Was ist, wenn ein Gemeinderat sein Recht auf Vergessen einfordert? Was tun mit Protokollen und Beschlüssen?

SVV-Mitglied sorgt für Aufregung

DSGVO: Gemeinderat pocht auf das Recht, vergessen zu werden

Geschäftsführer, Chefredakteur | KOMMUNAL

2. Juli 2020

Sie saß viele Jahre in der Stadtverordnetenversammlung ihrer Stadt und hat Entscheidungen mitbeschlossen. Nach ihrem Ausscheiden hat sie sich nun entschieden, dass alle persönlichen Daten von ihr gelöscht werden - begründet mit der Datenschutzgrundverordung DSGVO. Für die Stadt begann ein enorm aufwändiger Prozess, selbst Internetgigant Google musste helfen.

Der Fall in Friedberg ist einer, den Deutschlands Kommunen bisher noch nicht erlebt haben. Ein ehemaliges Mitglied im Gemeinderat wird aus allen Protokollen gelöscht. Die 29.000 Einwohner Stadt im Rhein-Main Gebiet in Hessen hat dieser Antrag der ehemaligen Stadtverordneten ziemlich ins Schwitzen gebracht. Das begann schon mit der rechtlichen Frage, ob so eine Löschung überhaupt möglich ist. Denn zunächst einmal gilt ja der Transparenzgedanke. Die Hessische Gemeindeordnung etwa sagt eindeutig (§61 HGO), dass Niederschrift und Anwesenheit dokumentiert werden müssen. Denn was passiert, wenn etwa ein Anwohner im Nachhinein klagt, weil er die beschlossene Bauleitplanung ablehnt und wegen fehlender Unterlagen in Protokollen kippen will. Mit geschwärzten Abstimmungsergebnissen und Niederschriften könnte ein Gericht dem stattgeben. Schließlich ist es dann schwierig im Nachhinein zu prüfen, ob die Abstimmung korrekt erfolgte. Doch Juristen waren sich im Fall Friedberg einig: Das Europäische Recht auf "vergessen werden" schlägt eindeutig die Hessische Gemeindeordnung. Stichwort: Datenschutzgrundverordnung, DSGVO.

Selbst Google wurde wegen des Falls im Gemeinderat eingeschaltet

Und so blieb den Juristen kein anderer Rat, als der Stadt zu empfehlen, dem Ansinnen der ehemaligen Stadtverordneten zu folgen. "Jeder hat das Recht, über seine Daten bestimmen zu können", sagt der Leiter des Hauptamtes der Stadt Friedberg, Steffen Bieber, zum Ergebnis der Prüfung. So sehe es die Datenschutzgrundverordnung nun einmal vor. Und genau darauf hat sich die frühere Stadtverordnete berufen. Auch der Städte- und Gemeindebund in Hessen sieht das ähnlich. Die Namenslöschung sei eine Grauzone, heißt es dort.

Kurzum: Die Löschung wurde zum Stresstest für die Kommune. Denn eine komplette Löschung aller personenbezogenen Daten ist nur händisch und somit nicht mit einigen Tastenklicks erledigt. Das beginnt schon beim "Ratsinformationssystem" der Stadt. Wie in vielen Städten wird es von einem externen Dienstleister (SessionNet) zur Verfügung gestellt. Somit musste der Dienstleister eingeschaltet werden um sicher zu gehen, dass alle Daten aus dem System gelöscht werden konnten. Die Fraktionen im Gemeinderat mussten ebenfalls überprüfen, ob sie etwa auf ihren Webseiten Informationen zur Person zur Verfügung gestellt haben. Etwa in alten Pressemitteilungen, in der möglicherweise eine Aussage des ehemaligen Gemeinderats zitiert wurde. Im Zweifelsfall kann diese Meldung Jahre zurück liegen, aber noch irgendwo im Internet vorhanden sein. Daher wurde sogar Google eingeschaltet, um das Recht auf Vergessen der ehemaligen Stadtverordneten durchzusetzen.

Und nicht nur das Internet ist betroffen. Besonders mühsam war es für die Stadt, das Archiv mit den Protokollen über Jahre hinweg zu durchforsten, immer auf der Suche nach dem Namen und möglichen Aussagen der ehemaligen Abgeordneten. Laut Stadtverwaltung war eine Rathausmitarbeiterin drei volle Arbeitstage bewaffnet mit einem Edding im Archiv, um den Namen in allen gedruckten Protokollen zu schwärzen.

Ein Problem am Rande bei der enormen Löschungsaktion: Ebenfalls wegen des Datenschutzes durfte die Stadt nach außen zu keinem Zeitpunkt den Namen des ehemaligen Mitglieds im Gemeinderat nennen. Streng genommen ist nicht einmal bekannt, ob es sich wirklich um eine Frau handelt. Das wurde uns aber von mehreren Personen hinter vorgehaltener Hand mit einem Kopfnicken bestätigt. Nicht genannt werden darf auch das Alter der Person oder gar die Information, welcher Fraktion sie angehörte.

Was tun, wenn der Fall des Gemeinderats Schule macht

Bei den Kommunenvertretern geht nun die Sorge um, dass der Fall Schule machen könnte. Was ist etwa, wenn eine komplette ehemalige Fraktion bzw. deren Mitglieder die Löschung beantragen? Dann ist nicht nur für Historiker die spätere Aufarbeitung von Sachverhalten kaum noch möglich. Ratsbeschlüsse könnten dann insgesamt zum Problem werden.

Keine Lösung wird sein, neue Mandatsträger zu Beginn ihrer Tätigkeit eine "Verzichtserklärung" unterschreiben zu lassen. Denn auch eine solche Erklärung könnte jederzeit mit Verweis auf die DSGVO widerrufen werden.

Eine Möglichkeit ist aber, dass Daten in Protokollen nach sieben Tagen im Internet nicht mehr "für jedermann" einsehbar sind. So empfiehlt es etwa der Datenschutzbeauftragte des Landes Hessen bei der Veröffentlichung von Stellenplänen. Denn zumindest im Internet bestehe jederzeit die Gefahr einer "unkontrollierten Verbreitung". Namen von ehemaligen Gemeinderäten ganz zu streichen ist aber eben problematisch. Suchen müssen Kommunen nach Möglichkeiten, dass die Namen und Daten zwar in den eigenen Archiven weiter nachvollziehbar sind, für die Öffentlichkeit aber nach gewissen Fristen nicht mehr. Protokolle etwa können nach der Hessischen Gemeindeordnung für begrenzte Zeit öffentlich sein, danach könnte es eine Anonymisierung geben. Für Verwaltung und Gremien müssen die personenbezogenen Daten dann aber weiter sichtbar bleiben. Diese Möglichkeit sieht zumindest der Hessische Städte- und Gemeindebund als Möglichkeit.