Tipps
Plötzlich Führungskraft
Herausforderungen für neue Abteilungsleiter
Neue Führungskräfte müssen sich auf Herausforderungen einstellen. Sie haben ab sofort eine neue Rolle mit anderen Aufgaben als an ihrem bisherigen Arbeitsplatz. Deshalb ist es wichtig, sich in den ersten Wochen damit vertraut zu machen. Bereiten Sie sich, wenn Sie neu in die Behörde kommen, gut auf Ihre erste Konferenz als künftiger Chef vor, denn sie ist Ihre Chance, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Achten Sie aber darauf, authentisch zu bleiben. Halten Sie Ihre Rede so kurz wie möglich. Stellen Sie sich vor und legen Sie dar, welche Erwartungen Sie an die Mitarbeiter haben und was sie umgekehrt von Ihnen erwarten können.
Mitarbeitende kennenlernen
In der ersten Zeit ist es wichtig, dass Sie alle Ihre neuen Mitarbeiter persönlich kennenlernen (wenn möglich, in Einzelgesprächen) und erfahren, wie die Abläufe bisher waren, was gut oder nicht gut lief, welche Wünsche und Sorgen die Kollegen haben und was ihnen besonders am Herzen liegt. Nehmen Sie sich Zeit für diese Gespräche und hören Sie gut zu. Das ermöglicht es Ihnen, sich ein gutes Bild zu machen. Eventuell stellen Sie fest, dass Aufgaben neu oder anders vergeben werden sollten. Oder dass bestimmte Kollegen stärker gefördert werden sollten und mehr Anweisung benötigen als andere, an die Sie Aufgaben einfach delegieren können.
Was sollten Sie über Führung wissen?
Es ist hilfreich, sich vor dem Wechsel mit unterschiedlichen Führungsstilen zu beschäftigen. Heutzutage ist der moderne Führungsstil (LINK: https://kommunal.de/so-fuehren-sie-erfolgreich-fuehrungsstile) in vielen Behörden verbreitet. Das bedeutet unter anderem, dass Vorgesetzter und Mitarbeiter viele Entscheidungen gemeinsam treffen. Eine der wichtigsten Erkenntnisse ist, dass Sie als Chef nicht mehr die gleiche Arbeit machen wie als normaler Mitarbeiter. Eine Aufgabe ist es, delegieren zu lernen.
Kommunikation ist besonders wichtig
Achten Sie darauf, grundsätzlich klar zu kommunizieren und konsequent zu bleiben. Das trägt dazu bei, der Abteilung ein Gefühl der Sicherheit zu verschaffen. Bleiben Sie nahbar, aber halten Sie ausreichend Distanz. Seien Sie erreichbar für Mitarbeiter, aber Ihre Tür muss nicht ständig für andere offen sein.
Fehler eingestehen und konstruktiv kritisieren
Vor allem am Anfang wird nicht alles reibungslos funktionieren. Akzeptieren Sie, dass Sie auch mal etwas falsch machen oder verkehrt einschätzen. In einem solchen Fall ist es hilfreich, berechtigte Kritik anzunehmen und Fehler einzugestehen. Das ist kein Zeichen von Schwäche! Umgekehrt sollten Sie auch bereit sein, Missstände anzusprechen. Bleiben Sie dabei aber immer konstruktiv und wertschätzend (Vorschlag LINK https://kommunal.de/so-kommunizieren-sie-wertschaetzend). Das gilt genauso für Kritik. Auch wenn Sie jetzt Vorgesetzter sind, sollten Sie unter allen Umständen vermeiden, arrogant oder überheblich aufzutreten.
Klare Strukturen schaffen
Vor allem am Anfang kommen viele Aufgaben auf Sie zu. Sorgen Sie für eine klare Struktur und vermeiden Sie es, alles selbst machen zu wollen. Legen Sie Zeiten fest, in denen Sie Mails beantworten oder Kunden bzw. Kollegen zurückrufen. Nutzen Sie Kalender mit Erinnerungsfunktion und delegieren Sie Aufgaben, die Sie nicht persönlich erledigen müssen. Das ist eine Herausforderung und das Loslassen braucht etwas Übung. Aber es ist notwendig, damit Sie sich nicht überlasten und die Mitarbeiter motiviert bleiben. Sie müssen kein Experte für alles sein und auch nicht grundsätzlich alles wissen – Ihre Hauptaufgabe ist es, das Team zu führen und zu steuern.
Selbst- und Sozialkompetenz trainieren
Für neue Vorgesetzte sind Selbst- und Sozialkompetenz wichtige Eigenschaften. Ein Chef mit Selbstkompetenz ist bereit, sein eigenes Handeln zu reflektieren, seine Fähigkeiten wahrzunehmen, konstruktiv mit Belastungen umzugehen und sich weiterzuentwickeln. Sozialkompetenz ist die Fähigkeit, zu kooperieren und zu kommunizieren, Gruppenprozesse zu verstehen und konstruktiv mit Konflikten umzugehen. Wenn Sie spüren, dass Sie in einem der Bereiche Nachholbedarf haben, könnte Ihnen ein Coaching helfen.
Bei Änderungen das Team mitnehmen
Falls Sie am Arbeitsablauf etwas ändern möchten (z.B. in Richtung agiles Management gehen – LINK https://kommunal.de/agiles-management-tipps), sollten Sie damit einige Wochen warten und den Mitarbeitern Mitsprachemöglichkeiten geben. Neue Vorgesetzte, die gleich in der ersten Woche alles umwerfen, können damit das Team vor den Kopf stoßen und die Bereitschaft, mitzuziehen, verringern. Bereiten Sie die Mitarbeiter langsam auf Neuerungen vor. Veränderungen sollten schrittweise erfolgen.
Rollenwechsel vom Kollegen zur Führungskraft
Eine besondere Herausforderung ist es, wenn jemand plötzlich zum Chef oder zur Chefin seiner bisherigen Kollegen wird. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, vor allem aber Kommunikation. Und ein Perspektivwechsel ist durch den Aufstieg nötig, denn Sie sind kein gleichberechtigter Kollege mehr, sondern der Vorgesetzte. Ein freundliches, selbstsicheres Auftreten hilft Ihnen dabei, sich Respekt zu verschaffen.
Achten Sie darauf, dem Team noch vor Ihrem Amtsantritt mitzuteilen, dass Sie zum Abteilungsleiter berufen wurden. Das gilt vor allem dann, wenn das Verhältnis innerhalb der Abteilung gut ist. Wenn es die Mitarbeiter durch den Flurfunk oder erst bei der ersten Konferenz erfahren, können sie sich vor den Kopf gestoßen fühlen – kein guter Einstieg!
Bedenken Sie, dass Sie in Ihrer neuen Rolle zwischen der Behördenspitze und der Abteilung stehen, und verzichten Sie auf Versprechungen, die Sie womöglich nicht einhalten können. Ja, Sie wissen, wo der Schuh drückt, aber es gibt Entscheidungen, bei denen Ihre Vorgesetzten mitreden müssen.
Nicht zur Kopie Ihres Vorgängers werden
Mancher neue Vorgesetzte neigt dazu, den Führungsstil seines Vorgängers zu übernehmen. Es hat ja funktioniert! Aber egal, wie gut Sie sind: Sie bleiben dann eine Kopie. Besser ist es, einen eigenen Führungsstil zu entwickeln, der zu Ihnen und Ihren Fähigkeiten passt.
Auch als neuer Abteilungsleiter Interesse am Team zeigen
Als Chef oder Chefin delegieren Sie mehr und erfüllen nicht mehr Ihre bisherigen Aufgaben – und das sollten Sie dem Team klarmachen. Sagen Sie ruhig, dass Ihre neue Tätigkeit auch für Sie herausfordernd ist. Klar, Sie kennen das Team und wissen, was besonders gut oder eher schlecht funktioniert. Aber bleiben Sie interessiert, hören Sie den Mitarbeitern zu und fragen Sie immer wieder nach, um zu erfahren, wo der Schuh drückt und eventuell Rede- oder Handlungsbedarf besteht. Wichtig zu wissen: Nicht alle werden Sie sofort in Ihrer neuen Rolle akzeptieren. Hören Sie zu und bieten Sie Gespräche an, aber versuchen Sie nicht, es allen recht zu machen.
Falls Sie mit Kollegen befreundet sind, muss sich mit Ihrem Aufstieg nichts ändern, und Sie können selbstverständlich beim „Du“ bleiben. Achten Sie aber darauf, niemanden zu bevorzugen. Und wenn Sie sich privat treffen, sollten Arbeitsthemen ab sofort ausgelassen werden, denn Sie wissen jetzt viel mehr über die Mitarbeiter (etwa deren Gehalt), was Sie für sich behalten müssen. Allerdings fällt es vielen neuen Chefs schwer, befreundeten Kollegen Anweisungen zu erteilen.
Umgang mit Kollegen, die sich quer stellen
Nicht jeder wird damit einverstanden sein, dass Sie ab sofort der Abteilungsleiter sind. Das kann zum Beispiel daran liegen, dass er selbst gehofft hatte, diesen Job zu bekommen. Sie müssen damit rechnen, dass er darauf wartet, dass Sie Fehler machen. Tipp: Nehmen Sie das Verhalten nicht persönlich. Der Neid richtet sich gegen Ihre neue Funktion, nicht gegen Sie persönlich. Achten Sie darauf, den Kollegen mit einzubinden und ihm Wertschätzung zu zeigen. Sollte er sich weiter querstellen, machen Sie ihm in einem Vier-Augen-Gespräch klar, dass Sie jetzt der Vorgesetzte sind. Vermeiden Sie Anschuldigungen und bleiben Sie sachlich. Sagen Sie ihm, dass Ihnen eine gute Zusammenarbeit wichtig ist. Eventuell können Sie dem Kollegen Wertschätzung zeigen, indem Sie ihn in neue Projekte einbinden.
