Mit weniger Budget mehr erreichen: Warum digitale Beschaffung für Schulen immer wichtiger wird
Die Ausgaben in deutschen Schulen sind hoch. Sie gehen weit über die Minimalausstattung wie Schränke, Tische, Stühle, Tafel, Kreide, Heftklammern, Papier, Schnellhefter und Bleistift hinaus. Denn dazu kommen Kosten für IT-Ausstattung und IT-Produkte wie Beamer, Computer, Tablet, Drucker oder auch Patronen – zuzüglich Unterrichtsmaterialien, die die Lehrer für ihren Unterricht individuell nutzen wollen und müssen und deren Kosten sie nicht selten zunächst selbst tragen. Denn die Beschaffungsverfahren ziehen sich im deutschen bürokratischen Schulwesen oft sehr langwierig und in vielen Fällen ist nicht klar, in welcher Höhe erstattet wird. Doch damit kann nun Schluss sein: Digitale Marktplätze und Tools vereinfachen den Einkauf für das Lehrpersonal und die Verwaltung von Schulen. Mit der benutzerfreundlichen Suche von Online Store-Anbietern finden Bildungsverantwortliche schnell alle benötigten Produkte zur Ausstattung und sparen Geld und Zeit.
Mehr Kostenkontrolle und Flexibilität mit Online-Marktplätzen
Es ist die neue Entwicklung: Online-Marktplätze entwickeln sich im Bildungswesen zu idealen Plattformen für die Ausgabenverwaltung und das Beschaffungsmanagement. Sie unterstützen die Schulen, unkontrollierte Kosten in eine strategisch verwaltete Kategorie umzuwandeln. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ausschreibungsverfahren, die für einzelne Kategorien erhebliche Ressourcen erfordern, bieten digitale Lösungen sofortige Möglichkeiten zur Ausgabenkontrolle. Zudem liefern sie umfassende Einblicke in den Beschaffungsprozess, um die interne Effizienz an den jeweiligen Bildungseinrichtungen zu steigern und die Einkaufsprozesse transparent zu halten.
Die Kombination aus Kontrolle und Flexibilität unterscheidet moderne Marktplätze für die Ausgabenverwaltung von herkömmlichen Beschaffungsansätzen. Der aktuellen Amazon Business-Umfrage „Die Zukunft der Beschaffung neu definiert“ zufolge nennt mehr als jeder Vierte (46 Prozent) die Flexibilität bei der Änderung der Produktmengen als wichtigen Vorteil, 36 Prozent heben die Kosteneinsparungen hervor. 29 Prozent geben die einfache Handhabung der digitalen Beschaffungsmöglichkeiten an und 21 Prozent betonen die Flexibilität, bei Bedarf den Produkttyp zu wechseln – was bei einem Lieferantenvertrag in der Regel nicht möglich ist. „Es geht für viele darum, die Kosten zu senken, aber auch die Kundenerfahrung zu verbessern“, erklärt Michael Lewis, Professor für „Operations and Supply Management“ an der „University of Bath School of Management“. Online-Marktplätze stellten beste Auswahl, beste Kostenrealisierung und idealen Lieferservice zur Verfügung.
Schnelle und zuverlässige Lieferung von Lehrmaterialien
Eine dieser digitalen Lösungen ist Amazon Business. Sie bietet Kunden und damit auch deutschen Schulen spezielle Vorteile wie Einkaufskontrolle, Transparenz-Rabatte und ein breites Produktsortiment für die Umsetzung des jeweiligen Bildungsauftrags – von IT-Bedarf und Büromaterial bis hin zu Möbeln und Reinigungsmitteln. Schulen können ein kostenloses Konto erstellen, um von Funktionen wie Kauf auf Rechnung, integrierten Einkaufssystemen und Ausgabenanalysen zu profitieren. Durch wettbewerbsfähige Preise und spezielle Rabatte für Bildungseinrichtungen ist es möglich, die Ausgaben zu optimieren: Beschaffungsverantwortliche können Einkaufsrichtlinien definieren und einen transparenten Genehmigungsprozess für Bestellungen einrichten, um die Einhaltung interner Vorgaben zu gewährleisten.
Die Option auf Rechnung mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen zu kaufen, erleichtert die Verwaltung und schafft eine flexible Finanzplanung. Zudem erlaubt Amazon Business die Integration in bestehende Einkaufssysteme über PunchOut. Dadurch ist eine direkte Integration zwischen dem Einkaufssystem eines Unternehmens und dem Online-Shop eines Lieferanten möglich. Schulen können Multi-User-Konten erstellen, damit die für die Beschaffung verantwortlichen Mitarbeitern jederzeit Zugriff auf das Einkaufssystem haben.
Qualität der Bildung auf ein neues Niveau heben
Dank digitaler Marktplätze steht alles vorrätig, was das Lehrpersonal für den reibungslosen Schulbetrieb und Unterricht benötigt. Von Laptops und Whiteboard-Tafeln über Lehrbücher bis hin zu Deko, Kunst- und Bastelbedarf ist es möglich, alles über die Online-Stores zu bestellen – der gesamte Bedarf wird gedeckt. Schulen sollten sich überlegen, wie sie die neuen digitalen Technologien nutzen, um Kosten zu sparen, Kostentransparenz zu schaffen und gleichzeitig die Materialqualität zu halten oder sogar zu steigern.
E-Procurement automatisiert und beschleunigt Bestellprozesse, erleichtert das Verfolgen von Rechnungen und Zahlungen und ermöglicht auch eine zentrale Verwaltung über mehrere Schulstandorte hinweg. Und: Es hebt durch Zeitersparnis und durch den Zugang zu einem viel breiteren Produktportfolio die Qualität der Bildung auf ein neues Niveau. In einer Zeit, in der Schulen finanziell unter Druck stehen, bietet E-Procurement also ideale Gelegenheit, mit weniger mehr zu erreichen – eine Chance, die man unbedingt nutzen sollte.
