Mobiles Arbeiten
So funktioniert Home Office in Kommunen
Von Lena Taran
Was in vielen Kommunalverwaltungen erkannt werden musste: Das mobile Büro ist nicht einfach ein Laptop, der mit nach Hause genommen werden kann – vorausgesetzt, dass dieser überhaupt vorhanden ist. Damit das Konzept des dezentralen Arbeitens auch in der Praxis funktioniert, bedarf es einer integrierten Betrachtung der vorhandenen Prozesse, individuellen Stellenanforderungen und der begleitenden Digitalisierung. Der Landkreis Görlitz beispielsweise verfolgt seit 2018 konsequent sein Modernisierungsprogramm „Verwaltung 4.0“, um den – vielen Kommunen bekannten – drei großen Herausforderungen zu begegnen: Steigerung der Effizienz, Modernisierung des Bürgerservices und Positionierung als attraktiver Arbeitgeber.
Görlitz bietet mobiles Arbeiten
Die in den darauffolgenden Monaten und Jahren erfolgten Grundüberlegungen und daraus abgeleiteten bereits umgesetzten Maßnahmen haben den Wechsel ins mobile Arbeiten zu Beginn der Corona-Pandemie erheblich erleichtert. Der Landkreis Görlitz hat in dem Programm „Verwaltung 4.0“ die Flexibilisierung der Arbeitswelten als ein Kriterium für ein modernes Arbeitsumfeld definiert. Allen Mitarbeitern der Landkreisverwaltung soll entsprechend ihrer Stellenanforderungen die Möglichkeit für Telearbeit und mobiles Arbeiten gegeben werden. Die Vorteile, sich auf diese Weise als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren, liegen auf der Hand: Arbeitszeit und Privatleben können flexibler vereinbart sowie Fahrzeiten gespart werden, Fachkräfte auch außerhalb der Region können gewonnen werden und mit der Möglichkeit zur Selbstorganisation und dem Arbeiten an selbst gewählten Plätzen können eine höhere Zufriedenheit und damit auch eine größere Leistungsbereitschaft einhergehen. Nicht zuletzt kann perspektivisch die Zahl der Büroarbeitsplätze auf verschiedene Standorte verteilt, insgesamt verringert und Serviceleistungen zielgerichteter, bürgernäher angeboten werden.
Einheitliche Software in der Verwaltung
Voraussetzung dafür war und ist natürlich, dass Software und Hardware an die Anforderungen des mobilen Arbeitens angepasst werden. Dazu gehört die Ausstattung mit entsprechender, künftig standardmäßiger Hardware, im Landkreis Görlitz waren das etwa Laptops oder Video-Konferenzsysteme in den Büros. Zeitgleich wurde dort entsprechende und einheitliche Software eingeführt, die eine sichere und zeitgemäße Kommunikation ermöglicht und beispielsweise einen ortsunabhängigen Datenzugriff innerhalb der Rahmenarbeitszeiten gewährleistet. Auf diese Weise gerüstet, konnten die Anforderungen aus der „Home-OfficeZeit“ im Landkreis Görlitz gemeistert werden.
Chancen beim digitalen Arbeiten
Im Ergebnis erlangten die Mitarbeiter durch das digitale Arbeiten auch neue Kompetenzen. Denn mobiles Arbeiten bringt es oftmals mit sich, nur digital miteinander oder verstärkt allein zu arbeiten. Dies verändert die Arbeitsweisen und -umfelder, was wiederum Fragen der Zusammenarbeit und Führung aufwirft. Angesichts der neuen Herausforderungen gilt es unter anderem, sich auf das neue, digitale Umfeld einzustellen, als Führungskraft den digitalen Austausch im Team und im Einzelgespräch noch aktiver als zuvor zu fördern, verstärkt Rückmeldungen zu erhalten sowie auch neue Formen der Projektzusammenarbeit und der Interaktion zu erproben.
Wichtig ist aber für alle, die noch am Anfang des Prozesses stehen: Die erforderliche Kulturveränderung zur „Gewöhnung“ an die agile Arbeitsmethode braucht Zeit. Zum einen gilt es, viel Neues zu lernen, Zeiträume und Arbeitspakete anders zu definieren und selbstbestimmter jenseits der klassischen Linienhierarchie zu arbeiten. Zum anderen werden die Erfahrungen frischen Wind in die Projekte bringen, Projekte effizienter und mit mehr Spaß umsetzen lassen.
Text: Von Lea Taran
