Staatsmodernisierung
Verwaltungsmodernisierung: Aufbruch mit Struktur im Rathaus
Es ist ein ganzer Strauß an Herausforderungen, mit denen kommunale Verwaltungen derzeit konfrontiert sind. Allerorten treffen knappe Kassen und ein sich durch die Demografie verschärfender Fachkräftemangel auf steigende Anforderungen. Bürger erwarten verlässliche und unkomplizierte Leistungen, zugleich müssen neue Vorgaben von Bund und Ländern trotz widriger Umstände umgesetzt werden. Die Fahrt aufnehmende Digitalisierung ist nicht nur Chance, sondern zunehmend Notwendigkeit.
KGSt-Forum: Wege zum digitalen Rathaus
An technischen Lösungen mangelt es keineswegs. Vielmehr gilt es, komplexe und stark regulierte Verwaltungsprozesse im Zuge der Digitalisierung neu zu denken und an veränderte Anforderungen anzupassen. Welche Hindernisse dabei auftreten, aber auch welche Strategien sich bewähren, wurde auf dem diesjährigen KGSt-Forum in Leipzig in zahlreichen Workshops, Talks und Vorträgen deutlich. Nicht selten ging es dabei um Wege zum „digitalen Rathaus“.
Mühlheim am Main: Verwaltungsportale statt Webseiten
Ein Beispiel war die knapp 30.000-Einwohner-Stadt Mühlheim am Main. Sie verdeutlicht, wie umfassend solche Veränderungsprozesse gedacht werden müssen. „Wir machen keine Webseiten, sondern Verwaltungsportale“, brachte Olaf Burmeister-Salg den Anspruch auf den Punkt, nicht nur einzelne Formulare ins Netz zu stellen, sondern Verwaltungsleistungen samt Prozessen möglichst durchgängig digital abzubilden. Er leitet die Stabsstelle Bürgerbeteiligung, Öffentlichkeitsarbeit und Wirtschaftsförderung.
Wir machen keine Webseiten, sondern Verwaltungsportale.“
Olaf Burmeister-Salg, Leiter der Stabsstelle Bürgerbeteiligung, Öffentlichkeitsarbeit und Wirtschaftsförderung in Mühlheim am Main
Mühlheim setzte auf ein strukturiertes Vorgehen. Neben Redaktionsteams und Digitalisierungsbeauftragten in den Fachbereichen wurden sogenannte Change Agents ausgebildet, die den Veränderungsprozess innerhalb der Verwaltung begleiten. Prozesse sollten möglichst nur einmal angefasst, dabei aber grundlegend überprüft und digital neu aufgesetzt werden. Digitalisierung, so die Erfahrung aus Mühlheim, ist damit mindestens ebenso sehr eine organisatorische wie eine technische Aufgabe.
Mehr Standards statt paralleler Lösungen
In der Podiumsdiskussion bekam Adrian Gelep von der DigitalAgentur Brandenburg viel Applaus, als er sich „mehr Langeweile und weniger Innovation“ wünschte. Dahinter steckt der Wunsch nach mehr Standards und übertragbaren Lösungen. Bestenfalls nach einer Art Schema F für alle, an dem sich alle Verwaltungen bei der Umsetzung orientieren können, statt dass Bund, Länder und einzelne Kommunen wie derzeit immer wieder ähnliche digitale Lösungen parallel entwickeln.
Neue Arbeitswelten: Dienstleistungszentren und Desksharing
Zugleich wurde deutlich, dass die Digitalisierung nicht nur Prozesse verändert, sondern zunehmend auch die Orte, an denen Verwaltung stattfindet. Digitale Akten lassen Archive und Aktenschränke verschwinden, wodurch neuer Raum entstehen kann. Das geht oft Hand in Hand mit dem zunehmend verfolgten Ansatz, Verwaltungsleistungen in Dienstleistungszentren zu bündeln – teils auch interkommunal, um Angebote für Bürger zentral zusammenzuführen sowie Kosten und Personal zu sparen. Ein Beispiel ist der Kreis Schleswig-Flensburg. Dort wird der Verwaltungsstandort schrittweise zu einem solchen Zentrum weiterentwickelt. Statt neu zu bauen, wird der Bestand ertüchtigt: Ehemalige Archiv- und Verkehrsflächen werden zu Team- und Projektbereichen umgestaltet, Räume geöffnet. Prämisse dabei ist eine neue Arbeitskultur: Mobiles Arbeiten, Desksharing und flexible Räume sollen Flächen besser nutzen und Kosten senken.
KI bedeutet immer auch Kulturwandel
Wie entscheidend diese kulturelle Dimension ist, machte Liane Schmitt, die privatwirtschaftlich erfahrene Fachbereichsleiterin Organisation und Personal der Stadt Mannheim, deutlich. Neue Arbeitsformen, etwa durch den Einsatz von KI, bedeuteten laut Schmitt immer einen Kulturwandel. Denn ihr Einsatz zwingt dazu, neue Arbeitsweisen auszuprobieren und Routinen zu hinterfragen. Entscheidend sei jetzt, Neues gemeinsam auszuprobieren, offen über Fehler und Vorbehalte zu sprechen und den Nutzen für die Beschäftigten sichtbar zu machen.
Rosendahl: Ein Future Lab für KI im Arbeitsalltag
Wie das gelingen kann, zeigt die rund 11.000 Einwohner zählende Gemeinde Rosendahl in Nordrhein-Westfalen. Seit 2024 verfolgt sie einen praxisorientierten Ansatz beim Einsatz von KI. Nach einer Grundlagenschulung für nahezu die gesamte Belegschaft wurde ein siebenköpfiges, interdisziplinäres „Future Lab“ gegründet. Bei regelmäßigen Treffen bringen Beschäftigte eigene Anwendungsfälle ein, testen Werkzeuge und geben ihr Wissen als Multiplikatoren weiter. So entstehen Einsatzmöglichkeiten für KI nicht allein auf Vorgabe der Verwaltungsleitung, sondern aus konkreten Problemen des Arbeitsalltags.
KI in Kommunalverwaltungen
- 52 Prozent der Kommunalverwaltungen setzen KI ein oder erproben Anwendungen.
Quelle: Forsa-Umfrage, Juni 2026
