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Recht aktuell

Was Kommunen bei der I-Cloud beachten müssen

Cloud-Lösungen bahnen sich ihren Weg auch in die Kommunen. Mit den neuen „EVB-IT Cloud“ bekommen öffentliche Auftraggeber standardisierte Einkaufsbedingungen für die Planung und Anschaffung von Cloud-Leistungen an die Hand. Was von dem Regelwerk zu erwarten und worauf bei der Anwendung zu achten ist, erläutert Vergaberechtler René M. Kieselmann.

Das Bundesinnenministerium (BMI) hat am 2. März die vertraglichen Grundlagen für die Vergabe von Cloud-Leistungen für die öffentliche Verwaltung veröffentlicht. Die sogenannten "EVB-IT-Cloud" erweitern die zehn bestehenden EVB-IT-Beschaffungen öffentlicher Auftraggeber und waren lange erwartet worden. Sie berücksichtigen unter anderem Leistungsqualität, Daten- und IT-Sicherheit sowie Kontrollrechte bei der Nutzung von Cloudleistungen.

I-Cloud: Öffentliche Auftraggeber sollen prüfen

Mein Rat: Öffentliche Auftraggeber sollten vor einer Ausschreibung von Cloud-Lösungen in jedem Fall prüfen, ob die EVB-IT als Grundlage geeignet sind; sie können sich damit den Vergabeprozess generell deutlich erleichtern. Entscheiden sie sich dafür, die EVB-IT anzuwenden, ist es ratsam, nicht benötigte Textteile zu löschen und damit die Textmenge zu reduzieren. Damit schaffen Auftraggeber Transparenz. Sind die Anforderungen so spezifisch, dass die Standardbedingungen nicht weiterhelfen – beispielsweise, weil es sich um ein gemeinsames Beschaffungsvorhaben handelt, an dem mehrere Auftraggeber beteiligt sind – kann ein individueller, passgenauer Vertrag für die Ausschreibung die bessere Variante sein.

Vergabevergabe gut vorbereiten

In jedem Fall zahlt sich eine gute Vorbereitung des Vergabeverfahrens aus. Dies gilt vor allem für den Fall, dass es später zu einem Streit über die Leistungen kommt. Wichtig sind auch suffiziente Anpassungsklauseln bei Leistungs- und Kostenänderungen. Gerade in Zeiten von Inflation und damit einhergehenden Kostensteigerungen ist das von maßgeblicher Bedeutung. Ohne Vereinbarung einer entsprechenden Anpassungsklausel hat der Auftragnehmer erhebliche Schwierigkeiten, entsprechende Vergütungsanpassungen einzufordern. Dauerhafte Untervergütung beim Auftragnehmer hilft auch den Kommunen nicht: Wo Leistung nicht ausreichend vergütet wird, schwindet oft die Qualität.

Lücke im Vergabevergabe wird geschlossen

Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für IT (EVB-IT) standardisieren die Einkaufsbedingungen im Bereich Software und Computertechnik. Sie schließen insofern eine Lücke bei der Vergabe, als die üblichen BGB-Vertragstypen oft nicht zu IT-Leistungen passen. Zwar können EVB-IT-Verträge meist nicht alle Besonderheiten des Einzelfalles abdecken und in der Praxis sind öffentliche Auftraggeber und der Auftragnehmer gut beraten genau zu prüfen, ob und welche EVB-IT für ihre anstehende Beschaffung passen. In jedem Fall sind sie aber hilfreich als „Check-Liste“ für die individuelle Vertragsgestaltung und damit als Grundlage z.B. auch für Verhandlungsverfahren.

Die EVB-IT Cloud kann bei der Beschaffung unterschiedlicher Lösungen wie Infrastructure as a Service (IaaS), Plattform as a Service (PaaS), Software as a Service (SaaS) und Managed Cloud Services (MCS) genutzt werden. Mit Blick auf die IT-Sicherheit stellen die EVB-IT Cloud-AGB klar, dass der aktuelle Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue (Kriterienkatalog C5) gilt.

Die Cloud beinhaltet zunächst ein Vertragsmuster (EVB-IT Cloudvertrag). Der Vertrag bindet die EVB-IT Cloud-AGB als Basisregelungen für die Leistung in der Regel mit ein. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen beinhalten unter anderem Vergütungsregelungen sowie Regelungen im Hinblick auf das Mängelgewährleistungsrecht. Auch Haftung und Nutzung werden von den Cloud-AGB geregelt.

Cloudanbieter standardisieren

Bei Bedarf können auch die weiteren EVB-IT Cloud Dokumente wie der „Kriterienkatalog für Cloudleistungen“ sowie die „Anlage auftragnehmerseitiger AGB“ mit einbezogen werden. Dieser Aspekt ist neu, aber sinnvoll: Cloudanbieter standardisieren -  das erzeugt Leistung und Wirtschaftlichkeit. Sie können daher nicht jeden Kunden unterschiedlich behandeln, weil dies die Effizienzgewinne beseitigen würde.

Wer Cloud-Leistungen ausschreibt, kann in der Anlage „auftragnehmerseitige AGB“ in den Anhängen I und II diese AGB in Gänze oder in Teilen mit einbeziehen und damit auf Strukturen der Anbieter eingehen. Dabei muss man darauf achten, dass das Gesamtsystem stimmt und widerspruchsfrei ist – der Teufel liegt hier im Detail.

Mehr Informationen über folgende Links:

Zu den vertraglichen Grundlagen für die Vergabe von Cloud-Leistungen durch die öffentliche Verwaltung!

Die zehn bestehenden EVB-IT für IT-Beschaffungen öffentlicher Auftraggeber.