DSGVO -LAST-MINUTE-TIPPS zur Datenschutz Grundverordnung

Manch einer kann es wohl inzwischen nur noch mit Humor nehmen. Im Netz kursieren zahlreiche mehr oder weniger witzige Gags über die neue DSGVO. Auf unserem Twitter-Kanal unter https://twitter.com/KOMMUNALde haben wir einige davon getwittert. Bei den meisten jedoch bleibt einem eher das Lachen im Halse stecken. Kennen Sie etwa den hier?: Kennen Sie einen guten Anwalt, der sich mit der DSGVO auskennt? JA! Können Sie mir bitte seine Mailadresse geben? NEIN!

DSGVO - Wird selbst die Visitenkarte zum Problem?

Liest man aufmerksam die Hiobsbotschaften aus dem Netz, dann wird selbst die Visitenkarte zur Datenschutzfalle für Kommunen. In der Tat, legt man die neue DSGVO sehr eng aus, dann müsste eine Kommune bei Übergabe einer Visitenkarte durch eine Person bereits informieren, was man mit den Kontaktdaten machen wird. Die Experten beruhigen jedoch: Meldepflichtig ist natürlich nur, wenn die Kommune Namen, Anschrift etc. in eine Datei überträgt - etwa in den örtlichen Mailverteiler. Nur darüber muss die Gemeinde dann wieder explizit informieren. Das ist aber ohnehin gewährleistet, wenn die Kommunen die sechs goldenen Regeln zur DSGVO einhalten.

Die sechs goldenen Regeln zur DSGVO  - HIER sind sie!

Übrigens ist Panik ohnehin nicht angebracht. Denn auch Deutschlands Unternehmen sind noch nicht wirklich für die neue DSGVO gerüstet. Nach einer Erhebung der Bitkom sagen aktuell nur 32 Prozent der Unternehmen, dass sie sich für die Datenschutzgrundverordnung bereits ausreichend gewappnet sehen. Immerhin jedes vierte Unternehmen hat sie nach eigener Ansicht bereits vollständig umgesetzt. 6 Prozent der deutschen Unternehmen stehen sogar noch ganz am Anfang und haben noch gar nicht mit der Umsetzung begonnen oder stehen eben ganz am Anfang.

KOMMUNAL-Checkliste: Sind Sie gerüstet?

Jetzt aber ans Eingemachte. KOMMUNAL hat für Sie die sechs goldenen Regeln erstellt. Wenn sie die beherzigen, sind Sie erst mal auf der richtigen Seite. Machen Sie den Check -  können Sie die folgenden sechs Punkte guten Gewissens mit "erledigt" kennzeichnen?

1. DateninventurChecken sie, wer in Ihrer Behörde welche Daten erhebt, verarbeitet und wie lange speichert. Das ist mehr als Bestandsaufnahme, nämlich das Herzstück ihres Datenschutzkonzeptes. Eine der wichtigsten Aufgaben unter der DSGVO ist nämlich die Dokumentation.

2. EinwilligungDie Datenverarbeitung ist nur zulässig, wenn dafür eine Rechtsgrundlage, also eine Erlaubnis besteht. Bei allen anderen Daten ist die Einwilligung der Person Voraussetzung. Liegt für einen Datensatz – zum Beispiel für den Newsletter der Gemeinde – keine schriftliche Einwilligung vor, muss diese unbedingt eingeholt werden.

3. InformationSie haben gegenüber den Bürgern eine Informationspflicht. Das heißt, sie müssen über die Rechtsgrundlagen, den Grund der Erhebung der Daten und die Dauer der Speicherung Auskunft geben.

4. Recht auf VergessenwerdenBürger können persönliche Daten, die Sie beispielsweise im Internet veröffentlicht haben, unter bestimmten Umständen wieder löschen lassen. Dabei gilt der Grundsatz: Werden die Daten nicht mehr benötigt, kann der Betreffende die Löschung verlangen. Sie müssen sicherstellen, dass diese dann auch entfernt werden. Gleiches gilt, wenn jemand seine Einwilligung, die er einmal gegeben hat, widerruft.

5. DokumentationNicht nur die Einwilligungen müssen eingeholt werden, sie müssen auch die Umsetzung und Kontrolle dokumentieren. Kommt es zu einem Streitfall, müssen diese Dokumentationen umgehend verfügbar sein.

6. Kontrollprozess installierenSind alle potentiellen Lücken geschlossen, ist der Prozess nicht abgeschlossen. Schon deshalb sollten Sie das Thema nicht allein den IT-Spezialisten im Hause überlassen. Auch die Referatsleiter, der Bürgermeister und andere leitende Mitarbeiter sollten den Prozess kennen und leben. Nur so wird die neue DSGVO in der Behörde auch wirklich gelebt.

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Natürlich sind diese sechs goldenen Regeln nur der grobe Rahmen der DSGVO. Spannend wir es, wenn es ins Eingemachte geht. Diejenigen im Rathaus, die konkret mit der Umsetzung beauftragt sind, brauchen also noch mehr Hintergrundwissen. Der Haufe-Verlag hat daher ein kostenloses E-Book mit zahlreichen konkreten Tipps herausgegeben. KOMMUNAL bietet Ihnen dieses E-Book zum kostenfreien Download an.