So klappt die Digitalisierung der Gremiensitzungen - ein Leitfaden aus der Praxis
So klappt die Digitalisierung der Gremiensitzungen - ein Leitfaden aus der Praxis

Schritt für Schritt erklärt

Leitfaden zur Digitalisierung der Ratsarbeit

Keine Frage, in Sachen Digitalisierung ist in den Kommunen in den letzten Jahren viel passiert. 60 Prozent der Städte und Gemeinden sagen, dass es bei Ihnen zuletzt Fortschritte bei der Digitalisierung gab. Die Akzeptanz und die Veränderungsbereitschaft insgesamt muss aber noch besser genutzt werden, fordert der Kommunalrechtsexperte Oliver Junk. Im Gastbeitrag erläutert er, wie die Blaupause für die digitale Gremienarbeit aussehen kann.

Die Digitalisierung kommunaler Gremienarbeit ist wichtig, um die Attraktivität des Ehrenamts in kommunalen Vertretungen zu steigern und den veränderten Pflichten zur Herstellung der Öffentlichkeit nachzukommen.

Die kommunale Gremienarbeit wurde mit Ausbruch der COVID-19 Pandemie vor große Herausforderungen gestellt. Präsenzsitzungen wurden unmöglich. Trotzdem haben die Kommunen einen entscheidenden Beitrag zur Bewältigung der COVID-19 Pandemie geleistet und Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit in der Krise bewiesen. Eilentscheidungen und Umlaufbeschlüsse waren die ersten Reaktionen auf mangelnde Präsenzmöglichkeiten, schnell abgelöst durch den Ausbau von digitaler Gremienarbeit. Die Landesgesetzgeber hatten zügig rechtliche Rahmenbedingungen dafür geschaffen, digitale Gremienarbeit in außergewöhnlichen Notsituationen – wie etwa einer Pandemie – zuzulassen. So konnten vielfältige positive Erfahrungen gesammelt und die Pandemie hat sich im Ergebnis als Beschleuniger der Digitalisierung kommunaler Gremienarbeit erwiesen. Denn die Möglichkeit, sich auch digital zu einer Rats- oder Ausschusssitzung zuschalten zu können, wurde als Steigerung der Attraktivität des Ehrenamts empfunden. Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Ehrenamt werden verbessert. Daraus ist der deutliche Wunsch innerhalb der kommunalen Familie entstanden, Hybridsitzungen auch in der Post-Covid-Zeit dauerhaft zu ermöglichen.

Begleitend zu diesem Gastbeitrag bietet Prof. Dr. Oliver Junk, der mit der Vertretungsprofessur für Verwaltungsrecht, Schwerpunkt Kommunalrecht, an der Hochschule Harz beauftragt ist, den Lesern von KOMMUNAL ein 90 Minütiges Webinar an, um die Hintergründe genauer darzustellen. HIER können Sie sich zu dem Webinar, das am 25. November um 09.00 Uhr stattfindet, anmelden:

Das Öffentlichkeitsprinzip zwingt zur Digitalisierung der kommunalen Gremienarbeit.

Kommunale Gremiensitzungen sind grundsätzlich öffentlich. Dieser Grundsatz konkretisiert Anforderungen des Demokratie- und Rechtsstaatsprinzip und gewährleistet Transparenz, Kontrolle und Partizipation. Dieses Öffentlichkeitsgebot wird traditionell durch die Herstellung der sog. Saalöffentlichkeit sichergestellt, bei der die Öffentlichkeit mit ihren politischen. Vertretern innerhalb eines Sitzungsraumes zusammentrifft. Dies wird bisher (noch) als ausreichend erachtet, um den Verfassungsgeboten des Demokratie- und Rechtsstaatsprinzips gerecht zu werden.

Die Gesellschaft hat sich allerdings jüngst hinsichtlich der Beschaffung von Informationen dramatisch schnell verändert. Technische Neuerungen führten dazu, dass neue Kommunikationsstrukturen entstanden sind. Darüber hinaus haben sich durch soziale Netzwerke neue Möglichkeiten zur Informationsgewinnung und Informationsverarbeitung entwickelt, die insbesondere von jungen Menschen genutzt werden. Bei den Sozialen Medien handelt es sich „nicht bloß um eine Erweiterung des bisherigen Medienangebots, sondern um eine mit der Einführung des Buchdrucks vergleichbare Zäsur in der menschheitsgeschichtlichen Entwicklung der Medien.”  Dem Öffentlichkeitsgebot von kommunalen Gremiensitzungen kommt eine derart zentrale Rolle zu, dass dem veränderten Informations- und Kommunikationsverhalten Rechnung getragen werden muss. Öffentlichkeit muss heute auch digital, etwa durch Live- und/oder On-Demand-Streaming kommunaler Gremiensitzungen, sichergestellt werden.

Begleitend zu diesem Gastbeitrag bietet Prof. Dr. Oliver Junk, ehemaliger Oberbürgermeister der Stadt Goslar und heute mit der Vertretungsprofessur für Verwaltungsrecht, Schwerpunkt Kommunalrecht, an der Hochschule Harz beauftragt, den Lesern von KOMMUNAL ein 90 Minütiges Webinar an, um die Hintergründe genauer darzustellen. HIER können Sie sich zu dem Webinar, das am 25. November um 09.00 Uhr stattfindet, anmelden: 

Herausforderungen bei der Umsetzung der Digitalisierung

Die Vorgaben in den Kommunalverfassungen der Länder sind zur digitalen Gremienarbeit derzeit uneinheitlich. Spürbar ist jedenfalls eine Öffnung. So sind in Niedersachsen sehr weitgehend Hybridsitzungen für Rats- und Ausschusssitzungen möglich, soweit in den Kommunen diese Sitzungsform durch die Hauptsatzung zugelassen wird.  Dagegen stellt das Land Sachsen-Anhalt eines der wenigen Bundesländer dar, die bislang noch keine Hybridsitzungen (auch nicht für Ausschüsse) zulassen. Für „informelle“, vorbereitende Gremien sind die hybriden Sitzungsformen schon heute denkbar.

Die Kommunen haben bei der Implementierung digitaler Ratsarbeit unter anderem  folgende Herausforderungen zu bewältigen, die im Rahmen des Webinars thematisiert werden sollen:

  1. Differenzierte Regelungen der Landesgesetzgeber zu digitalen Gremiensitzungen, insbesondere zu
  1. Hybride Ratssitzungen
  2. Hybride Ausschusssitzungen
  3. Live-Stream
  4. On-Demand-Stream
  5. Digitalisierung von Bürgerbeteiligungsprozessen

2. Zustimmungserfordernisse der Betroffenen / Datenschutz

Die Digitalisierung kommunaler Gremienarbeit verbunden mit Aufzeichnungen und Übertragungen in das Internet berühren Rechte der Betroffenen. Herausgearbeitet wird, ob und in welchem Umfang Zustimmungserfordernisse einzuholen sind und wie Hybridsitzungen/Übertragungen auch bei fehlender Zustimmung einzelner Ratsmitglieder rechtssicher durchgeführt werden können. Dabei sind Rechte der Ratsmitglieder, der Mitarbeiter in den Verwaltungen sowie der interessierten Einwohner zu differenzieren.

3. Herstellung der Nichtöffentlichkeit / geheime Abstimmungen

Dargestellt wird, welche Pflichten bei Herstellung der Nichtöffentlichkeit bestehen und wie geheime Abstimmungen im Rahmen von Hybridsitzungen denkbar sind. Stichwort: Abstimmungssoftware.

4.  Technische Ausstattung der Sitzungsräume

Erläutert wird, welche technische Ausstattung für die Sitzungsräume erforderlich ist. 

Sind alle Räume für Gremiensitzungen sind auszustatten? Sind mobile Lösungen mit Blick auf Ortsratssitzungen denkbar, die vielerorts im „Dorfkrug“? (Ortsratssitzungen im „Dorfkrug“?), an welchen Stellen werden Kameras benötigt? Mikrofone an jedem Platz oder nur am Rednerpult? Beamer/Leinwand? Monitore? Welche technischen Lösungen benötigt die Sitzungsleitung?

5. Technische Ausstattung der Ratsmitglieder

Darzustellen ist, ob eine zentrale Ausstattung aller Ratsmitglieder mit notwendiger Hardware über die Kommune zu Beginn einer Legislaturperiode erfolgen muss.

6. Software

Zur klären ist weiter, mit welcher Videokonferenzsoftware gearbeitet werden muss und darf.

7. Personelle Betreuung von digitalen/hybriden Sitzungen

Die Kommunen gehen aktuell (zutreffend) davon aus, dass für die digitale Gremienarbeit zusätzliches Personal erforderlich ist.  Das gilt zuerst für die Unterstützung der Sitzungsleitung, Moderation der digitalen Teilnehmer, das Einblenden von Unterlagen bzw. der jeweiligen Tagesordnungsprunkte für Gremienmitglieder sowie die Öffentlichkeit. Ferner ist an die „Regie“ (Kameraeinstellungen und -wahl) bei Übertragungen zu denken. Darüber hinaus wird ein leistungsfähiger IT-Service und Erreichbarkeiten während der Sitzung benötigt, um Störungen bei der Übertragung sowie bei der eingesetzten Hardware und Software beheben zu können. Es wird erläutert, ob das mit dem Bestandspersonal sichergestellt werden kann und ob externe Unterstützung wirtschaftlicher darstellbar ist.

8. Qualifikationsbedarf

Digitale Gremienarbeit verlangt Kompetenzen. Dies gilt nicht nur für den HVB, sondern auch für den den Sitzungsdienst der Verwaltung. Besondere Qualifikationen sind von der Sitzungsleitung sowie den ehrenamtlichen Mitgliedern insgesamt abzufordern. Zu denken ist an Präsentationstechnik, Nutzung/Bedienung der Software, Bedienung Hardware.

Dargestellt wird, welche Qualifikationen notwendig sind und wie diese wirtschaftlich und effizient angeboten/organisiert werden können.

9. Was tun bei technischen Störungen?

Digitale Gremiensitzungen sind störanfällig. Dargestellt wird, welche Art von Störung zur Unrechtmäßigkeit von Beschlüssen führt (Stichwort „Sphären“):

      • Vorbereitung der Technik für digitale Gremienarbeit
      • Testlauf rechtzeitig vor der Sitzung: Hardware/Software
      • Verantwortlichkeiten / Sphären definieren
      • Beweisführung / Dokumentation
      • Notfallplan (z. B. alternative Software, alternative Hardware, Ersatzakkus….)
      • Notfallnummern/Servicenummern
      • Erreichbarkeiten IT-Service sicherstellen

Festzuhalten ist, welche Reaktionen bei technischen Störungen konkret folgen:

      • Sitzungsunterbrechung
      • Neustart der Systeme
      • Telefonische Abstimmungen zur Problemlösung

10. Anpassung der Geschäftsordnung

Im Webinar wird dargestellt, welcher Anpassungsbedarf der Geschäftsordnungen im Hinblick auf digitale/hybride Gremienarbeit erfolgen sollte.

- Konkretisierung des durch die Landesgesetzgeber geschaffenen Rahmens in der Kommune 

- Videokonferenzsoftware

- Einsatz von privaten Geräten

- Dauer der Sitzungsunterbrechung bei technischen Störungen

- Zusätzliche personelle Ausstattung der Sitzungen

- Pflichten für Schulungen und Qualifikationen

- Verweis auf „Verhaltenskodex“

HIER GEHTS DIREKT ZUR ANMELDUNG DES WEBINARS: 

 

11. Verhaltenskodex

Hybride Gremiensitzung verändern die Sitzungsdynamik. Und es sind auch bei der digitalen Zuschaltung „Spielregeln“ einzuhalten, um die Funktionsfähigkeit der Gremien zu erhalten.

Eine neue Sitzungskultur entsteht. Um diese im Konsens zu entwickeln, werden Vereinbarungen benötigt. Diese könnten gegebenenfalls in einem „Verhaltenskodex“ zusammengefasst werden, der durch Studenten für die Kommunen erarbeitet wird.

Beispiele für Regelungsbedarf:

  • Absicherung Nichtöffentlichkeit bei zugeschalteten Teilnehmern
  • „Schwarze Kachel“
  • Welche Endgeräte werden eingesetzt; Smartphone?
  • Ort der digitalen Teilnahme: Urlaub, Arbeitsplatz, Küchentisch, Gartenteich (….)
  • Essen, Trinken, Rauchen (….)
  • Kinder & Haustiere

DER ANMELDELINK für den 25. November, 09 Uhr:

12. Kosten und Konnexitätsprinzip

Erarbeitet werden soll, welche Kosten ausgelöst werden müssen und sollten, um digitale Gremienarbeit zu realisieren. Welcher Aufwand/Ausgaben sind sinnvoll?



- Software (Lizenzen)

- Endgeräte

- Server

- Ausstattung der Sitzungsräume

- Schulung / Qualifikation

- Personelle Kapazitäten für Betreuung der Hybridsitzung

  (Sitzungsleitung, Regie, Auf- und Abbau,

HIER GEHT’S ZUR ANMELDUNG ZUM WEBINAR am 25. November um 09 Uhr: