Verwaltung
Wie Malsch die Digitalisierung der Bauakten revolutioniert
Viele strukturelle Probleme in deutschen Kommunen, seien, so sagt man im Rathaus Malsch, seit Jahren bekannt. Aber es fehle zumeist an ganzheitlichen und skalierbaren Lösungen. "Genau hier wollten wir ansetzen", betont Bürgermeister Tobias Greulich. "Wir haben deshalb eigenständig die Projektidee entwickelt, Finanzierungsmöglichkeiten gesucht, nach geeigneten Partnern Ausschau gehalten und diese dann auch gefunden."
Der Anspruch sei schon früh klar gewesen: "Eine Lösung für die Digitalisierung zu entwickeln, die unabhängig von Größe und Struktur in Rathäusern in ganz Deutschland eingesetzt werden kann - und darüber hinaus auch für Landratsämter sowie Landes- und Bundesbehörden Mehrwert bietet." Mit weniger wollte man sich im kleinen Malsch offenbar nicht zufriedengeben.
Im Fokus des Modellprojektes: die Digitalisierung der Bauakten
Innerhalb von nur fünf Wochen hat man im Wein- und Wallfahrtsort Malsch alle Bauakten digitalisiert. Und zwar nicht als Bilddateien, sondern als nutzbare, weil maschinell auslesbare OCR-Dateien. Zudem auch 15 Jahre rückwirkend alle Gemeinderatsprotokolle und Dokumente von Ausschusssitzungen. So wurde aus einem analogen Papier-Archiv ruckzuck eine "intelligente, durchsuchbare und auswertbare Wissensbasis", sagt der Bürgermeister.
Die einzelnen Schritte
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter strukturierten die Papierakten und bereiteten sie für den Scan vor. Externe Spezialisten digitalisierten die Dateien und sorgten für eine qualitativ hochwertige Texterkennung. Sie erstellten eine strukturierte Datenbasis und integrierten sie in eine KI-gestützte Plattform.
An diesem Prozess beteiligt waren interne Fachbereiche der Gemeinde, Technologiepartner, spezialisierte Scan-Dienstleister sowie Unternehmen aus den Bereichen Dokumentenmanagement und Künstliche Intelligenz. "Diese Kombination", sagt der Bürgermeister, "war entscheidend, um Nähe zum praktischen Alltag und technologische Exzellenz miteinander zu verbinden". Er fügt an: "Eine manuelle Lösung wäre weder wirtschaftlich noch nachhaltig gewesen."
Digitalisierung: Datensicherheit muss mitgedacht werden
Zum Einsatz kommt Künstliche Intelligenz in Malsch neben der Digitalisierung von Akten bereits auf vielfältige Weise: Leistungsstarke Rechenfunktionen stehen zur Verfügung, komplexe Inhalte werden automatisch zusammengefasst, die KI erstellt Entwürfe für Briefe. Sie hilft auch bei Stellungnahmen und interner Kommunikation. Die Tools generieren Bilder, helfen bei der Protokollerstellung und bereiten mit Input Entscheidungen vor. Getroffen werden sie aber immer noch von Menschen, wie der Bürgermeister unterstreicht. Datenschutz spiele stets eine Rolle, auch beim Digitalisierungsprozess der Bauakten. Kommunen, die das Modell nutzen wollen, können aber selbst entscheiden, welchen Weg sie wählen: Die Datensätze können in der Kommune verbleiben, in einer in Deutschland lokalisierten Cloud-Infrastruktur eingebunden oder in einer Kombination aus lokalen Speichern plus Cloud gesichert werden.
Das waren die Herausforderungen
Die Herausforderungen lagen, sagt der Bürgermeister, nicht in der Technik selbst, sondern im damit verbundenen Veränderungsprozess innerhalb der Verwaltung. "Es wäre unehrlich zu behaupten, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an begeistert bei der Sache waren", berichtet Greulich. Umso wichtiger sei es gewesen, die Neuerungen schrittweise einzuführen. Führungskräfte und Mitarbeitenden wurden aktiv eingebunden.
Das bisherige Fazit des Bürgermeisters: Eine deutliche Zeitersparnis, bessere Entscheidungen durch eine fundiertere Vorbereitung, schnellere Bearbeitungszeiten sowie eine spürbare Entlastung aller Beteiligten. Kein Wunder, dass die Kommune bereits zwei weitere Bereiche kommunalen Handels für die Digitalisierung in Vorbereitung hat: die Akten der Sozialverwaltung und jene der Finanzverwaltung.
Das rät Malsch bei der Digitalisierung
- Mitarbeitende frühzeitig einbinden
- gezielt mit einem kleinen, aber motivierten Arbeitskreis starten
- Prozesse und Techniken gemeinsam denken
- auf skalierbare Lösungen setzen
- starke und engagierte Partner einbinden
- Datenschutz in jedem Schritt konsequent mitdenken
- Durchhaltevermögen an den Tag legen.
- Keinesfalls reine Insellösungen entwickeln
- Digitalisierung nicht ohne klaren Nutzen betreiben
- schlechte Datenqualität akzeptieren
- Veränderungsprozesse unterschätzen.
Fazit des Bürgermeisters
"Was wir in Malsch entwickelt haben, ist aus unserer Sicht weit mehr als ein kommunales Einzelprojekt", sagt Bürgermeister Greulich. "Es zeigt, dass man auch in einer kleinen Gemeinde wegweisend für ganz Deutschland denken kann. Unser Projekt hat die Grundlage dafür geschaffen, Künstliche Intelligenz deutschlandweit in Rathäuser zu bringen, und zwar unabhängig von Größe und Struktur." Das könne deshalb gelingen, weil das Projekt ebenen-übergreifend funktioniert. Die Potenziale gingen weit über den ursprünglichen Anwendungsfall in Malsch hinaus." Tobias Greulich zeigt sich sicher: "Ohne den Einsatz solcher Technologien wird der Betrieb vieler Verwaltungen in Zukunft kaum noch aufrechterhalten werden können." Denn nur so könnten Kommunen die immer mehr Aufgaben und höhere Anforderungen bei gleichzeitig begrenzten personellen Ressourcen erfüllen.
