Beschaffungsstrategien für die Kommunen stärken
Den deutschen Kommunen und Gemeinden geht es wirtschaftlich nicht gut. Das kommunale Finanzierungsdefizit stieg in der Bundesrepublik im vergangenen Jahr so stark wie noch nie seit der Wiedervereinigung. Dem Statistischen Bundesamt zufolge lag das Defizit bei 24,8 Milliarden Euro. Im Jahr zuvor (2023) hatte das Defizit noch 6,6 Milliarden Euro betragen. Ein Weg aus diesem Tal ist kaum zu erkennen, zumal die Entwicklung der Sozialleistungen einer der großen Treiber war und nach wie vor ist. Dennoch muss gespart werden. Und so spielt das Thema der Beschaffung in den Kommunen eine zunehmend wichtige Rolle. Denn dem Deutschen Städtetag zufolge geben die Kommunen nur unwesentlich weniger für die Beschaffung aus als für ihr Personal.
Kommunalverwaltungen sparen mit Online-Einkaufsportalen
Der öffentliche Beschaffungsprozess besteht aus mehreren Schritten: Zunächst wird der Bedarf ermittelt und der Umfang definiert. Anschließend werden geeignete Beschaffungsmethoden festgelegt, Optionen geprüft, Angebote bewertet und schließlich Verträge verwaltet. Das Problem ist, dass die Einkaufsabläufe im öffentlichen Sektor selten strategisch organisiert sind. In den meisten Fällen konzentrieren sich die Verantwortlichen auf vergaberechtliche Fragen und auf die Vermeidung von Rechtsverstößen. Was oft fehlt, sind interne und externe Transparenz und ausreichende Kommunikation. Zudem sind die Beschaffungsprozesse kaum digitalisiert und das Beschaffungscontrolling oft nur ungenügend entwickelt. Dabei liegen die Vorteile eines strategischen Beschaffungsmanagements auf der Hand: Effizienzgewinne, Kompetenzbündelung, bessere Einkaufspreise, weniger Aufwand bei internen Abläufen, bessere Marktanalysen und Bedarfsplanung.
Online-Einkaufsportale wie Amazon Business ermöglichen eine übersichtliche Kontrolle der Ausgaben und können dadurch dem öffentlichen Sektor und den Kommunalverwaltungen helfen, Kosten zu sparen. Über solche digitalen Lösungen ist es einfach, Produkte und Waren über vorab genehmigte Lieferanten zu beziehen. So können interne Kunden über eine benutzerfreundliche Oberfläche einkaufen, mit der sie bereits vertraut sind. Dies kann entweder direkt über Amazon Business oder über eine Punchout-Funktion bestehender Beschaffungssoftware erfolgen, ohne dass die Beschaffungsabteilung direkt eingebunden werden muss.
Mehr Transparenz für 11.000 Kommunen in Deutschland
Mit Amazon Business können Beschaffungsteams festlegen, welche Lieferanten den Einkäufern angezeigt werden, und filtern, sodass nur bestimmte Arten von Unternehmen berücksichtigt werden. Das ist nicht unerheblich. Denn genau das erwarten die meisten Kommunen: Laut dem „State of Procurement Report 2025“ von Amazon Business gibt nahezu jede der befragten Unternehmen an, spezifische Ziele in Bezug auf Umwelt-, Sozial- und Governance-Aspekte (ESG) zu verfolgen. 80 Prozent sind verpflichtet, mit zertifizierten Anbietern zusammenzuarbeiten. Auch wollen sie vorzugsweise mit Lieferanten zusammenarbeiten, die nachhaltige Praktiken verfolgen (61 Prozent), aus lokalen Betrieben stammen (46 Prozent) oder als zertifizierte Kleinunternehmen gelten (44 Prozent).
11.000 Kommunen in Deutschland sind für die Daseinsvorsorge ihrer Bürgerinnen und Bürger verantwortlich. Und diese erwarten von ihren kommunalen Behörden, dass sie ihnen wichtige Dienstleistungen zur Verfügung stellt – von der Beantragung des Personalausweises bis zum Kitaplatz. Damit das alles funktioniert, müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kommunen auch materiell optimal ausgestattet sein. In Zeiten von Homeoffice gehört dazu zum Beispiel auch die Ausstattung mit leistungsfähigen Laptops. Hier hilft Amazon Business. 96 der 100 größten deutschen Städte profitieren bereits vom digitalen Einkauf.
Kellmünz ist Vorreiter der Digitalisierung im Einkauf
In Kellmünz an der Iller im bayerischen Landkreis Neu-Ulm gibt es etwa 500 Haushalte mit rund 1.400 Bewohnern. Dennoch hat die Gemeinde ein bemerkenswertes Zukunftsprojekt gestartet: Anfang 2020 hatte sich die Gemeinde entschieden, den Einkauf in Zukunft überwiegend online zu organisieren. Über ein Amazon Business Konto hat die Gemeinde nun einen transparenten Überblick über Produkte, Preisvergleiche und Angebote. Vor allem der Einkauf bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) aus der Region ist der Kommune außerdem sehr wichtig und wird über Amazon Business ermöglicht.
Auch die Stadt Frankenthal (48.750 Einwohner) in der Metropolregion Rhein-Neckar arbeitet schon seit einigen Jahren mit Amazon Business zusammen. Einer der zentralen Faktoren im traditionellen Einkauf, besonders bei öffentlichen Einkäufern, sind Vorgaben und Richtlinien zur Kostenkontrolle. Das führt häufig zu langwierigen Abstimmungsprozessen, denn selbst kleine Käufe müssen oft zentral bewilligt werden. Hier bietet der digitale Einkauf den Frankenthalern Vorteile: Statt jeden einzelnen Prozess über den zentralen Einkauf zu organisieren, können einzelnen Personen und Gruppen individuelle Berechtigungen zugewiesen werden. In Frankenthal sind das zum Beispiel der Bauhof, die IT, zentrale Dienste, Schulen, die Bücherei und das Gebäudemanagement. Durch diese Strukturierung kann die Stadt Kosten sparen und sicherstellen, dass Vorgaben eingehalten werden.
Keine Frage: Die Beschaffung wird aufgrund der steigenden Komplexität rechtlicher Regelungen und der Globalisierung der Märkte zunehmend schwieriger. Gerade deswegen bieten digitale Einkaufsportale immer bessere Unterstützungsmöglichkeiten der Prozesse. Es liegt an den Kommunen, die Chancen für sich zu erkennen und im Idealfall wahrzunehmen. Online-Einkaufsumgebungen bieten innovative Lösung, um die Beschaffung in den Kommunen transparenter, nachhaltiger, kosteneffizienter und vor allem schneller zu machen. Besonders in Zeiten knapper Kassen und wachsender Anforderungen an die öffentliche Verwaltung bieten digitale Lösungen erhebliche Vorteile.
Weitere Informationen dazu, welche Einkaufslösungen Amazon Business für die öffentliche Verwaltung bereithält, finden Sie unter: https://business.amazon.de/de/branchen/oeffentliche-verwaltung
