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eVergabe: Per Mausklick zur Submission

Mi, 01.04.2015

Die EU fordert bis 2016 ein elektronisches Vergabeverfahren, doch Kommunen kommen bei Bits und Bytes nur langsam in Fahrt. Achim Ritz berichtet für KOMMUNAL.

Die Europäische Union ordnet mit einer neuen Richtlinie zur Vergabe von Aufträgen an, dass in den Verwaltungen der Kommunen Papier künftig zur Makulatur wird. Statt seitenweise Unterlagen zu blättern, sollen die Städte und Gemeinden bei der Auftragsvergabe mit Bits und Bytes arbeiten. Brüssel beabsichtigt, die Arbeitsprozesse weiter zu digitalisieren. Die Richtlinie zur Auftragsvergabe soll in nationales Recht umgesetzt werden und von April 2016 an den elektronischen Weg vorschreiben. Die Zukunft ist papierlos und heißt eVergabe. Für viele Verwaltungen in Deutschland ist das jedoch noch ein Fremdwort. Es gibt eine große Zurückhaltung und Berührungsängste. „Viele Kommunen brauchen die Fristverlängerung bis 2018, sonst kommen sie ins Strudeln“, sagt Brigitta Trutzel, Geschäftsführerin der Auftragsberatungsstelle Hessen, wo die Zukunft längst zum Alltag gehört. In einer elektronischen Datenbank sind alle Aufträge erfasst und von allen Beteiligten schnell zu finden.

eVergabe - bis zum Jahr 2018 gelten Übergangsfristen

Brüssel schreibt mit der Vergaberichtlinie 2014/24/EU zwar vor, dass künftig alle Vergabeschritte elektronisch erfolgen müssen, aber gleichzeitig erlaubt die Kommission, die Realisierung noch bis zum April 2018 zu strecken. Die Mehrheit der Kommunen war von der EU-Richtlinie nicht gerade elektrisiert und hat den neuen Bestimmungen zunächst wenig Beachtung geschenkt. Langsam kommt allerdings Bewegung in das elektronische Vergabeverfahren. Die Hessische Auftragsberatungsstelle in Wiesbaden, eine Gemeinschaftseinrichtung des Landes und verschiedener Kammern, registriert bei ihren Schulungsseminaren eine große Nachfrage. Die Kommunen qualifizieren ihr Personal und schaffen sich die notwendige Software an. Auf dem Markt gibt es rund eine Handvoll Firmen, die sich auf die Software und das elektronische Vergabesystem spezialisiert haben. Das komplette Dienstleistungsspektrum zur eVergabe bietet auch die Auftragsberatungsstelle Hessen an, die sich als Bindeglied zwischen Wirtschaft und Verwaltung versteht. Dort unterstützen IT-Spezialisten die kommunalen Partner bei der Umstellung und in der Praxis. „Die eVergabe ist kein Ungetüm, viele erkennen schnell den Gewinn“, sagt Geschäftsführerin Brigitta Trutzel.

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An der eVergabe kommen weder Auftraggeber noch Bieter vorbei. Die Information, Kommunikation und Transaktion der elektronischen Vergabe hält mit den von der EU gesetzten Fristen einen verbindlichen Charakter. Nach Ansicht des Deutschen Industrie- und Handelskammertages ist die eVergabe das letzte Glied in der Kette organisatorischer und personeller Veränderungen in den Beschaffungsstellen und „eine gute Gelegenheit, die Qualität zu verbessern“.

Was bringt die eVergabe in der Praxis?

Was bringt die Digitalisierung des Vergabeverfahrens? „Wir sparen Papier, Zeit und Geld“, sagt Daniel Stricker, Sprecher der Finanzbehörde der Freien Hansestadt Hamburg, die die elektronische Software bereits seit neun Jahren im operativen Betrieb einsetzt und deutschlandweit als Vorreiterin gilt. Der Ausschreibungsprozess laufe jetzt schneller, das Verfahren sei standardisiert und rechtssicherer, so die Erfahrung der Hamburger. Die Angebotsdaten können laut Stricker automatisch berechnet werden. Außerdem sei auf dem elektronischen Weg eine Angebotsabgabe bis zu letzten Minute möglich. „Der im Hinblick auf Fristen und Ausfüllfehler risikoreiche Umgang mit Papier entfällt und Rechenfehler werden minimiert“, sagt Daniel Stricker. Metropolen wie Hamburg oder Frankfurt am Main zeigen sich gern als moderne Verwaltung, die die eVergabe längst in ihre Prozesse integriert haben. Doch auch kleine Kommunen wie Montabaur beispielsweise haben Pionierarbeit geleistet. Seit 2007 setzt die Verbandsgemeinde im rheinland-pfälzischen Westerwaldkreis bei der Vergabe auf digitale Kommunikation statt auf Papier. „Das bedeutet für alle Beteiligten eine enorme Zeiteinsparung“, sagt ein Rathaussprecher. Montabaur hat sogar Handwerksbetriebe und Baufirmen zu kostenlosen Infoveranstaltungen über die eVergabe eingeladen, um die Akzeptanz des neuen Systems zu erhöhen. „Wir hatten Erfolg und sehen heute eine hohe Beteiligung“, heißt es aus der Verbandsgemeinde. Die Bieter hielten die eVergabe, die immer auf einer sicheren elektronischen Signatur basiert, für effizient und zeitgemäß. Die Vorteile des elektronischen Prozesses der Submission, der Prüfung, Wertung und Zuschlagserteilung liegen nach Ansicht der EU auf der Hand. Die Digitalisierung könne auch zur Konsolidierung der Etats beitragen. Die eVergabe verringere die Kosten um mindestens 15 Prozent. Nach Darstellung der EU-Kommission hat eine Studie von 400 niederländischen Kommunen gezeigt, dass mit der eVergabe durchschnittlich knapp 10.000 Euro pro Verfahren gespart werden konnte.

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Diesen Vorteil sieht auch Christopher Sitte, Wirtschaftsdezernent in Mainz. Die rheinland-pfälzische Landeshauptstadt beschäftigt sich bereits seit 1999 mit dem Thema eVergabe. Schon 2001 gab es in der Gutenbergstadt die erste digitale Submission. „Die Abwicklung der Prozesse ist für Ausschreiber und Anbieter einfacher und schneller geworden“, resümiert Christopher Sitte. Klaus Fassnacht von der Zentrale „Vergabe und Einkauf“ im Rathaus, hat die Erfahrung gemacht, dass die Ausschreibungsprozesse erheblich beschleunigt werden. In Mainz ist die Zukunft längst angekommen. Informationen auf Papier gibt es nur noch auf ausdrücklichen Wunsch. In der Vergabe- und Einkaufsabteilung wird alles elektronisch ausgeschrieben und beschafft. Selbst 40.000 Windeln für die Mainzer Kindertagesstätten und Altenpflegeeinrichtungen haben Klaus Fassnacht und sein Team via Bits und Bytes bestellt.

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