Effektives Arbeiten
4 Tipps für erfolgreiche Konferenzen
Es ist hilfreich, wenn die Person in der Behörde, die die Einladung ausspricht, eine Checkliste abarbeitet. Darin beantwortet sie Fragen wie
- ist die Konferenz wirklich nötig?
- was ist ihr Ziel – worum geht es?
- wo soll sie stattfinden und welche Technik wird benötigt?
- wie viele Menschen sollten dabeisein?
- wie lange soll sie dauern?
- welche Unterlagen brauchen die Teilnehmenden?
- wer moderiert, wer führt Protokoll?
2. Unterlagen versenden
Die Einladung sollte gleich mit der Agenda verschickt werden, damit die Teilnehmer schon vorher wissen, worum es bei der Konferenz geht. Natürlich kommt es auf den Anlass der Konferenz an. Und da gibt es feine Unterschiede: Bei Informationssitzungen sollen Informationen verbreitet werden. Hier ist es wichtig, dass alle Beteiligten die Unterlagen bekommen, die sie brauchen, bei Koordinationssitzungen geht es um Abstimmungen. Deshalb müssen auch hier alle Beteiligten wissen, worum es geht. Bei Entscheidungssitzungen werden Beschlüsse gefasst. Alle, die mitentscheiden sollen, werden eingeladen, wichtig ist es, dass alle die nötigen Informationen bekommen.
3. Kreativitätstechniken anwenden
Ganz einfache Kreativitätstechniken bringen Spannung ins Geschehen. Ein paar Beispiele: Brainstorming: Hier wird eine Aufgabe formuliert und jeder bringt Ideen ein – ganz spontan, ohne Wertung. Die Ideen werden gesammelt, sortiert und besprochen), „Mind Mapping“: Eine Karte wird erstellt, bei der die Aufgabe in der Mitte steht, die Gedanken dazu werden drumherum geschrieben. Kopfstand-Technik: Die Aufgabe wird umgekehrt, also auf den Kopf gestellt. Statt „was können wir tun, damit X klappt?“ heißt es dann also: „Was müssen wir tun, damit wir mit X scheitern?“
4. Nach der Konferenz
Auch die Nachbereitung ist wichtig: Zum Ende einer längeren Konferenz ist eine (kurze!) Feedback-Runde zu empfehlen: Was hat den Teilnehmenden gefallen, was hätten sie sich gewünscht? Die Anmerkungen werden für die nächste Sitzung notiert, sie sind für den Moderator beziehungsweise die Moderatorin hilfreich. Später bekommen alle Teilnehmer das Protokoll der Sitzung. Damit weiß jeder, welche Aufgaben noch anstehen und wer was bis wann erledigen soll. Falls in der Konferenz Themen angesprochen wurden, die nicht auf der Agenda stehen, aber wichtig sind, werden sie für die nächste Sitzung fest eingeplant.
