenen Personal- und Verwaltungsausgaben der Kommunen. Das gilt auch für den Personalaufwand bei internen Einführungsschulungen.

Und laufende Betriebsausgaben, die nicht im erforderlichen Zusammenhang mit einer förderfähigen Digitalisierungsmaßnahme stehen, dürfen ebenfalls nicht ohne Weiteres aus dem Sondervermögen finanziert werden.

Das ist ein entscheidender Unterschied.

Eine Kommune kann möglicherweise Geld für die Einführung eines KI-Systems bekommen. Die Zeit, die ihre Mitarbeiter für Schulungen, Organisation, Datenschutzprüfungen oder die Umstellung von Arbeitsabläufen aufwenden, muss sie regelmäßig selbst finanzieren.

Auch ein einmaliges Investitionsprogramm beantwortet nicht automatisch, wer die laufenden Kosten nach Ablauf des Förderzeitraums übernimmt.

Gerade bei einer Technologie, die sich innerhalb weniger Monate grundlegend verändern kann, dürfte diese Frage erheblich an Bedeutung gewinnen.

LLMoin in Schleswig-Holstein: Was KI im Rathaus kostet

Ein besonders aufschlussreicher Vergleich kommt aus Schleswig-Holstein.

Dort können Kommunen den KI-Assistenten LLMoin über eine Rahmenvereinbarung des ITV.SH mit dem öffentlichen IT-Dienstleister Dataport beziehen.

Die Konditionen sind öffentlich einsehbar:

6,99 Euro pro Nutzer und Monat. Dazu kommt ein einmaliger Bereitstellungspreis von 3.360 Euro.

Das sind vergünstigte Konditionen durch eine gemeinsame Beschaffung. Weitere Preisreduzierungen sind bei steigenden Nutzerzahlen möglich.

Damit lässt sich erstmals konkret rechnen.

Für eine Kommunalverwaltung, die LLMoin mit 50 oder 100 Mitarbeitern nutzt, ergeben sich bei diesen Konditionen folgende Kosten:

Das wirkt für eine leistungsfähige KI zunächst überschaubar.

Allerdings handelt es sich ausschließlich um die veröffentlichten Preise für das angebotene System. Hinzu kommen können kommunale Aufwendungen für Einführung, interne Schulungen, Organisation und gegebenenfalls weitere technische Anpassungen.

Außerdem ist das Angebot in Schleswig-Holstein derzeit auf eine datenschutzrechtlich begrenzte Nutzung ausgerichtet: Personenbezogene und andere sensible Daten dürfen nach den veröffentlichten Bedingungen nicht in das System eingegeben werden.

Für umfassende Bearbeitungen von Bürgerakten reicht eine solche Lösung daher nicht ohne Weiteres aus.

Brandenburg will LLMoin 2027 ebenfalls den Kommunen zur Nachnutzung anbieten. Konkrete, mit Schleswig-Holstein vergleichbare kommunale Preise und Finanzierungsbedingungen wurden in den ausgewerteten Veröffentlichungen des Landes bislang nicht genannt.

Die schleswig-holsteinischen Konditionen sind deshalb eine Orientierung, aber noch kein Preisangebot für Brandenburger Rathäuser.

KI-Kosten für Kommunen: Ein Rechenbeispiel für 50 Mitarbeiter

Wie schnell aus einem überschaubaren Softwareprojekt eine umfangreichere organisatorische Aufgabe werden kann, zeigt eine einfache Modellrechnung.

Angenommen, eine Gemeindeverwaltung führt einen KI-Assistenten für 50 Mitarbeiter ein. Als Softwarepreis dienen die tatsächlich veröffentlichten LLMoin-Konditionen aus Schleswig-Holstein.

Zusätzlich wird angenommen, dass jeder Mitarbeiter einmalig vier Stunden für Einführung und Schulung aufwendet. Für diese Arbeitszeit wird ein rechnerischer Personalaufwand von 40 Euro je Stunde unterstellt.

Dann ergibt sich folgende Rechnung:

Allein diese beiden Positionen ergeben einen rechnerischen Aufwand von 15.554 Euro im ersten Jahr.

Nicht berücksichtigt sind zusätzliche Kosten für Fachverfahrensschnittstellen, externe Beratung, aufwendigere Datenschutzprüfungen oder Anpassungen der bestehenden IT.

Die 40 Euro je Stunde sind dabei lediglich eine Modellannahme. Die Rechnung ist keine erhobene Kostenstatistik und kein verbindliches Angebot für Brandenburg.

Sie verdeutlicht aber einen wichtigen Punkt: Der eigentliche Aufwand einer KI-Einführung besteht nicht nur aus der Softwarelizenz.

Auch Arbeitszeit ist eine knappe kommunale Ressource. Eine kleine Gemeinde kann diese Stunden möglicherweise nicht ohne zusätzliche Belastung aus dem laufenden Betrieb herauslösen.

KI kann sich rechnen, aber nur, wenn Arbeit wirklich wegfällt

Natürlich wäre es falsch, ausschließlich die Kosten zu betrachten.

Denn ein KI-System, das nur Ausgaben verursacht, ohne Prozesse zu verbessern, wäre eine ziemlich teure Spielerei.

Nehmen wir deshalb dieselbe Gemeindeverwaltung mit 50 Mitarbeitern.

Wenn jeder dieser Mitarbeiter durch KI im Durchschnitt nur 30 Minuten pro Woche einspart, ergibt sich bei angenommenen 46 Arbeitswochen eine jährliche Zeitersparnis von 1.150 Stunden.

Bei einem rechnerischen Personalaufwand von 40 Euro je Stunde entspricht das einem Kapazitätswert von 46.000 Euro.

Damit könnte der mögliche Nutzen die reinen Nutzungskosten erheblich übersteigen.

Allerdings handelt es sich zunächst nur um frei werdende Arbeitskapazität, nicht automatisch um eine Einsparung im Haushalt.

Ein tatsächlicher finanzieller Vorteil entsteht beispielsweise dann, wenn Überstunden entfallen, externe Dienstleistungen reduziert werden können oder zusätzliche Aufgaben ohne zusätzliche Stellen erledigt werden.

Die entscheidende Frage lautet deshalb: Welche konkreten Verwaltungsprozesse werden durch KI verändert, und was lässt sich dadurch nachweislich einsparen?

Wer nur einen Schreibassistenten einkauft, aber sämtliche bisherigen Abläufe unverändert weiterführt, verschenkt möglicherweise einen großen Teil des Potenzials.

Nordrhein-Westfalen: 15 Millionen Euro für kommunale Digitalisierung

Ein Blick nach Nordrhein-Westfalen zeigt einen weiteren Finanzierungsansatz.

Im Gemeindefinanzierungsgesetz 2026 sind 15 Millionen Euro zur Unterstützung der Digitalisierung der Kommunen vorgesehen.

Dabei handelt es sich nicht um einen ausschließlich für künstliche Intelligenz reservierten Betrag, sondern um Mittel zur Unterstützung kommunaler Digitalisierung insgesamt.

Die Finanzierung wird jedoch ausdrücklich im kommunalen Finanzausgleich berücksichtigt.

Darüber hinaus ermöglicht der Nordrhein-Westfalen-Plan kommunale Sachinvestitionen in Digitalisierung und digitale Resilienz.

Auch hier gilt: Nicht sämtliche laufenden KI-Kosten sind dadurch automatisch gedeckt.

Interessant ist aber der Gedanke, die Digitalisierung der Kommunen als eigenständige Finanzierungsaufgabe zu behandeln.

Denn kommunale KI wird auf Dauer nicht nur aus einzelnen technischen Pilotprojekten bestehen.

Bayern: Dauerhafte Zuschüsse statt immer neuer Förderanträge

Eine andere Idee lässt sich aus Bayern übernehmen. Zwar betrifft sie nicht unmittelbar KI in der allgemeinen Kommunalverwaltung, sondern die Finanzierung der Digitalisierung an Schulen. Das Finanzierungsprinzip ist dennoch interessant.

Der Freistaat hat angekündigt, ab 2027 zwölf bisherige Förderprogramme durch einen gesetzlich verankerten Vier-Säulen-Zuschuss für schulische IT-Infrastruktur zu ersetzen.

Für 2026 und 2027 wurden insgesamt 296 Millionen Euro zur Finanzierung der schulischen Digitalisierung bereitgestellt. Die neue Regelung umfasst auch digitale Bildungsmedien und KI-Anwendungen.

Statt zahlreiche einzelne Förderanträge zu stellen, sollen kommunale Schulaufwandsträger künftig eine jährlich berechnete Pauschale erhalten.

Das soll Planungssicherheit schaffen und Verwaltungsaufwand reduzieren.

Für die KI in Rathäusern ist dies kein unmittelbar nutzbares Förderprogramm.

Es zeigt aber, dass sich digitale Daueraufgaben auch mit dauerhaften Finanzierungsmechanismen verbinden lassen.

Eine vergleichbare Überlegung könnte für kommunale KI sinnvoll sein: nicht jedes Jahr ein neues Förderprogramm, sondern planbare Mittel für den notwendigen digitalen Betrieb.

Nordrhein-Westfalen fördert Unternehmen mit bis zu 25.000 Euro für KI

Auch der Vergleich mit der Wirtschaft lohnt sich.

Seit August 2026 unterstützt die NRW.BANK kleine und mittlere Unternehmen mit dem Programm „NRW.BANK.Impuls KI“.

Unternehmen können Zuschüsse von bis zu 25.000 Euro erhalten, um KI-Projekte vorzubereiten, geeignete Anwendungsfelder zu identifizieren und neue Lösungen zu testen.

Gefördert werden bis zu 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben. Für das erste Programmjahr stehen drei Millionen Euro zur Verfügung.

Das Programm richtet sich ausdrücklich an Unternehmen, nicht an kommunale Verwaltungen.

Bemerkenswert ist jedoch der Förderansatz.

Nicht erst der Kauf einer fertigen Anwendung wird berücksichtigt. Bereits die Beratung und die Erprobung neuer Technologien gelten als förderwürdige Ausgaben.

Kommunen stehen bei der Einführung künstlicher Intelligenz vor vergleichbaren organisatorischen Fragen. Auch sie müssen zunächst ermitteln, wo KI tatsächlich einen messbaren Nutzen bringt, welche Verfahren geeignet sind und welche Risiken bestehen.

Eine solche frühe Projektphase benötigt Know-how und Arbeitszeit, lange bevor das erste System im Rathaus produktiv eingesetzt wird.

Kommunale KI: Warum jede Gemeinde nicht alles selbst bezahlen sollte

Die nächste Frage betrifft die Organisation.

Muss tatsächlich jede einzelne Kommune eine eigene KI-Infrastruktur aufbauen? Braucht jedes Rathaus eine gesonderte technische Prüfung bereits bekannter Anwendungen? Und muss jede Verwaltung sämtliche Datenschutz- und Sicherheitskonzepte von Grund auf neu entwickeln?

Gerade hier könnten gemeinsame Lösungen erhebliche Vorteile bieten.

Brandenburg verfügt mit dem Zweckverband Digitale Kommunen Brandenburg, DIKOM, bereits über eine Struktur zur Zusammenarbeit bei der kommunalen Digitalisierung.

Auch die geplante Nachnutzung von LLMoin kann Doppelarbeit vermeiden.

Denkbar wären zentrale KI-Grunddienste mit einheitlichen Sicherheitsstandards, gemeinsamen Vertragsgrundlagen und standardisierten Schnittstellen. Kommunen könnten darauf aufbauen, ohne jedes Mal bei null beginnen zu müssen.

Vor allem kleine Städte und Gemeinden würden von solchen gemeinschaftlichen Strukturen profitieren.

Eine zentrale Bereitstellung muss dabei nicht zwangsläufig bedeuten, dass das Land jede Anwendung kostenlos anbietet. Auch gemeinsame Beschaffung, nach Verwaltungsgröße gestaffelte Entgelte oder eine Beteiligung des Landes an zentralen Betriebskosten wären mögliche Modelle.

Wichtig wäre allerdings, dass die tatsächlichen Kosten für die Kommunen transparent und planbar sind.

Sonst droht die Digitalisierung zu einem neuen Kostenblock zu werden, der zwar moderne Technik liefert, aber kaum organisatorische Entlastung bringt.

KI-Gesetz Brandenburg: Was die Kommunen jetzt vom Land wissen müssen

Brandenburgs geplanter KI-Rechtsrahmen verpflichtet die Behörden unter anderem dazu, Mitarbeiter vor der Nutzung von KI-Systemen zu unterrichten und zu schulen.

Der Städte- und Gemeindebund Brandenburg begrüßt den rechtlichen Rahmen grundsätzlich. Er verlangt aber zugleich eine souveräne KI-Infrastruktur, Qualifizierungsmöglichkeiten und praxistaugliche Regeln.

Für die Finanzierung bleiben dabei mehrere Punkte entscheidend.

• Wie teuer wird LLMoin ab 2027 für die Kommunen tatsächlich?
• Welche Kosten übernimmt das Land zentral?
• Werden die Anbindung bestehender Fachverfahren und die erforderlichen Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen finanziell unterstützt?
• Welche laufenden Leistungen fallen nach Ablauf einer anfänglichen Förderung an?
• Wie wird verhindert, dass finanzschwache Gemeinden bei der nächsten technologischen Entwicklung erneut hinterherlaufen?

Der Städte- und Gemeindebund sammelt noch bis zum 5. November 2026 Hinweise der Kommunen zum Gesetzentwurf.

Damit besteht die Gelegenheit, nicht nur über die rechtlichen Grenzen von KI zu diskutieren, sondern auch über die praktische Finanzierung.

KI im Rathaus: Die wahre Kostenfrage kommt erst noch

Künstliche Intelligenz kann für Kommunen eine Chance sein, ihre Verwaltung trotz Personalmangels und knapper Kassen leistungsfähig zu halten.

Dafür braucht es sichere Anwendungen, klare Regeln und vor allem wirtschaftlich sinnvolle Einsatzmöglichkeiten.

Brandenburg hat mit dem Zukunftspaket bereits finanzielle Grundlagen geschaffen. Das ist bei der Diskussion über den KI-Gesetzentwurf zu berücksichtigen.

Die langfristige Herausforderung liegt jedoch darin, die einmalige Finanzierung von Digitalisierungsprojekten mit den tatsächlichen Daueraufgaben der Verwaltung zu verbinden.

Denn der wirtschaftliche Erfolg künstlicher Intelligenz entscheidet sich nicht beim ersten erfolgreichen Versuch, einen Brief automatisch zu schreiben.

Er entscheidet sich daran, ob Mitarbeiter tatsächlich entlastet werden, Bearbeitungszeiten sinken und Kommunen ihre Aufgaben mit vorhandenen Mitteln besser erfüllen können.

Die teuerste KI ist deshalb nicht unbedingt jene, die hohe Lizenzkosten verursacht. Teuer wird vor allem eine künstliche Intelligenz, die zusätzlich bezahlt wird, während die alten Verwaltungsabläufe unverändert weiterlaufen.

Und genau deshalb sollten Kommunen bei jedem neuen KI-Projekt nicht nur fragen, was die Technik kostet. Sondern auch, welche bisherigen Ausgaben und Arbeitsschritte dadurch tatsächlich entfallen.

KI-Gesetz Brandenburg: Was dürfen Kommunen mit KI?

Brandenburg plant ein neues KI-Gesetz für seine Verwaltung. Andere Bundesländer erlauben bereits deutlich weitergehende Experimente. Was bedeutet das für die Kommunen?

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