Hybride Arbeitsformen
Wie Kommunen Gebäude und Flächen reduzieren können
Kommunalverwaltungen erleben gerade einen starken Wandel. Die Covid-19-Pandemie hat die Umstellung auf digitale Arbeitsprozesse beschleunigt und die Kommunen gezwungen, hybride Arbeitsmodelle zu organisieren. In der Praxis wurde bewiesen, dass Heimarbeit auch in kommunalen Verwaltungen im großen Stil möglich ist. Daraus erwächst jetzt Handlungsdruck. Beschäftigte nehmen hybride Arbeitsmodelle sehr positiv war: Vieles geht effizienter, Arbeitswege entfallen, Berufs- und Familienleben lassen sich leichter vereinbaren. Unabhängig von Attraktivitätssteigerungen für kommunale Beschäftigte werden weitere Vorteile von hybriden Arbeitsprozessen diskutiert. Exemplarisch darf genannt werden: Die Verringerung des CO2-Fußabdrucks durch wegfallende Fahrten zum Arbeitsplatz, Reduzierung von Energieverbräuchen und damit Kosten in den Verwaltungen, die Steigerung von ehrenamtlichen Aktivitäten durch erhöhte Präsenz der Beschäftigten in ihren Heimatgemeinden, Mitarbeiterbindung und die Reduzierung von Personalgewinnungskosten. Sicher ist, dass es für die kommunalen Verwaltungen zu keiner Rückkehr ins vordigitale Zeitalter kommen wird. Das Home-Office ist gekommen, um zu bleiben.
Flächen sparen und neue Arbeitsprozesse erst mal möglich machen
Hybride Arbeitsmodelle müssen allerdings nicht nur gewollt, sondern durch Arbeitsprozesse und die Organisation in den Kommunen auch möglich gemacht werden. So sind Investitionen in die technische Ausstattung erforderlich. Neue Anforderungen an Führung und Arbeitskultur werden gestellt. Insbesondere aber verlangt die hybride Arbeitswelt neue und veränderte Anforderungen an die Bereitstellung und Ausstattung von Arbeitsplätzen in der Verwaltung. Arbeitsflächen und Arbeitsplätze werden sich aktivitätsorientiert entwickeln müssen. Den „eigenen“ Arbeitsplatz in der Kommunalverwaltung wird es in Zukunft für viele Beschäftigte nicht mehr geben. Je nach (tagesaktueller) Tätigkeit wird eine individuelle Arbeitsfläche im Großraumbüro (Desk-Sharing), der Einzelarbeitsplatz oder der Besprechungsraum für die Arbeit genutzt.
Wenn mobil gearbeitet wird, bleibt der Arbeitsplatz in der Verwaltung frei. Hinzu kommen ungenutzte Schreibtische durch Fehlzeiten aufgrund von Krankheits- und Fortbildungstagen, Urlaub und Arbeitszeiten außerhalb des Verwaltungsgebäudes. Hybride Arbeitsmodelle bedeuten deshalb nicht nur, dass sich die Ausstattung und Gestaltung der Arbeitsflächen und Büros in den Verwaltungsgebäuden verändern werden. Vielmehr besteht die konkrete Möglichkeit, Büroarbeitsflächen in den Verwaltungen zu verkleinern. Miet-, Unterhalts-, Energie- und Reinigungsaufwand kann reduziert werden. Weniger Büros bedeuten zudem Einsparpotentiale im Hinblick auf die Büroausstattung, zum Beispiel Schreibtische, Stühle, Möbel, Telefon und Computertechnik. Die freien Mittel können nötigenfalls in Haushaltskonsolidierungspläne eingearbeitet werden, vor allem aber für die beschleunigte Einführung von hybriden Arbeitsprozessen genutzt werden.
In den Verwaltungen werden immer mehr Home-Office Angebote für Mitarbeiter geschaffen, um im Wettbewerb um qualifizierte Nachwuchskräfte zu bestehen. Hybride Arbeitsformen bieten aber auch die Chance zu hohen Einsparungen. Die Verringerung des CO2-Fußabdrucks durch wegfallende Fahrten zum Arbeitsplatz, Reduzierung von Energieverbräuchen und damit Kosten in den Verwaltungen, die Steigerung von ehrenamtlichen Aktivitäten durch erhöhte Präsenz der Beschäftigten in ihren Heimatgemeinden, Mitarbeiterbindung und die Reduzierung von Personalgewinnungskosten etwa.
Doch wie sehen Konzepte zur Umstellung aus? Unser Referent hat im Rahmen eines Praxisprojekts mit Studenten der Hochschule Harz acht Kommunen im Hinblick auf Möglichkeiten der Flächenkonsolidierung durch Umstellung auf hybride Arbeitsprozesse untersucht und individuelle Konzepte vorgelegt. In jeder Kommune konnten konkrete und bemerkenswert hohe Einsparpotenziale aufgezeigt werden. Dieses Praxiswissen teilt Dr. Oliver Junk in dem Webinar mit Ihnen und geht gerne auch auf Ihre individuellen Fragen ein.
Flächen sparen in der Praxis - so lief das Projekt an der Hochschule Harz
Ich habe im Rahmen eines Praxisprojekts im Wintersemester 2022/2023 und Sommersemester 2023 mit Studenten der Hochschule Harz acht Kommunen (zwischen 7.700 und 215.000 Einwohnern) im Hinblick auf Möglichkeiten der Flächenkonsolidierung durch Umstellung auf hybride Arbeitsprozesse untersucht und individuelle Konzepte vorgelegt. In jeder Kommune konnten konkrete und bemerkenswert hohe Einsparpotenziale aufgezeigt werden. Möglich werden - durch vielerorts auf mehrere Verwaltungsgebäude aufgeteilte Fachbereiche - auch die Konzentration der Verwaltung und der Verkauf von Gebäuden bzw. die Beendigung von Mietverträgen. Im Rahmen der Konzeptentwicklungen wurden vor Ort auch Befragungen der Beschäftigten beziehungsweise Führungskräfte zur Nutzung und Akzeptanz von mobilen Arbeitsangeboten und der Entwicklung von aktivitätsorientieren Arbeitsflächen durchgeführt.
Die wesentlichen Ergebnisse unterscheiden sich in den untersuchten Städten, Gemeinden und Landkreise nicht:
1. Die notwendige Umstellung auf hybride Arbeitsformen in den Kommunen wird noch zu oft durch Beharrungsvermögen der Führungskräfte und nicht auskömmlich bereitgestellte Haushaltsmittel begrenzt.
2. In den Kommunen sind erhebliche Möglichkeiten zur Flächenkonsolidierung bis hin zur Trennung von Verwaltungsstandorten möglich.
3. Digitale Arbeitsprozesse, baulicher Zustand der Verwaltungsgebäude, Ausstattung der Büros und Akzeptanz von hybriden Arbeitsformen sind in den Kommunen höchst unterschiedlich. Vielerorts sind die Verwaltungen in eigenen und gemieteten Flächen verteilt. Die Erarbeitung einer Blaupause ist deshalb nicht möglich. In den Kommunen müssen individuelle Konzepte zu den Möglichkeiten der Flächen- und Gebäudekonsolidierung aufgrund des Ausbaus hybrider Arbeitsprozesse erarbeitet werden.
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