Projektmanagement bei der Digitalisierung in Kommunen
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Projektmanagement: Erfolgsfaktor für eine wirksame Digitalisierung

Di, 03.12.2019
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Führungskräfte auf allen Ebenen der Verwaltung müssen die digitale Transformation aktiv gestalten. Dafür stehen ihnen viele Instrumente zur Verfügung. Das vernetzte Arbeiten in Projekten gehört dazu. Damit dies erfolgreich gelingt, sind vor allem zwei Dinge notwendig: Verantwortungsübernahme und Rollenklarheit!

 

Welche Verantwortung tragen Führungskräfte für erfolgreiche Projektarbeit?

 

Die wichtigste Voraussetzung ist, dass Führungskräfte die Organisation von übergreifenden Vorhaben mittels Projektmanagement überhaupt zulassen! Die Ermittlung der organisationalen Reife ihrer Kommune für Projektmanagement hilft der Führungskraft zu bestimmen, welches Werkzeug aus dem Projektmanagement-Werkzeugkoffer geeignet ist, Projektmanagement als verwaltungsweite Arbeitsform zu etablieren. Über sogenannte Governance-Strukturen schafft sie die notwendige Transparenz und Klarheit für ihre Verwaltung, wie Linienarbeit und Projektmanagement zusammen organisiert und strukturiert werden können. Ein knappes Regelwerk, wie ein Projekthandbuch, sorgt für verbindliche Regeln und Gestaltungsoptionen. Je nach Reifegrad hilft ein Projektmanagement-Office, bzw. ein Projektmanagement-Portfolio dabei, bei vielen Projekten die (Steuerungs-) Übersicht zu behalten. Letztlich begünstigt auch das „Zulassen“ der Selbst-Organisation von Projektteams die notwendige Entwicklung der Verwaltungskultur.

 

Welche Rolle(n) haben Führungskräfte in Projekten?

 

Führungskräfte können parallel unterschiedliche Rollen in Projekten einnehmen. Wir empfehlen, dass (Linien-) Führungskräfte i.d.R. nicht die Rolle „Projektleitung“ übernehmen sollten! Zu oft wird diese stark operativ geprägte Rolle im Projekt an andere Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter delegiert. Es lohnt sich, die Leitung im Projektmanagement ausgebildeten Mitarbeitenden direkt anzuvertrauen. Stattdessen sollten Führungskräfte die Rollen „Projektauftraggeber“ als verantwortlicher Initiator eines Vorhabens bzw. „Projekt-Sponsor“ durch aktive Zuteilung von (Personal-) Ressourcen oder durch inhaltliche Unterstützung eines Projektes einnehmen. In größeren Projekten können sie die jeweilige Fachverantwortung in Steuerungsgremien von Projekten, wie etwa einem interdisziplinär besetzten Lenkungsausschuss, wahrnehmen. Und nicht zuletzt ist es wichtig, die jeweils eingenommene Rolle entsprechend zu kommunizieren.

Nur wenn Führungskräfte ihre Steuerungsverantwortung und Rollen in Projekten kennen und ausfüllen, können sie den Projekterfolg maßgeblich unterstützen. Im neuen KGSt®-Bericht „Kommunales Projektmanagement – Rollen und Verantwortung von Führungskräften“ (Nr. 11/2019) wird dieses Thema ausführlich behandelt.

 

Projektmanagement in Kommunen
Volker Scharfen ist Referent im Programmbereich Organisations- und Informationsmanagement in der KGSt.

 

MEHR INFORMATIONEN

Volker.Scharfen@KGSt.de

www.kgst.de

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