Erfolgsfaktoren für das Online-Zugangsgesetz
Verwaltungsleistungen müssen per Gesetz künftig auch online angeboten werden. Das OZG wird bis zum Jahr 2023 Pflicht. Was wie ein Klotz am Bein wirkt, kann, richtig genutzt, die Behördenlandschaft einen großen Schritt nach vorne bringen, meinen unsere Gastautoren und nennen die Erfolgsfaktoren.
Text: Gaby Beckmann und Marc Groß von der KGSt
Seit zwei Jahrzehnten arbeiten Verwaltungen in Deutschland an E-Government-Lösungen. Die erhofften Wirkungen blieben bisher leider oftmals aus. Nach langer Durststrecke hat das Thema E-Government durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) bundesweit wieder große Aufmerksamkeit erlangt. Bund, Länder und den Kommunen sind verpflichtet, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen online anzubieten.
Onlinezugangsgesetz ist "Mammutaufgabe"
Die Umsetzung des OZG ist eine “Mammutaufgabe”. Viele Diskussionen zeigen, dass eine Umsetzung bis 2022 als unrealistisch eingeschätzt wird. Das mag mit Blick auf die flächendeckende Umsetzung sogar so sein. Es ist aber vielleicht eine der letzten Möglichkeiten, den E-Government-Durchbruch zu schaffen. Gut umgesetzt hätte Deutschland mit dem OZG ab 2023 die Chance auf eine weitreichend veränderte Behördenlandschaft, die nicht nur zu den führenden europäischen Digitalisierungsnationen aufgeschlossen hat, sondern so effizient, modern und nutzerfreundlich organisiert ist, dass viele weitere anstehende Aufgaben besser, schneller und kostengünstiger als bisher umgesetzt werden können.
Dies kann aber nur gelingen, wenn alle Behörden - also Bund, Länder und Kommunen - gemeinsam an einem Strang ziehen und bereit sind, in vielerlei Hinsicht zu kooperieren und den Nutzer in den Mittelpunkt ihrer Prozessveränderungen zu stellen. Eine wirksame Kooperation schließt die verstärkte Nutzung gemeinsamer Plattformen und Standardlösungen ebenso mit ein, wie die Bildung von Entwicklungsgemeinschaften und die verstärkte Nachnutzung von bereits entwickelten und weitgehend standardisierten Onlineservices. Der Ansatz „Users First“ gehört zu einem der weiteren wesentlichen strategischen Erfolgsfaktoren der OZG-Umsetzungsstrategie. Denn die Digitalisierung der Verwaltung ist kein Selbstzweck. Mitarbeiter von Verwaltungen lernen, die Interessen der Betroffenen zu erkennen und bei Entwicklungen und Entscheidungen einzubeziehen. Ein Lern- und Mitnahmeeffekt, der nicht nur die Nutzbarkeit der zukünftigen digitalen Angebote erhöht, sondern auch für andere Projekte im Kontext der digitalen Transformation genutzt werden kann.
Das sind die wichtigsten Tipps zum Onlinezugangsgesetz:
Setzen Sie portalunabhängige technische Lösungen ein. Wichtig für die Auswahl der technischen Infrastruktur ist, dass die aktuellen Anforderungen des Portalverbunds erfüllt werden. Dazu gehört zum Beispiel die Bereitstellung des Nutzerkontos, einer marktüblichen Bezahlmöglichkeit, einem elektronischen Postfach sowie der Suchfunktion im Portalverbund. Gleichzeitig bedarf es der Zusage, dass das Produkt auch in Zukunft portalverbundfähig gehalten wird; der Betreiber sich also verpflichtet, künftige Anforderungen und Funktionalitäten aus dem Portalverbund technisch umzusetzen und die Interoperabilität zum Portalverbund zu wahren.
Die meisten Länder verfügen über E-Government-Landesportale. Die dabei eingesetzten IT-Lösungen weisen einen unterschiedlichen Funktionsumfang und Verbreitungsgrad auf. Auch die Anschlussbedingungen seitens der Kommunen an eine Landeslösung variieren von Bundesland zu Bundesland. Hier müssen sich Kommunen intensiv informieren, zum Beispiel beim Land selbst, bei den Landesverbänden von Städtetag, Landkreistag und Städte- und Gemeindebund oder bei IT-Dienstleistern.
Kostensenkung durch Interkommunale Zusammenarbeit
Grundsätzlich lassen sich die IT-Kosten für die technische Lösung erheblich senken, wenn das Land eine E-Government-Infrastruktur nicht nur für die Landesverwaltung bereitstellt, sondern die Nutzung auch den Gemeinden kostenlos oder zu guten Konditionen anbietet. Auch interkommunale Zusammenarbeit reduziert die Kosten.
Bauen Sie ein attraktives Angebot an Online-Diensten im Serviceportal auf. Erst die verfügbaren Online-Dienste der kommunalen Serviceportale machen E-Government erfolgreich! Wichtig sind also Angebote, die oft nachgefragt werden, wie etwa die Prozesse zur Buchung von Volkshochschulkursen, der Verkauf von Tickets oder die Beantragung von Parkausweisen. Erfolgreich sind Online-Dienste schlussendlich nur, wenn sie auch intensiv genutzt werden. In diesem Zusammenhang spielt auch der Authentifizierungslevel eine entscheidende Rolle. Er sollte nicht höher als gesetzlich vorgeschrieben definiert werden. „Gefühlte“ Schriftformerfordernisse und diverse Informations- und Nachweispflichten, die über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen, müssen dringend abgebaut werden.
Verstehen Sie Online-Dienste als Teil der ganzheitlichen Prozessoptimierung. Die Portalfunktionalitäten im Portalverbund werden auch in der finalen Ausbaustufe nur die Schnittstelle zu Bürgern und Unternehmen betreffen. Das kommunale E-Government bietet jedoch weit größere Chancen. Insbesondere die Integration von Antragsdaten in Fachverfahren hat einen maßgeblichen Effekt, da damit erneute Datenerfassungen durch Mitarbeiter der Kommunen vermieden werden. Einige Länder haben bereits angekündigt, auch die Integration von Fachverfahren, die bei Kommunen besonders weit verbreitet sind, zu übernehmen. Aber generell ist davon auszugehen, dass die Integration in Fachverfahren und vor allem die weitere interne Bearbeitung der Prozesse Aufgabe der jeweiligen Kommune bleibt. Hierin liegt die Schnittstelle zum verwaltungsinternen E-Government.
Wichtige Voraussetzung für die ganzheitliche Prozessoptimierung sind die Webfähigkeit sowie die Implementierung von XÖV-Standards in Fachverfahren. Entsprechende Kriterien müssen im Rahmen des IT-Anforderungsmanagements formuliert werden. Außerdem spielen für die Digitalisierung der internen Bearbeitung auch die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen eine entscheidende Rolle.
Der Aufbau von Online-Diensten sollte eng mit dem kommunalen Prozessmanagement verbunden werden. Die Prozesse als zentrale Steuerungsebene zu etablieren, hat viele Vorteile: In ihnen zeigt sich die Rechtssicherheit, die Effizienz, der Innovationsgrad und nicht zuletzt die Kundenfreundlichkeit einer Verwaltung.
