KGSt-Denkanstöße
Business Intelligence Systeme in Kommunen
Berichterstattung unterstützt Fach- und Führungskräfte, Ziele zu erreichen, Geplantes umzusetzen, den Status quo zu erfassen und künftige Entwicklungen einzuschätzen. In der Theorie klingt das einfach, doch in der kommunalen Praxis müssen etliche Hürden überwunden werden, bevor von einem leistungsfähigen Berichtswesen die Rede sein kann. Häufig werden Berichtsempfängerinnen und -empfänger mit veralteten oder vergangenheitsbezogenen Daten überflutet, während zukunftsorientierte Analysen und sinnvolle Informationen aus anderen Bereichen und Systemen nicht miteinbezogen werden.
Business Intelligence (BI)-Systeme setzen genau hier an: Sie ermöglichen es, Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen, aufzubereiten und aussagekräftig über individuell anpassbare Dashboards zu visualisieren. Fach- und Führungskräfte erhalten dadurch keine vorgefertigten, für sie unveränderlichen Berichte, sondern können die benötigten Informationen selbstständig abfragen. Dabei geht es weniger um die Menge der verfügbaren Informationen, sondern vielmehr darum, für bestimmte Entscheidungen relevante Informationen verständlich darzustellen und leicht zugänglich zu machen.
Ein weiterer Vorteil von BI-Systemen ist, dass ursprünglich getrennte Datensätze aus verschiedenen Bereichen – wie Finanzen, Bildung oder Sozialwesen – integriert und harmonisiert werden können. Informationsbarrieren zwischen Fachbereichen werden dadurch abgebaut und es entsteht ein ganzheitliches Bild der kommunalen Situation.
Neben den internen Anwendungen fördern BI-Lösungen auch die externe Kommunikation und Transparenz der Kommunen. Durch die interaktive Visualisierung von Daten in Dashboards können Bürger:innen, Unternehmen und andere Stakeholder ein besseres Verständnis für die finanzielle Lage und die Leistungsfähigkeit der Kommune entwickeln.
Wie die erfolgreiche Einführung solcher Systeme in der Praxis aussehen kann, veranschaulicht der KGSt®-Bericht 19/2024 „Business Intelligence Systeme in Kommunen“ anhand konkreter Beispiele aus den Städten Flensburg und Kaiserslautern. Trotz unterschiedlicher Herangehensweisen beider Kommunen konnten gemeinsame Erfolgsfaktoren für die Einführung von BI-Systemen herausgearbeitet werden, die anderen Kommunen als Hilfestellung dienen können.
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