Mithilfe einer zentralen Plattform können Kommunen analoge Formulare digitalisieren.

Zentrale Plattform für Fachverfahren

Digitale Verwaltung leicht gemacht

von Monique Opetz

Freie Journalistin

9. April 2025

Das Bundesportal ist die zentrale Plattform für Verwaltungsleistungen. Künftig können auch Bürgerämter und Bezirksregierungen ihre Services über das Portal digitalisieren. Wie die Plattform Kommunen bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes hilft.

Um was geht es?

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) soll sicherstellen, dass Bürgerinnen und Bürger für Behördengänge nicht mehr zum Amt gehen müssen. Dafür sollen Verwaltungsdienstleistungen digitaler werden. Wie das OZG von den einzelnen Behörden umgesetzt wird, ist ihnen selbst überlassen. Das heißt, Kommunen stehen vor der Herausforderung, die Verwaltungsdigitalisierung in Eigenregie durchzuführen.

Welche Rolle spielt das Bundesportal in puncto digitale Verwaltung?

Mit dem Bundesportal kann jede Behörde ihre Dienstleistungen digital anbieten. Es wird im Auftrag des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI) von der Bundesdruckerei betrieben. Aktuell gibt es rund 300 Online-Antragsverfahren, die per Smartphone oder Computer erledigt werden können. Bis jetzt werden sie ausschließlich von Bundesbehörden angeboten, wie etwa der Künstlersozialkasse oder dem Luftfahrt-Bundesamt. Das soll sich ändern: Künftig können auch kommunale Behörden ihre Verwaltungsleistungen über das Portal Ende-zu-Ende digitalisieren. So sollen zahlreiche Einzellösungen für digitalisierte Antragsformulare oder Sachbearbeitungsprozesse vermieden werden.

Wie funktioniert das?

Über das Bundesportal können Kommunen die sogenannte Fertigungsstraße der Bundesdruckerei nutzen. Am Ende steht ein digitalisiertes Formular, dass eine Behörde in dem Portal online zur Verfügung stellen kann. Das sorgt für medienbruchfreie Prozesse, die ohne Drucker oder Scanner auskommen.

Was ist eine Formular-Fertigungsstraße?

Mit diesem teilautomatisierten Service können kommunale Verwaltungen Papier- in Online-Formulare umwandeln und analoge Verwaltungsprozesse digitalisieren. So müssen sie keine eigenen Lösungen entwickeln und betreiben. Dahinter steht eine IT-Technologie, die die Bundesdruckerei bereitstellt.

Was bedeutet teilautomatisiert?

Bei Fragen helfen Fachleute und IT-Entwickler weiter, etwa wenn es darum geht, wie ein nutzerzentriertes Formular aufgebaut sein sollte. Gemeinsam mit ihnen besprechen die Behörden auch die fachlichen Anforderungen, Datenschutzaspekte und Barrierefreiheit. Der Digitalisierungsprozess läuft schließlich teilautomatisiert ab. Die Behörden müssen sich dann nur noch darum kümmern, dass ihre Formulare inhaltlich aktuell bleiben.

Ein Formularbaukasten soll künftig zum Einsatz kommen – was steckt dahinter?

Demnächst soll das Ganze komplett eigenständig funktionieren. Mit einem Formularbaukasten sollen alle Behörden eigenständig digitale Formulare für das Bundesportal erstellen können. Per Drag and Drop können Nutzerinnen und Nutzer künftig die passenden Formularfelder zusammenstellen, in einer Vorschau überprüfen und live stellen. Die smarten Formulare können inhaltliche Zusammenhänge erkennen – und blenden beispielsweise überflüssige Felder aus, wenn ein Nutzer bei einer Frage „Nein“ angekreuzt hat.

Auf Kommunenebene laufen viele Behördenleistungen gleich ab – können einmal digitalisierte Formulare auch von anderen genutzt werden?

Ja, die sogenannte „Nachnutzung“ ist Teil des Bundesportal-Services. Sie garantiert eine effiziente Digitalisierung, indem Behörden bereits digitalisierte Leistungen übernehmen können. Das Prinzip ist unter „Einer für alle“, kurz EfA-Leistungen, bekannt.