Digitalisierung
So funktioniert unser Virtuelles Bürgerbüro
Virtuelles Bürgerbüro - Nutzung einfach
Die Nutzung des virtuellen Bürgerbüros ist denkbar einfach: Bürgerinnen und Bürger benötigen lediglich ein Laptop oder ein PC mit Webcam und Mikrofon, ein Tablet oder ein Smartphone mit Internetverbindung. Der jeweilige Termin kommt ohne vorherige Abstimmung über Telefon oder E-Mail zustande, auch das Versenden von Zugangsdaten entfällt. Vielmehr „klopft“ der Besucher einfach an die Tür des virtuellen Büros und wird dann vom Personal des entsprechenden Fachbereichs während der Öffnungszeiten eingelassen. Auch weitere Teilnehmer, wie zum Beispiel Dolmetscher, können zum Beratungsgespräch ins virtuelle Bürgerbüro hinzugezogen werden. Dolmetscher müssen so nicht mehr aufwendige Reisen zu einer Dienststelle der Kreisverwaltung auf sich nehmen, sondern können zeitsparend virtuell zugeschaltet werden.
Mobiles Arbeiten möglich
Anfangs bestanden bei einigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern noch Skepsis und Vorbehalte gegenüber einer Video-Beratung von Bürgerinnen und Bürgern. Entsprechend frühzeitige Schulungen und die Praxiserfahrungen haben diese aber schnell zerstreut. Ein weiteres Plus: Auch während des mobilen Arbeitens können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über eine sichere VPN-Leitung im virtuellen Bürgerbüro arbeiten, wenn vorgeschriebene Rahmenbedingungen eingehalten werden können. Ein Rhein-Kreis-Neuss-Video-Hintergrundbild steht allen zur Verfügung, um dabei die eigene Privatsphäre zu schützen. Wir haben durch weg gute Erfahrungen mit unserem virtuellen Bürgerbüro gemacht, so meine Bilanz nach rund 14 Monaten.
Mitarbeiter besprechen Anträge mit Antragstellern
Im virtuellen Bürgerbüro können beispielsweise Sachbearbeiter mit Antragstellern die nicht immer einfach verständlichen Anträge gemeinsam über den geteilten Bildschirm besprechen. Antragsfehler können so von vornherein minimiert werden. Mit dem Service will die Kreisverwaltung Bürgerinnen und Bürgern zunehmend Behördengänge ersparen. Oder wie es jüngst eine zufriedene Kundin des Kataster- und Vermessungsamtes auf den Punkt brachte: „Das ist wie der Gang zum Katasteramt, nur eben im Wohnzimmer.“
Virtuelles Bürgerbüro ausgeweitet
Das virtuelle Bürgerbüro des Rhein-Kreises Neuss (460.000 Einwohner) ist in der sechsmonatigen Pilotphase zunächst mit fünf Fachbereichen gestartet und wird seitdem kontinuierlich weiter ausgebaut. Auch in sensiblen Bereichen hat sich dabei das virtuelle Bürgerbüro bewährt. So bietet das Kreisgesundheitsamt wöchentlich virtuelle Sprechstunden zur HIV-, Schwangerschaftskonflikt- und Prostituiertenberatung an. Die Ausländerbehörde des Kreises nutzt das virtuelle Bürgerbüro für die Beratung zur Einbürgerung, während im Kataster- und Vermessungsamt Bürgerinnen und Bürger im Viertelstundentakt Termine gebucht werden, wenn es um Kataster- und Eigentumsfragen, Flurkarten, das Liegenschaftsbuch und vieles mehr geht.
Weitere bürgerfreundliche Angebote im virtuellen Bürgerbüro der Kreisverwaltung gibt es in der Pflegeberatung und im Kommunalen Integrationszentrum des Kreissozialamtes, in der Elterngeldstelle des Kreisjugendamtes, für den Wohnberechtigungsschein, in der Wohnungsbauförderung und in der Kreis-Wirtschaftsförderung.
Das Ende dieser Entwicklung ist noch längst nicht erreicht. Sobald die Digitalisierung weiter fortschreitet und es nutzerfreundlich und rechtssicher möglich sein wird, alle Anträge auch direkt im virtuellen Bürgerbüro zu stellen, wird das Projekt noch weiter Fahrt aufnehmen. Dann werden noch mehr Behördengänge in die Kreisverwaltung obsolet werden.
Harald Vieten ist seit 2018 Dezernent für IT, Digitalisierung und Bauen beim Rhein-Kreis Neuss.
