Prozessmodelle: So vielseitig einsetzbar wie Schweizer Taschenmesser

ANZEIGE

Ein Referatsleiter eines Bundesministeriums fragte kürzlich in einem Workshop zum Thema Prozesse, wer denn überhaupt „diese bunten Bildchen“ lese. In den Kommunen tun das – zum Glück – viele. Allein in den Veranstaltungen und Seminaren der KGSt zum Thema Prozessmanagement kommen jedes Jahr rund 450 Teilnehmerinnen und Teilnehmer zusammen. Auch die Nutzerzahlen der KGSt^® -Prozessbibliothek steigen laufend. Und das aus guten Gründen - denn die Vorteile von Prozessmodellen sind vielfältig:

• Prozessmodelle führen zu Transparenz - im Hinblick auf Abläufe, Beteiligte und angestrebte Ergebnisse. So bleibt Wissen erhalten, während neue Zusammenhänge und Anforderungen leicht verständlich vermittelt werden können.

• Prozessmodelle sind die Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung des Verwaltungshandelns. Prozesskennzahlen wie Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten geben Auskunft über wichtige Qualitätskriterien. Prozessmodelle zeigen Medienbrüche und andere Digitalisierungspotenziale.

• Prozessmodelle haben eine „Bündelungs- und Übersetzungsfunktion“: Sie helfen, über fachliche und organisatorische Grenzen hinweg zu kommunizieren. Bei der Einführung neuer IT-Verfahren oder Basiskomponenten erleichtern sie die Abstimmung zwischen Fach- und Querschnittsämtern und erhöhen das gegenseitige Verständnis.

• Prozessmodelle liefern ein gutes Gerüst, um systematisch Informationen zu erheben. Im Risikomanagement lassen sich damit z.B. Risiken und Kontrollen zu einzelnen Prozessschritten aufnehmen und prüfen. In Digitalisierungsprojekten geht es um Schriftform- und Nachweiserfordernisse.

• Prozessmodelle unterstützen die klassische Organisationsarbeit, z. B. bei Stellenbemessungen oder bei der Erstellung von Dienstanweisungen.

Doch wie erzielt man aus den diversen Einzelprojekten Synergieeffekte? Wie kommt eine Kommune zu einem ganzheitlichen Prozessmanagement? Voraussetzung hierfür ist ein Überblick über die relevanten Prozesse. Das klingt banal, dieser Überblick ist aber bei der Vielzahl der kommunalen Prozesse in der Praxis kaum vorhanden. Der neue KGSt^®-Prozesskatalog füllt diese Lücke. Er listet Steuerungs-, Leistungserstellungs- und Stützprozesse auf, die in mindestens einem Flächenbundesland auf die kommunale Ebene übertragen sind. Kommunen können daraus ohne großen eigenen Erhebungsaufwand die für sie relevanten Prozesse auswählen, freiwillige Prozesse ergänzen und erhalten damit eine solide Grundlage für ein strategisches Prozessmanagement. MEHR INFORMATIONEN Gaby.Beckmann@KGSt.de www.facebook.com/KGSt.de www.KGSt.de