Co-Working Spaces Öffentlicher Dienst

Berlin testet mobile Arbeitsformen

Co-Working Spaces für den Öffentlichen Dienst

Die Berliner Finanzverwaltung testet neue und mobile Arbeitsformen. Ein Blick darauf, wie der Arbeitsplatz der Zukunft in vielen Rathäusern aussehen könnte.

Ob junges Start-Up, Freiberufler oder Hightech-Unternehmen – immer mehr Firmen setzen auf Co-Working Spaces. Anstatt in Einzelbüros sitzen die Mitarbeiter hier in offenen, hellen Gemeinschaftsräumen und tauschen sich miteinander aus. Längst sind es nicht mehr nur die jungen und hippen Start-Ups, die sich Gedanken über neue und flexiblere Arbeitsformen machen müssen. Auch der Öffentliche Dienst muss sich die Frage stellen, wie er in Zeiten von Homeoffice und Co-Working Spaces in Zukunft als attraktiver und vor allem moderner Arbeitgeber wahrgenommen werden kann.

Co-Working Spaces: Wieso bietet der Öffentliche Dienst so etwas überhaupt an?

Die Berliner Finanzverwaltung hat diesen Transformationsprozess erkannt und im Januar das Pilotprojekt „Arbeit mal anders – zukunftsfähige Arbeitskultur in der Senatsverwaltung für Finanzen“ gestartet. Im Rahmen dessen arbeiten 20 Mitarbeiter für drei Monate in einer Art Co-Working Space. Anstatt fester Schreibtische und eigener Büroräume finden die Beteiligten im Erdgeschoss des Gebäudes vier Räume mit Schreibtischen und Dockingstationen für Notebooks, gemütlichen Sitzecken und Sesseln vor. Jeder Mitarbeiter hat nur noch ein kleines Schließfach, in das er seine persönlichen Dinge einschließen kann. Mit dem Laptop unterm Arm können sich die Mitarbeiter dort hinsetzen, wo sie mögen. Da die Berliner Finanzverwaltung bereits die E-Akte eingeführt hat, kann jeder von jedem Arbeitsplatz auf die Daten zugreifen.

„In den letzten Jahren ist die Zahl unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich gewachsen, die Bürofläche konnte aber nicht beliebig erweitert werden. Zudem ist die Nachfrage nach flexiblen Arbeitszeit- und Teleworkingmodellen gestiegen, wodurch viele Einzelbüros abgeschlossen und unbesetzt sind, etwa wenn die Mitarbeiter krank, im Urlaub, im Homeoffice oder auf Außenterminen sind“, erklärt Matthias Kollatz, der Finanzsenator von Berlin. Mit dem Co-Working Konzept soll die Fläche deshalb effizienter genutzt werden.

Lichtdurchflutete Räume, eine Chill-Area und natürlich eine Telefonbox

Im ersten Raum stehen eine Kaffeemaschine und ein kleiner Tisch mit sechs gepolsterten Hockern, an dem die Mitarbeiter entspannen und ihren Kaffee trinken können. Weiter hinten befindet sich ein großer, weißer Tisch mit mehreren Sitzmöglichkeiten. Neben zwei aufgeklappten Laptops steht eine Wasserflasche. „Das Notebook da hinten ist meins“,sagt Ralf Meyer, IT-Verantwortlicher und digitalpolitischer Koordinator in der Senatsfinanzverwaltung. Er zeigt mit seinem Finger auf das vordere Notebook. „Ich springe heute von Meeting zu Meeting, zwischendurch setze ich mich hier hin und beantworte E-Mails.“

Arbeit mal anders Berlin Finanzverwaltung

Im Raum stehen mehrere Einzelschreibtische, in der Ecke befindet sich eine stoffbezogene Box mit Schreibtisch und Glastür. „Wer einen Rückzugsort braucht, kann sich dort reinsetzen, die Tür schließen – und bekommt akustisch nichts von seiner Umgebung mit“, erklärt Meyer lachend.

Arbeit mal anders Berlin Finanzverwaltung ​Co-Working Spaces Öffentlicher Dienst

Einen Raum weiter sieht die Situation ganz anders aus. Die großen Fenster durchfluten den Raum mit Licht, die höhenverstellbaren Schreibtische sind mit gepolsterten Wänden voneinander getrennt, die je nach Belieben abmontiert oder angebracht werden können. In der Ecke gibt es eine kleine Zelle mit Glastür, in der die Mitarbeiter telefonieren können. Eine abgeschottete Sitzecke, die für Meetings genutzt wird, thront in der Mitte, gegenüber lädt ein gepolsterter Sessel zum Schmökern ein. Wie in einer Behörde sieht es hier nicht aus. Die Pflanzen, der Teppich, die Polstermöbel, all das erinnert eher an ein hippes Start-Up anstatt an eine Verwaltung.

Co-Working Spaces Öffentlicher Dienst

Mit den Co-Working Spaces will der Öffentliche Dienst den Wissenstransfer fördern

„Unser Team arbeitet an mehreren Projekten gleichzeitig, da gibt es viel Gesprächsbedarf. Mit den neuen Räumen wollen wir Barrieren abbauen und den teamübergreifenden Austausch und Wissenstransfer fördern. Unsere Mitarbeiter sollen hier nicht nur in amtsgerechter Haltung arbeiten“, lacht Kollatz.

Das Projekt der Berliner Finanzverwaltung läuft noch bis Ende März. Es wird vom Fraunhofer Institut IAO Center for Responsible Research and Innovation CeRRI und wissenschaftlich begleitet. Zum Auftakt des Projekts wurden verschiedene Workshops geführt und Interviews mit allen Beteiligten gemacht. „Die Mitarbeiter haben uns mitgeteilt, welche Arbeitsabläufe sie haben, was ihre Wünsche und Bedürfnisse sind und wovor sie Angst haben. Aus ihren Wünschen und Anforderungen ist nun dieses Konzept entstanden“, erklärt Kollatz.

Und wie teuer ist das Projekt?

Die Projektkosten belaufen sich auf ungefähr 100.000 Euro für 20 Mitarbeiter pro Jahr inklusive wissenschaftlicher Begleitung. „Aber wir gehen davon aus, dass sich allein die Investitionen in die multifunktionalen Möbel in 48 Monaten amortisieren“, rechnet Kollatz vor. Die einzige bauliche Maßnahme war der Abriss einer Trockenbauwand, damit zeigt das Pilotprojekt, dass neue Arbeitsformen auch in alten, unter Denkmalschutz stehenden Bestandsgebäuden möglich sind.

Das Konzept kann auch in anderen Verwaltungen funktionieren

Nach dem Ende der dreimonatigen Testphase teilen die Beteiligten ihre Erfahrungen mit. „Eventuell werden wir noch Anpassungen vornehmen, aber wir hoffen, dass wir das Projekt in Zukunft fortführen können“, erklärt Kollatz. Und bislang läuft das Projekt besser als gedacht. „Immer mehr Mitarbeiter wollen an dem Projekt teilnehmen und auch externe Betriebe, wie etwa die Berliner Straßenreinigung, die Berliner Wasserbetriebe, die Stadt Leipzig sowie die Heinrich-Böll-Stiftung waren bereits zu Besuch, um mehr über das Projekt zu erfahren. „Wir hoffen, dass wir andere Behörden motivieren, neue Arbeitsformen auszuprobieren“, erklärt Kollatz. Berlins Finanzsenator kann sich gut vorstellen, dass das Konzept auch in anderen Verwaltungen funktioniert. „Natürlich müssen wir die offizielle Auswertung noch abwarten, aber ich kann für mich sagen, dass sich die Arbeitsatmosphäre extrem verbessert und die Arbeitsmöglichkeiten sowie die Flexibilität gestiegen sind. Neue Arbeitsmodelle wie die Telearbeit werden viel zu häufig mit Sorge betrachtet. Dabei bieten sie viele Vorteile: Sie sind leistungsfördernd, produktivitätsfördernd und helfen dabei, die Attraktivität des Arbeitgebers zu erhöhen. Und das gilt insbesondere für den Öffentlichen Dienst“, fügt Meyer an.