Digitalisierung der Verwaltung
Onlinezugangsgesetz: Vier Praxistipps für die Umsetzung
Die Zeit drängt - das Onlinezugangsgesetz, ein Bundesgesetz, verpflichtet alle Beteiligten, bis spätestens zum Jahreswechsel 2021/2022 alle Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Das sind fast 6000 Leistungen, die im Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung gelistet sind. Prioritär sind von den knapp 6000 Leistungen 575 umzusetzen. Und auch die natürlich nicht von den Kommunen allein. Trotzdem ein riesiger Berg an Arbeit, den viele Kommunen noch mit Skepsis sehen. Das Fraunhofer Institut hat Kommunen nun einen kleinen Leitfaden an die Hand gegeben, wie sie strukturiert vorgehen können.
Tipp 1 zum Onlinezugangsgesetz: Tauschen Sie sich aus!
Eigentlich ist der Tipp recht banal, weil selbstverständlich. Trotzdem gerät er in der praktischen Arbeit oft in Vergessenheit. Das Fraunhofer Institut empfiehlt, die Schwarmintelligenz der Kommunen zu nutzen. Konkret: "Telefonieren Sie sich durch und erkundigen Sie sich, ob bereits eine andere Kommune genau diese Verwaltungsleistung digitalisiert hat", heißt es in Tipp 1. Und in der Tat existieren in vielen Gemeinden bereits Prototypen mit Verwaltungsleistungen. Nicht selten können diese Grundlage für die eigenen Systeme sein.
Tipp 2 zum Onlinezugangsgesetz: Nutzen Sie Studenten!
Natürlich sind nur die wenigsten Kommunen Universitätsstädte oder Städte mit Hochschulen. Trotzdem befinden sich häufig in der näheren Umgebung Studenten, die sich mit öffentlicher Verwaltung beschäftigen. Und die benötigen für ihr Studium fast immer Praxiserfahrung. Das Fraunhofer Institut gibt daher den Tipp: "Kostengünstige Hilfe für die Kommune von Studenten, die dafür im Austausch echte Praxiserfahrung sammeln können" Weiter heißt es in Sachen Universitäten und Hochschulen: "Gibt es vielleicht im Umkreis eine Hochschule, die sich mit der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung beschäftigt?" Als Tipp gibt das Institut auch, Ausschau nach IT-Dienstleistern oder Rechenzentren in der Umgebung zu halten.
Tipp 3 zum Onlinezugangsgesetz: Nutzen Sie Ihre Einwohner!
Dieser Tipp mag auf den ersten Blick einige verwundern. Denn natürlich werden Ihnen ihre Bürger nicht die Programmierung abnehmen. Sie sind aber die Nutzer der Verwaltungsleistung. Nur, wenn die Leistungen bürgerfreundlich angeboten werden, werden sie auch erfolgreich sein. Der Tipp der Experten daher: "Sie können zum Beispiel Gespräche mit den potenziellen Nutzern durchführen - beispielsweise direkt vor Ort auf dem Bürgerbüro, wenn gerade jemand die Leistung beantragt. Oder Sie organisieren einen Workshop in dem Sie mit den Bürgern den Prozess der Leistung durchdenken und neu entwickeln". Dazu nennt das Institut auch ein gelungenes Praxisbeispiel der Universität Konstanz. Sie hat für die Stadt Ulm Interviews mit Experten und Nutzern zum Prozess der einfachen Meldebescheinigung durchgeführt. Aufgrund der Erfahrungen ist ein Prototyp entstanden. Informationen zu diesem Prototyp finden Sie hinter diesem Link!
Tipp 4 zum Onlinezugangsgesetz: Erstellen Sie ein Flow-Diagramm!
Auch der vierte Tipp geht klar in die Richtung, nicht zu digitalisieren nur um des Digitalisierungswillens (oder des Zwangs). Denken Sie den Prozess der Verwaltungsleistung und die Sinnhaftigkeit der bisherigen Schritte noch einmal durch - was davon macht wirklich Sinn, ins Zeitalter der Digitalisierung mitzunehmen. Es geht nicht darum, 1:1 einen analogen Prozess digital zu machen. Wörtlich schreibt das Fraunhofer-Institut dazu auf seiner Webseite: "Diese nutzerfokussierte Betrachtung des Prozesses hilft ihnen, wichtige Schnittstellen zu identifizieren und den Prozess vielleicht sogar ganz neu zu denken. Nutzen Sie die Chance und entwickeln Sie einen besseren, und vor allem medienbruchfreien Prozess".
Einen ausführlichen Umsetzungskatalog finden Sie übrigens auch online beim Bundesinnenministerium hinter diesem Link auf der Seite des IT-Planungsrates
