Projekt im Sauerland: Die Verwaltung der Zukunft
Text: Annette Lübbers
In Deutschland wiehert der Amtsschimmel noch überwiegend analog. Papierstapel, Aktenzeichen, Stempel und handschriftliche Vermerke bestimmen vielerorts noch fast wie zu Kaisers Zeiten den Alltag von Verwaltungsmitarbeitern. In einem Land, in dem Föderalismus großgeschrieben wird, kommt die Modernisierung der Verwaltung anscheinend nur langsam voran.
Jedenfalls im Vergleich zu Ländern wie Estland – hier erledigen Bürger schon fast alles online: wählen, Ausweis beantragen, Wohnsitz an- und ummelden. Dazu braucht der Estländer nicht mehr als einen PC, Personalausweis, Kartenlesegerät und PIN-Nummern. Davon ist Deutschland weit entfernt. Im Jahr 2017 lag der Exportweltmeister im EU-Fortschrittsreport im Bereich digitale Verwaltung gerade mal auf Platz 20 von 28 EU-Mitgliedsstaaten. Aber es tut sich etwas. Zum Beispiel in der Bezirksregierung Arnsberg. Hier wurde im vergangenen Jahr bundesweit das erste GovLab eingerichtet. GovLab steht für „Governance Laboratory“, frei übersetzt: „Verwaltungslabor“. Hier forscht ein junges Team an der Verwaltung der Zukunft.
An der Spitze des Projekts in der Verwaltung: Ein 28 jähriger Betriebswirt
Leiter des Experimentierfeldes GovLab ist Nils Hoffmann. Dem 28-jährigen Betriebswirt zur Seite stehen Antonia Steinhausen, eine Beamtin im mittleren Dienst und Philipp Disselhoff, Regierungsoberinspektor in der Bezirksregierung. Die drei „residieren“ in einem großen, luftigen Büro, dessen breite Fensterfront einen weiten Ausblick auf die Arnsberger Altstadt bietet. Dominiert wird der Raum von einer breiten Schautafel, auf der dicht an dicht eng beschriebene Karteikarten in unterschiedlichen Farben kleben. Hier landen alle Ideen, die dazu geeignet erscheinen, die Arnsberger Bezirksregierung bürgernäher zu organisieren, innovative Technologien einzubinden und Verwaltungsabläufe effizienter zu machen.
Ausgebremst werden wir eigentlich nur durch relativ starr gefasste Vorschriften.“
Nils Hoffmann hat sich für das GovLab in der Welt umgesehen und konstatiert: „In Österreich und Kanada sind Laboratorien wie das unsere weit verbreitet und bilden eine lebendige Community, in der alle von allen lernen. Ein Konzept, dass wir uns auch für Deutschland wünschen. Und deshalb teilen wir unsere Erkenntnisse auch mit allen Kommunen, die sich für unsere Arbeit interessieren.“ Und Erkenntnisse haben die drei in den ersten zehn Monaten ihrer Arbeit schon einige gewonnen. Zum Beispiel die, dass Verwaltungsabläufe mit ein wenig Programmierkunst schon deutlich schlanker werden können. Nils Hoffmann erläutert: „Eine Kollegin klagte darüber, dass Sie die Daten für einen einfachen Normbrief im Bereich Bußgeldbescheide aus unterschiedlichen Datenbanken zusammenstellen und viele Angaben händisch ändern musste. Mit einigen wenigen Programmierschritten und einer komfortablen Maske mit unterschiedlichen Eingabefeldern hat die Kollegin jetzt alle nötigen Informationen auf einer Bildschirmseite.“ Drei Monate haben die Drei an der Verbesserung der Abläufe gearbeitet. Daraus ist eine eigene Werkstattreihe entstanden, in der es darum geht, bestehende Probleme so effektiv wie möglich zu lösen. Nils Hoffmann: „Normalerweise würde man die Kollegen einfach in externe Schulungen schicken. Wir suchen zusammen mit dem betroffenen Teil der Belegschaft lieber selber nach passgenauen Lösungen“, sagt er. „Das geht aber nur, wenn im Team auch Leute mit Programmierkenntnissen vorhanden sind oder das Team motiviert ist, alles Nötige zu lernen.“
Geld muss die Verwaltung übrigens faktisch nicht in die Hand nehmen
Ein Budget hat die Truppe nicht – und sie will auch keines. „Um schneller, einfacher und besser zu werden, braucht es wenig Geld, aber sehr viel Kreativität. Impulse dafür sammeln wir in Mitarbeiter-Workshops, die wir moderieren. Dafür nutzen wir moderne Methoden wie Design Thinking und Service Design. Ziel ist es, Lösungen zu finden, die sowohl aus Anwender- als auch aus Bürgersicht so überzeugend und lösungsorientiert wie möglich sind“, sagt Nils Hoffmann. Dafür nutzen die Drei know-how, wo sie es finden. Etwa die Testversion eines New Yorker Start-up-Unternehmens, mit deren Hilfe die Drei einen sogenannten Chatbot für den Bürgerdialog entwickelt haben. Mit dem textbasierten System kann der Bürger in eine direkte Frage- und Antwortkommunikation mit der Stadt treten. Schnell, effektiv und ohne lästiges Festhängen in Warteschleifen. Andere Möglichkeiten moderner Kommunikationsmittel kommen sowohl den eigenen Leuten als auch den Bürgern zugute. Das Team um Nils Hoffmann dreht mit Begeisterung digitale Tutorials, in denen die Drei Informationen „zum Anfassen“ bereitstellen. Antonia Steinhausen erklärt: „Videos geben Erklärstücken noch einmal einen ganz anderen Drive. Dabei legen wir keinen Wert auf Hochglanz, aber auf Funktionalität und Schnelligkeit. Ein Angebot, das wirklich sehr gut ankommt.“
Möglich ist die Arbeit im GovLab in dieser Form nur, weil der Präsident der Bezirksregierung den drei jungen Leuten keinerlei Vorgaben macht. Philipp Disselhoff: „Regierungspräsident Hans-Josef Vogel war der Erste, der gesagt hat: Verwaltung muss einfacher und nutzerorientierter werden, um auch in Zukunft mit der Gesellschaft mithalten zu können. Er lässt uns alle Freiräume.“ Und Antonia Steinhausen ergänzt: „Ausgebremst oder eingeschränkt werden wir eigentlich nur durch relativ starr gefasste Vorschriften, gegen die wir als einzelne Behörde nichts tun können.“ Generell glauben die drei Innovativkräfte, dass die große Mehrheit in ihrer Behörde im Rahmen der gesetzlichen Rahmenbedingungen Veränderungen will und nur eine kleine Minderheit sich dem Fortschritt eher verweigert.
Das Ziel der Forschenden: Sich selbst überflüssig machen
Die Arbeit seines Teams ist zwar nicht zeitlich limitiert, aber für alle Ewigkeit möchte Hoffmann den Job bei aller Begeisterung nicht machen. „Für alle Beteiligten wäre es am besten, wenn wir Drei uns irgendwann selbst abschaffen könnten. Denn dann hätte unsere Behörde Nutzerorientierung und Innovation in ihre Verwaltungskultur übernommen.“ Dass eine Behörde sich nicht von heute auf morgen verändern kann, weiß der Präsident der Bezirksregierung: „Unser Zeithorizont sind die nächsten zehn Jahre. Aber, um zu zeigen, dass es funktioniert, haben wir einfach schon mal angefangen“, lässt sich Hans-Josef Vogel in der Tagespresse zitieren.
Nils Hoffmann, Antonia Steinhausen und Philipp Disselhoff arbeiten auf jeden Fall engagiert daran, ihrer Behörde den Weg in das digitale Zeitalter zu ebnen. So weit wie in Arnsberg sind längst nicht alle Behörden in Deutschland. Dennoch sehen die Drei im Austausch mit interessierten Kommunen schon viel Gutes. „Köln, Ulm und Konstanz fallen uns da auf Anhieb ein. Da bewegt sich viel. Generell glauben wir aber, dass noch viel mehr Landräte, Bürgermeister und Abgeordnete schnellstmöglich Digitalisierung, Innovation und Bürgerorientierung für sich entdecken sollten. Und wenn das nicht freiwillig geschieht, dann sollte von den Belegschaften Druck gemacht werden. Andernfalls koppeln wir uns als Behörden von einer Zukunft ab, die unumkehrbar ist“, erklärt der Laborleiter, der 2018 in den Kreis der weltweit TOP-100 Innovatoren in den Verwaltungen gewählt wurde. Kein Wunder, dass sogar das Kanzleramt schon auf den jungen Betriebswirt aufmerksam geworden ist.
