Wie lokale Bildungsbehörden ihre Beschaffung modernisieren und Kosten senken

Das Bildungssystem in Deutschland – von Kindertagesstätten über Schulen bis zu Universitäten – steht vor vielen Herausforderungen. Zu diesen gehören nicht nur der strukturelle Wandel zu integrierten Schulformen, sondern auch Themen wie Chancengleichheit, die Integration von Kindern aus benachteiligten sozialen Haushalten sowie die Digitalisierung von Unterricht, Schulorganisation und weiterführenden Bildungseinrichtungen. Zu den größten Hürden zählen die Finanzierung, sinnvolle Budgetplanung und effektive Beschaffungsprozesse. Das föderalistische Bildungssystem in Deutschland und die damit einhergehende dezentrale Verwaltung führen nicht selten dazu, dass die Umsetzung von Bildungsmaßnahmen oft mit höheren Kosten verbunden als nötig. Lehrkräfte müssen neben ihren Lehraufgaben viel Zeit für Verwaltungsaufgaben und Beschaffung aufbringen. Ein schwieriges Unterfangen, zumal sich der Lehrermangel, der vor allem die Sekundarstufe I und II sowie berufliche Schulen betrifft, verschärft: Die Schätzungen reichen von mehreren zehntausend bis hin zu 85.000 fehlenden Lehrern im Jahr 2035.

Zudem schränken Vorschriften wie die Landeshaushaltsordnungen (LHO) die Flexibilität ein und erschweren Einsparungen. Die LHO regeln die Haushaltswirtschaft der Länder und stellen die Grundlage für die Finanzierung von Schulen und Bildungseinrichtungen dar. Die LHO bestimmt außerdem, wie die Mittel für Bildung und Schule bereitgestellt und verwendet werden.

Die Finanzierung des Bildungssektors ist ein ständiges Sorgenkind

Bei der Beschaffung im Bildungssektor geht es auch um die Einhaltung des Vergaberechts bei der Beschaffung für Schulen, um die Erstellung von Einkaufsanalysen und Bedarfsprognosen für Schulen. Die Einhaltung des Vergaberechts beispielsweise ist entscheidend, um Korruption und Vetternwirtschaft zu vermeiden und eine faire Vergabe zu gewährleisten. Auch die sogenannte Einkaufsanalyse spielt für Bildungseinrichtungen eine große Rolle, um die Ausgaben und die Qualität der gelieferten Produkte und Dienstleistungen zu analysieren und Einsparpotenziale zu identifizieren. Eine genaue Bedarfsprognose hilft, die Ressourcen effizient zu planen und sicherzustellen, dass die Schule auch zukünftig über die benötigten Mittel verfügt.

Vor allem die Finanzierung der Universitäten und öffentlichen Hochschulen in Deutschland steht seit vielen Jahren im Fokus der Kritik: Die Ausstattung ist zu gering, die Grundfinanzierung nicht ausreichend und verlässlich. Die steigenden Kosten für wichtige Investitionen wie Laborausstattung und digitale Infrastruktur belasten die ohnehin durch Inflation und eingefrorene Studiengebühren geschrumpften Universitätsbudgets zusätzlich und zwingen zu schwierigen Kompromissen zwischen Qualität und Nachhaltigkeit.

Universitäten stehen zwar nicht vor den gleichen direkten Personalproblemen wie Schulen, sind jedoch in spezialisierten Bereichen mit hohem Personaldruck konfrontiert, insbesondere im Beschaffungswesen. Weil es dort zu wenig erfahrenes Personal gibt, ist es schwierig, die steigenden Betriebskosten effektiv zu bewältigen und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bei Beschaffungsentscheidungen sicherzustellen.

Mit passgenauen Informationen Kosten sparen

Trotz dieses Engpasses gibt es eine Lösung: Technologie. Mit den richtigen Informationen können Beschaffungsteams genau ermitteln, was sie ausgeben und welche strategischen Entscheidungen zur Ausgabenreduzierung erforderlich sind. Die Technologie von Amazon Business beispielsweise bietet bei der Optimierung des Einkaufsprozesses Unterstützung, indem der Such- und Bestellvorgang digitalisiert und der Verwaltungsaufwand reduziert wird. Zudem lassen sich bestehende E-Procurement-Systeme integrieren. Dies spart Zeit und reduziert die Ausgaben. „Mit Amazon Business hat unsere Einrichtung die maßgeschneiderte Lösung für den Einkauf gefunden“, meint Samuel M. Fröhlich, Geschäftsführender Gesellschafter Unsere Champions GmbH. In der Vergangenheit sind unterschiedliche Zahlungsmethoden zum Einsatz gekommen, Rechnungen mussten aus verschiedenen Systemen zusammengetragen werden und es sei dadurch schwierig, einen Überblick zu gewinnen. Fröhlich: „Unser Wachstum sorgte für zusätzliche Komplexität. Wir haben daher nach einer Lösung gesucht, die die Einkaufsaktivitäten aller Kitas auf einer Plattform zusammenführt.“

Dem Amazon-Business-Report zum Stand der Beschaffung 2025 zufolge ist die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI) der Erfolgsfaktor der Zukunft auch im Bildungssektor: Die Nutzung von KI zur Datenanalyse und zur Optimierung von Betriebsabläufen ist für 61 Prozent der Entscheidungsträger und 68 Prozent der Führungskräfte „sehr wichtig“ und hat in den nächsten zwei Jahren oberste Priorität. Insbesondere erhoffen sich die Befragten umfassendere Erkenntnisse in Bezug auf Ausgaben und Nachfrage sowie die Automatisierung von Lieferantenbeziehungen. In den nächsten drei Jahren planen 38 Prozent der Führungskräfte KI-gestützte Beschaffungsvorgänge. Für die Entscheider liegt der Schlüssel zur modernen Beschaffung nicht nur darin, Daten zu haben, sondern daraus auch umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen, die auf jeder Ebene intelligentere und schnellere Entscheidungen ermöglichen.

Auch die Entwicklung von Algorithmen zur Erkennung unerwarteter Ereignisse oder Muster in Daten wird für das Beschaffungsmanagement immer wichtiger. So hilft KI bei der automatischen Erkennung und Meldung von Ausgabenanomalien genauso wie bei der Lieferantenbewertung. Sie unterstützt die Beschaffungsteams, indem sie das „Kunden-Onboarding“ und das „Post-Launch-Erlebnis“ verbessert und kritische Einrichtungsprozesse automatisiert. KI hilft dabei, die Compliance der Verkäufer zu optimieren, indem sie eine genaue Einrichtung und Pflege der sogenannten UNSPSC-Codes (United Nations Standard Products and Services Code) gewährleistet und die Produktkategorisierung und Berichtsfunktionen verbessert.

Wer also effizient einkaufen will, kommt an digitalen Lösungen nicht mehr vorbei. Bildungseinrichtungen sollten sich individuell überlegen, wie sie Technologien nutzen, um eine klare Strukturierung der Prozesse zu erhalten, die die Transparenz fördern und die Effizienz steigern. Der Einsatz von E-Procurement-Systemen kann den Einkaufsprozess erheblich beschleunigen und vereinfachen – und damit auch die Qualität der Bildung auf ein neues Niveau heben.