In Duisburg geht die Stadtverwaltung neue Wege.
Duisburg setzt in der Stadtverwaltung auf agiles Arbeiten und will so effizienter Dienstleistungen bieten.
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Verwaltungsmodernisierung

Agiles Arbeiten - ein Stadtdirektor erklärt es

Beim Konzept des agilen Arbeitens geht es um hohe Flexibilität, schnelle Handlungsfähigkeit und Produktivität. Stichworte, die nicht jeder sofort mit einer Verwaltung verbindet. Martin Murrack, der Stadtdirektor und Kämmerer von Duisburg, erklärt im Gastbeitrag, wie seine Kommune den Sprung geschafft hat.

OZG, E-Akte, die Erneuerung der ITLandschaft, Anforderungen von Bürgern, der Politik und vieles mehr – um die Digitalisierungsmaßnahmen in der Stadtverwaltung erfolgreich umzusetzen, müssen diese gut gesteuert und Projektabläufe effizient gestaltet werden. Die bislang üblichen langen Planungsphasen, in denen ein Konzept mit vielen Stakeholdern detailliert ausgearbeitet wird, sind heute aber häufig nicht mehr zielführend. Gerade bei technologischen Komponenten besteht dabei das Risiko, dass bei Projektabschluss die aufgenommenen Anforderungen oder Rahmenbedingungen schon wieder überholt sind oder bereits eine neue Softwaregeneration verfügbar ist.

Agile Methoden in der Stadtverwaltung

Agile Methoden bedeuten auch in der Stadtverwaltung Duisburg einen Bruch mit dem etablierten Verwaltungsdenken und -handeln. Daher wurde mit Hilfe einer externen Beratung ein Projekt durchgeführt, in dem an IT- und Digitalisierungsprojekten beteiligte Mitarbeiter, Methoden zur agilen Zusammenarbeit erlernt und eingeübt haben. Entscheidend für den Erfolg dieser Veränderung sind der damit einhergehende Kulturwandel und die Unterstützung der Führungskräfte. Insbesondere das selbstbestimmte Arbeiten in den Projektteams, der Mut, auch unausgereifte Ideen oder Zwischenstände einem breiteren Publikum zugänglich zu machen und eine positive Fehlerkultur mussten dafür beworben werden.

In Duisburg sind wir überzeugt davon, dass die Herausforderungen der Digitalisierung besser mit dem Einsatz von agilen Arbeitsweisen gemeistert werden können.“

Martin Murrack, Stadtdirektor und Kämmerer von Duisburg

Aufgaben übernehmen statt zugewiesen bekommen

Für die praktische Umsetzung in Pilotprojekten wurden die agilen Methoden Kanban und Scrum vermittelt. Kanban ist ein Instrument, um Aufgaben mit ihrem Status transparent darzustellen. Die gemeinsame Nutzung und regelmäßige Besprechung durch das Team führen zu mehr Transparenz. Das eigenständige „Ziehen“ von Aufgaben (anstatt Zuweisung durch den Vorgesetzten) fördert zudem die Selbstverantwortung jeder und jedes Einzelnen. Die Kommunikation im Team wird verbessert und Risiken, Verzögerungen oder Doppelarbeit fallen ebenso auf wie Synergien und Abhängigkeiten. Zudem ist die Auslastung der Mitarbeiter transparent, wodurch Ressourcen gesteuert und Aufgaben priorisiert werden können. Scrum ist ein agiles Rahmenwerk für die Projektdurchführung, mit definierten Rollen und Events.

Projekte in Sprints bearbeitet

Es wird in „Sprints“ gearbeitet, also zum Beispiel in Abschnitten von regelmäßig zwei Wochen, für die jeweils neu geplant und das Ergebnis überprüft wird. „Scrumban“ als Zusammenführung der beiden Methoden wurde in zwei Pilotprojekten umgesetzt – wenn auch nicht in Reinform, sondern laufend angepasst an die individuellen Projektgegebenheiten. Da in Duisburg beispielsweise kein Mitarbeiter ein Projekt in Vollzeit bearbeitet, wurden die Events von Beginn an seltener und kürzer als in der Theorie vereinbart.



Die Mehrwerte der Methoden wurden von Anfang an in einer Evaluation festgestellt und sie sind auch nach über einem Jahr noch spürbar: Die kurzen Zyklen und regelmäßigen Termine helfen bei den Projekten „am Ball zu bleiben“. Die sukzessive Planung ermöglicht die Fokussierung auf die gemeinsam festgelegten Aufgaben und realistischere Berücksichtigung von Kapazitäten im Planungszeitraum. Außerdem wird gerade in den interdisziplinären Teams die Informationstransparenz und klare Aufgabenverteilung gelobt. Es zeigt sich auch, dass die Mitarbeiter den Projektfortschritt sowie ihren eigenen Beitrag daran mehr wahrnehmen. Dies und auch regelmäßige Team-Retrospektiven führen zu einer verbesserten Kommunikation, einheitlichen Erwartungshaltung, Teamgefühl und Engagement.

Fortbildung und Kommunikation

Schon jetzt ist das agile Arbeiten nicht mehr aus der Duisburger Verwaltung wegzudenken. Um den Erfolg fortzuführen, müssen nun Fortbildung, und Kommunikation gewährleistet werden - und die  Teams, die entsprechende Methoden nutzen wollen, betreut werden. Ihnen ist dabei stets zu verdeutlichen, dass diese Methoden die Ressourcenknappheit nicht alleine lösen werden – aber sie machen die Arbeit effektiver, transparenter und führen in vielen Fällen auch zu einer angenehmeren Zusammenarbeit. In Duisburg sind wir überzeugt davon, dass die Herausforderungen der Digitalisierung – und welches Projekt hat heute keinen Digitalaspekt – besser mit dem Einsatz von agilen Arbeitsweisen gemeistert werden können und bauen sie daher weiter aus. Wir wollen damit langfristig Effizienz und Erfolg von Projekten garantieren sowie eine moderne und zukunftsgerichtete Zusammenarbeitskultur etablieren.



 

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