Digital-Lotsen der Stadt Konstanz
Diese Mitarbeiter ließen sich in Konstanz zu Digital-Lotsen ausbilden.
© Stadt Koblenz

Digitalisierung

So hat Verwaltung Zukunft - tolle Beispiele

Die Kommunen haben ihre Digitalisierungsprojekte in der Corona-Pandemie vorangebracht. KOMMUNAL stellt nachahmenswerte Beispiele vor: von der Mitarbeiter-App bis hin zu unterstützenden Digitallotsen. Moderne Verwaltung ist aber auch gutes Bildungs- und Gesundheitsmanagement.

Wie zukunftsfähig ist die öffentliche Verwaltung? Welche Kommunen haben spannende Projekte gestartet, die für andere wertvolle Anregung bieten können? KOMMUNAL hat sich umgehört und fand viele tolle Beispiele.

Konstanz bildet in der Verwaltung digitale Lotsen aus

In der Stadtverwaltung Konstanz werden seit Anfang 2019 digitale Lotsen ausgebildet.  „25 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus 23 verschiedenen Abteilungen haben sich auf dem Gebiet der Digitalisierung zusätzlich qualifiziert“, erläutert Björn Fischer, Koordinator für Digitalisierung das innovative Konzept. Die Digitallotsen erweisen sich in der Corona-Krise als sehr hilfreich für die Kolleginnen und Kollegen, unterstützen im Umgang mit Kommunikations- und Arbeitstools. Die Universität Konstanz begleitete das Projekt zu Beginn wissenschaftlich. In einer Forschungsarbeit wurden die Erwartungen der Angestellten im öffentlichen Dienst zu dem digitalen Innovationsprojekt untersucht. „Es stellte sich heraus, dass es die Digitallotsen großen Zuspruch erfahren“, sagt Fischer. Die Digitallotsen selbst zeigen sich auch begeistert. Das Projekt fördere den Austausch untereinander über die Abteilungen hinweg. Das Land Baden-Württemberg hat Konstanz als Digitale Zukunftskommune ausgezeichnet. Die Stadtverwaltung stellt ihr digitales Konzept im Internet vor.

Kommunikations-App für die Mitarbeiter in Wuppertal

Das kommunale Amt für Informationstechnik und Digitalisierung wurde beauftragt, für alle rund 5.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Kommunikations-App zu entwickeln. Denn auf das Intranet bei der Stadtverwaltung Wuppertal haben lediglich die Angestellten mit einem Computerarbeitsplatz Zugriff. „Informationen und Dienstleistungen sollten einfach, schnell und jederzeit von Smartphones und Tablets abrufbar sein“, schildert Christine Gerth vom Amt für Informationstechnik das Konzept. Abgerufen werden können nun Meldungen aus dem Intranet und interne Stellenausschreibungen ebenso wie das interne Mitteilungsblatt. Die App kann problemlos auf das private Smartphone geladen werden und nach Anmeldungen mit Personalnummer und einem Passwort über eine Webseite heruntergeladen werden. Als kommunaler IT-Dienstleister bietet das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung den Service auch für andere Kommunen an. Mehr Infos hier.

Bonn entwickelt  eigene App für das Gesundheitsamt

CovDi“ steht für Covid Digital. Die von der Stadt Bonn in der Corona-Pandemie entwickelte App hat sich vom ersten Tag an bewährt. „Wir waren damit kurzfristig in der Lage, den Kolleginnen und Kollegen im Gesundheitsamt zu helfen“, sagt David Adler. Er leitet bei der Stadtverwaltung Bonn den Bereich E-Government. Die App hilft, die Corona-Fälle zu erfassen und zu verwalten. Verwirklicht wurde sie mit Hilfe einer Low-Code-Plattform. Das Tolle: Nach nur vier Wochen war sie einsatzbereit. Alle Kontaktpersonen werden über eine Eingabemaske erfasst. Die Daten stehen allen Berechtigten zur Verfügung und können weiterbearbeitet werden. Informationen wie neue Symptome im Corona-Krankheitsverlauf oder ein neues Testergebnis können nachträglich ergänzt werden. Über eine „Multiimport-Funktion“ lassen sich sogar Datensätze von ganzen Schulklassen übernehmen.

Open-Data-Plattform im Landkreis Cham

Der Landkreis Cham in Bayern betreibt eine eigene Open-Data-Plattform. Dort kann nach unterschiedlichen Kriterien recherchiert werden. Nur einige Beispiele: Bauen & Wohnen, Breitband & Kommunikation, Denkmalschutz & Kultur, Freizeit & Tourismus, Wirtschaft & Gewerbe. „Diese Plattform trägt dazu bei, die öffentliche Verwaltung des Landkreises Cham transparenter zu machen“, schreibt der Landkreis auf der Homepage an die Bürger. Die gesammelten Informationen zum Landkreis Cham stammen in erster Linie aus der zentralen Datenbank des interkommunalen Geoinformationssystem (IkGIS-Cham). Die für die Bürger verfügbaren Inhalte entsprechen weitestgehend den intern verwendeten Strukturen. Personenbezogene Daten und Inhalte nur für den Dienstgebrauch sind ausgeblendet.  Wie die Plattform ausgebaut ist, sehen Sie hier. Mehr Infos.



 

Stadtverwaltung Kiel will Mitarbeiter begeistern

Videokonferenz Stadt Kiel
Videokonferenz bei der Stadt Kiel.

Die Beschäftigten mitzunehmen bei der Digitalisierung der Verwaltung - das hat sich die Landeshauptstadt von Schleswig-Holstein zum Ziel gesetzt. „Wir wollen die Mitarbeitenden der Verwaltung für die Digitalisierung begeistern und sie motivieren, schnell hochwertige digitale Dienstleistungen anzubieten sowie eigene Arbeitsprozesse zu vereinfachen“, sagt Jonas Dageförde, Chief Digital Officer der Landeshauptstadt Kiel. Gleich zu Beginn der Corona-Krise wurde ein Erste-Hilfe-Kit für die Arbeit zuhause erarbeitet, ein Messenger-Dienst eingerichtet. Teams können digital gemeinsam Dokumente bearbeiten. Ein Großteil der Stadtverwaltung führt die Dienstbesprechungen in Lockdown-Zeiten per Videocall durch. Für die Unterstützung der digitalen Transformation hat die Stadt elf neue Stellen geschaffen. Im Jahr 2020 wurden über 60 Projekte der digitalen Strategie umgesetzt.

Neues Rathaus, innovatives Arbeiten in Essen

Wie sehr die Corona-Pandemie die Digitalisierung in vielen Verwaltungen beschleunigt hat, zeigt das Beispiel Essen. „Für unsere Mitarbeiter hat sich unglaublich viel geändert“, berichtet Peter Adelskamp, verantwortlich für den Prozess zur digitalen Transformation. Innerhalb weniger Wochen wurden virtuelle Destop-Infrastrukturen bereitgestellt, die bislang auf 3.000 Zugänge ausgeweitet wurden. Zudem schuf die Stadt Essen für 6.500 Kollegen E-Mail-, und Kalenderzugänge für die Arbeit von Zuhause. Was zu Beginn an vielen Stellen zögerlich ausprobiert wurde, mündete in routinierten Abläufen“, so das Fazit. Die Erkenntnisse fließen in die Planungen für das BürgerRatHaus ein. Das neue Rathaus in Essen soll bis Ende 2025 fertig sein. Geplant sind offene Arbeitsstrukturen und mehr mobiles Arbeiten. Die Onlineplattform essen.de wird neugestaltet, ein Servicportal zu elektronischen Verwaltungsprozessen wurde eingeführt.

Job-Radeln und Rückenkurse beim Kreis Viersen

Mit dem Fahrrad ins Büro
Für die Mitarbeiter beim Landkreis Viersen gibt es Fahrradabstellplätze.

Zu einer leistungsstarken Verwaltung gehören fitte Mitarbeiter. Die Verwaltung des Landkreises Viersen in Nordrhein-Westfalen setzt auf ein vielseitiges betriebliches Gesundheitsmanagement. „Die Mitarbeitenden dabei zu unterstützen, ihre Gesundheit zu erhalten und zu fördern, ist ein sehr wichtiges Ziel unserer Personalpolitik" sagt Susanne Klemt, Abteilungsleiterin Personalentwicklung, Zum Angebot zählen Rückenfitkurse im Sportraum. Beliebt ist der jährliche Firmenlauf.  Im Sommer findet die Aktion Jobradeln statt. Wer mindestens 20 Tage mit dem Fahrrad zur Arbeit fährt, nimmt an einer Verlosung teil. Fernpendler kombinieren den Arbeitsweg mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Es gibt abstellbare Fahrradboxen, eine Reparaturstation und eine Ladestation für E-Bike-Akkus. Über eine webbasierte Trainingsplattform können sich die Teilnehmer seit der Corona-Pandemie auch im Homeoffice in ihren Pausen fit halten.

Fortbildung zu 1200 Themen bei der Stadt München

Die bayerische Landeshauptstadt München ist Arbeitgeber für rund 42.000 Mitarbeiter, darunter 4000 Führungskräfte und 1.200 Auszubildende. „Wir bieten sehr viele unterschiedliche Qualifizierungsformate an“, sagt Stefan Scholer, der die Aus- und Fortbildungsabteilung leitet. „Dabei setzen wir längst nicht mehr nur auf das klassische Seminar.“ So hat die Stadt neben Coaching auch die „Kollegiale Beratung“ eingeführt. Kollegen treffen sich selbstorganisiert, in der Anfangsphase moderiert vom Personalreferat. In kleinen Runden werden Führungsprobleme besprochen und Lösungen gefunden. Rund 30 städtische Mitarbeiter haben sich zum Coach qualifiziert. „Seit vielen Jahren experimentieren wir mit neuen Formen der Zusammenarbeit“, betont Scholer. Jährlich nehmen rund 22.000 Beschäftigte an etwa 1.900 Fortbildungsveranstaltungen teil, vieles wird digital angeboten. 2019 waren 1.200 Themen im Qualifizierungs-Angebot, im Corona- Jahr knapp 600. Beispiele? „Digital Leadership“, „Meine Gesundheit in Balance“ oder „Keep cool im Arbeitsalltag“.

Fotocredits: Videokonferenz in Kiel: Foto: LH Kiel, Bodo Quante; Job-Radeln: Landkreis Viersen