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EU-Apostillenverordnung

Grenzüberschreitender Urkundenverkehr - so einfach geht es

Können öffentliche Urkunden wie etwa Geburtsurkunden, Eheurkunden, Meldebescheinigungen oder auch Führungszeugnisse ohne eine Apostille und damit ohne Echtheitsnachweis im EU-Ausland vorgelegt werden? In der Europäischen Union ist der Weg hierfür frei: Die EU-Apostillenverordnung macht es möglich. Bestimmte öffentliche Urkunden sind danach von der Apostille befreit und sind ohne Weiteres in einem anderen EU-Mitgliedstaat als echt anzuerkennen. Die Praxis muss sich hier umstellen.

Eine Geburtsurkunde aus Brüssel, eine Eheurkunde aus Paris oder ein Führungszeugnis aus Bonn – sie alle werden im jeweiligen Inland grundsätzlich problemlos anerkannt. So einfach ist es jedoch bei der Vorlage öffentlicher Urkunden im Ausland nicht. Grundsätzlich wird im grenzüberschreitenden Urkundenverkehr ein Echtheitsnachweis verlangt. Auf der Grundlage des Haager Apostillenübereinkommens, dem weltweit über 100 Vertragsstaaten angehören, kann die Echtheit der Urkunde durch eine Apostille bestätigt werden. Rund 300.000 Apostillen werden pro Jahr in Deutschland zur Verwendung deutscher Urkunden im Ausland erteilt. Ein Massengeschäft, das in der Praxis ohne nennenswerte Probleme verläuft. Ähnliches gilt für die mit einer Apostille im Ausland versehenen Urkunden zur Anerkennung in Deutschland.

Befreiung von der Apostille: Urkunden werden als echt anerkannt

 In der EU geht es seit 16. Februar 2019 noch einfacher: Mit der EU-Apostillenverordnung müssen bestimmte öffentliche Urkunden von den Behörden eines anderen EU-Mitgliedstaates als echt anerkannt werden, ohne dass es einer Apostille bedarf. Die unter die Verordnung fallenden Urkunden sind von jeder Art der Legalisation und ähnlichen Förmlichkeit befreit. Damit wird eine weitere Vereinfachung der Verwaltungsformalitäten im grenzüberschreitenden Urkundenverkehr innerhalb der EU erreicht. Will beispielsweise ein belgischer Staatsangehöriger in Deutschland heiraten, müssen die deutschen Behörden die von der belgischen Behörde ausgestellte Urkunde über seine Ehefähigkeit akzeptieren. Die deutsche Behörde darf dann also entgegen bisheriger langjähriger Praxis keine Apostillierung mehr verlangen.

Befreiung bei Geburtsurkunden und Ehescheidungsurkunden



Von der EU-Apostillenverordnung erfasst werden insbesondere Urkunden aus dem Personenstandsbereich wie Urkunden zu Geburt, Eheschließung, Ehescheidung, Namen, Staatsangehörigkeit, Tod, Wohnsitz, aber auch Urkunden über die Vorstrafenfreiheit. In Deutschland betrifft dies zum Beispiel Geburtsurkunden, Eheurkunden, Ehefähigkeitszeugnisse, Lebenspartnerschaftsurkunden, Einbürgerungsurkunden, Sterbeurkunden, einfache und erweiterte Meldebescheinigungen sowie Führungszeugnisse.

Der Weg über die Apostille bleibt im Urkundenverkehr möglich

Die Erleichterungen nach der EU-Apostillenverordnung sind fakultativ. Der Weg über die Apostille bleibt weiterhin erhalten. Die Verordnung hindert Behörden nicht daran, eine Apostille anzubringen, wenn sich eine Person dafür entscheidet, dies zu beantragen. Wird allerdings die Anbringung einer Apostille auf einer öffentlichen Urkunde beantragt, die unter die Verordnung fällt, sollte die Ausstellungsbehörde darüber informieren, dass eine Apostille nicht länger erforderlich ist. Übersetzungsaufwand durch mehrsprachige Formulare fällt weg



Übersetzungen nicht mehr notwendig

Um den Übersetzungsaufwand zu verringern, wurden mit der EU-Apostillenverordnung zu bestimmten Urkunden mehrsprachige Formulare eingeführt. Dies soll in der Praxis aufwendige Übersetzungen ersparen. Mit dem mehrsprachigen Formular als Übersetzungshilfe kann die Urkunde ohne Weiteres im EU-Ausland vorgelegt werden. Eine Übersetzung in die Sprache des Verwendungsstaates ist dann nicht notwendig.

Formulare beim Bundesamt für Justiz erhältlich

In Deutschland werden die mehrsprachigen Formulare regelmäßig durch die jeweils zuständigen Standes- bzw. Meldeämter erstellt und der Urkunde beigefügt. Das Bundesamt für Justiz ist für das Ausstellen von mehrsprachigen Formularen zu Führungszeugnissen zuständig sowie für Formulare zu gerichtlichen Urkunden. Beantragt beispielsweise ein deutscher Staatsangehöriger mit Wohnsitz in Spanien beim Bundesamt für Justiz ein Führungszeugnis sowie ein entsprechendes mehrsprachiges Formular zur Vorlage in Spanien, erhält er dies vom Bundesamt für Justiz aus einer Hand („once-only-Prinzip“).  



Grenzüberschreitende Verwaltungszusammenarbeit

Bestehen Zweifel an der Echtheit einer vorgelegten Urkunde aus einem EU-Mitgliedstaat, kann diese in einem vereinfachten Verfahren überprüft werden. Hierbei unterstützt eine spezielle IT-Plattform: das Binnenmarkt-Informationssystem „IMI“. Für die behördliche Zusammenarbeit ist sicherzustellen, dass alle erforderlichen Stellen einen Zugang zu dem IT-System erhalten und registriert sind bzw. sich bei Bedarf kurzfristig registrieren lassen können. Das betrifft insbesondere Standesämter, Meldebehörden und Gerichte. Hierbei können die IMI-Koordinatoren in den Bundesländern behilflich sein.

 

Die Behörden können auf verschiedene Funktionen der Plattform zugreifen. Dazu zählen ein mehrsprachiges Kommunikationssystem und vorübersetzte Standardfragen und -antworten. Dadurch werden Sprachbarrieren überwunden.

 

Echtheits-Überprüfung von Urkunden

Das Vorgehen bei einer Echtheits-Überprüfung erfolgt mehrstufig: Bestehen Zweifel an der Echtheit einer vorgelegten Urkunde, kann die betroffene Behörde zunächst einmal in einem Datenspeicher nach Echtheitsmerkmalen und Muster-Urkunden suchen. Verbleiben berechtigte Zweifel, so wendet sie sich über die IT-Plattform unmittelbar an die betreffende ausstellende Behörde oder an die jeweilige Zentralbehörde in dem anderen EU-Mitgliedstaat.  

Bundesamt für Justiz als zentraler Dienstleister

In Deutschland ist das Bundesamt für Justiz in Bonn die Zentralbehörde. Es erfüllt als zentraler Dienstleister der deutschen Justiz mit über 1.200 Beschäftigten auch vielfältige Aufgaben als Ansprechpartner für den internationalen Rechtsverkehr. So nimmt das Bundesamt für Justiz auch im internationalen Zivilrecht die Aufgaben einer Zentralen Behörde wahr und leistet in dieser Funktion praktische Hilfestellung bei grenzüberschreitenden Konfliktfällen. Dies umfasst etwa grenzüberschreitende Kindesentführungsfälle, die grenzüberschreitende Geltendmachung von Unterhaltsansprüchen sowie internationale Adoptionen. Die koordinierenden Aufgaben der Zentralbehörde nach der EU-Apostillenverordnung fügen sich in diese Aufgaben ein. Hier weitere Informationen.

 

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