Zukunftsfähige Ausländerbehörden – Prozesse, Wissen, Daten und Kommunikation im Zusammenspiel

Prozesse als Fundament

Eine konsequente Prozessorientierung ist der Schlüssel für eine effiziente Verwaltung. Durch die systematische Definition und Optimierung von Prozessen entstehen Transparenz und Standardisierung. Digitalisierung und Automatisierung, etwa durch Robotic Process Automation (RPA), ermöglichen eine Entlastung der Mitarbeitenden und beschleunigen Prozesse.

Wissen als Ressource im Wandel

Wissensmanagement ist in Ausländerbehörden kein „Nice-to-have“, sondern überlebenswichtig. Die hohe Komplexität und Dynamik des Ausländerrechts erfordern aktuelle, zugängliche und kontextualisierte Informationen. Die Verknüpfung von Prozess- und Wissensmanagement, etwa durch den Einsatz einer Rolle „Wissenskoordinator:in“, stellt sicher, dass Mitarbeitende über das notwenige Wissen verfügen.

Daten als Steuerungs­instrument

Datenmanagement ermöglicht nicht nur die Analyse von Rückständen und Arbeitsvolumen, sondern auch eine vorausschauende Steuerung. Kennzahlensysteme und Business Intelligence (BI)-Lösungen schaffen Transparenz über Soll- und Ist-Zustände. Prognosen und Frühwarnsysteme helfen, Ressourcen bedarfsgerecht zu planen und Krisen frühzeitig zu erkennen.

Kommunikation als Brücke zur Gesellschaft

Kommunikationsstrukturen sind das Bindeglied zwischen Verwaltung und Kund:innen. Die KGSt empfiehlt eine Zentralisierung der Eingangskanäle, digitale Kontaktformulare und eine strukturierte Terminvergabe. Eine klare Kommunikationsstrategie reduziert Überlastung, schafft Vertrauen und verbessert die Servicequalität.

Verzahnung der vier Themenfelder

Die vier Themenfelder sind keine isolierten Handlungsbereiche, sondern bilden ein integriertes System. Prozesse strukturieren die Arbeit, Wissen befähigt zur Ausführung, Daten steuern die Organisation und Kommunikation verbindet Verwaltung mit den Kund:innen.

Die KGSt stellt mit ihrer neuen Publikation „Kommunale Ausländerbehörden“ (Nr. 12/2025) einen praxisorientierten Ansatz zur Neustrukturierung von Ausländerbehörden vor. Der Ansatz kombiniert die vier in diesem Artikel vorgestellten Themenfelder mit einem rollenbasierten Umsetzungsvorschlag.

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